Maandelijkse archieven: september 2017

Als bewaker van de functielijst in de organisatie, is HR zelf een meester in het bedenken van nieuwe functienamen. Toch kom je in de praktijk de “HR Technology Manager” nog niet veel tegen, ook niet in de lijst nieuwe HR-functies die het HR Trend Institute opstelt. En dat terwijl er bij HR toch ondertussen aardig wat #HRTech in gebruik is. In steeds meer sectoren heeft men door dat IT voor iedereen core business gaat worden. Kijk maar naar de ING bank. Wanneer landt dat besef ook bij de afdelingen HR zelf?

Voor alles een functie, behalve voor HR-technologie

Binnenkort bezoeken we met ZiPconomy weer de HR Tech World-conferentie, die dit jaar in Amsterdam wordt gehouden, lekker dichtbij. In de voorbereiding zat ik te denken wat voor HR-mensen er nu naar zo’n conferentie gaan. Bij vorige edities ben ik veel verschillende HR-mensen tegengekomen; vaak van HR-services of de HR-administratie, maar ook recruiters, HR-beleidsmedewerkers, L&D-specialisten en managers van al dit soort afdelingen, tot een incidentele HR-directeur aan toe. Best bijzonder om zoveel verschillende HR-functies te zien.

In de HR-wereld zijn er op veel gebieden conferenties, maar wie kom je daar tegen? Op een beurs over opleidingen kom je de L&D-medewerker tegen. Op een beurs over recruitment kom je recruiters tegen. En op een beurs over gezondheid kom je arbo-medewerkers tegen. Maar waar is dan op een beurs over HR-technologie de echte HR-specialist?

Every company is an IT company

Dat IT ook bij HR een steeds belangrijker rol speelt, is iedereen wel duidelijk. Dat bewijst ook de toenemende populariteit van allerlei bijeenkomsten over HR-technologie en de grote toename van #HRTech-startups. Het lijkt me dan ook de hoogste tijd voor de nieuwe rol “HR Technology Manager”.

Deze kan natuurlijk ook anders heten, zoals HRIS manager, HR-IT manager of HR Solutions Manager. Het gaat ook niet om de naam. Het gaat erom dat het niet genoeg is om een IT-manager te hebben die toevallig ook het beheer van de HR-applicaties doet. Of andersom: dat een HR-manager ook de technologie er ‘even bij doet’. De HR-IT moet onderdeel van HR zelf worden, want het is ondertussen core business voor HR.

Dat je met zo’n rol durft uit te spreken dat IT belangrijk voor HR is, betekent niet dat HR opeens niet meer over mensen zou gaan. ING blijft in essentie ook een bank, maar wel met heel veel automatisering en apps in plaats van filialen. In de VS is deze nieuwe rol al veel te vinden, in Nederland nog weinig. Bij Booking.com staat nu (september 2017) deze functietitel wel vacant.

Wat gaat die HRTech-manager dan doen?

De opdracht voor de HRTech-manager is om de beste employee experience met technologie te ondersteunen. Het is een centrale rol in HR die alle andere HR-afdelingen adviseert bij projecten waarbij HR-technologie wordt ingezet. Hij of zij is uiteraard op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van #HRTech en neemt deze op in de HR-roadmap. Het is ook de manager van alle IT-gerelateerde functies binnen HR, zoals de functioneel beheerders of de agile HR developers. Ten slotte is deze persoon ook verantwoordelijk voor de contracten met HR IT-leveranciers, budgetten en beheer.

Benieuwd hoeveel HR Technology Managers ik straks in Amsterdam tegenkom bij HR Tech World.

Dit artikel verscheen eerder op ZiPconomy

Bij HR Tech World conferentie draait het natuurlijk om technologie die je voor HR doeleinden kunt inzetten. Zelfs de best aangeschreven of duurste software is geen garantie voor succes. Technologie implementeren wordt zelden succesvol als je gebruikers acceptatie vergeet. Vier praktijkvoorbeelden waren te zien die aantonen hoe het ook anders kan.

De eerste oplossing om technologie uit te rollen: meer technologie
Op zich ook weer niet vreemd dat op een technologie beurs de oplossing in technologie wordt gezocht. Verschillende aanbieders presenteerden hun oplossingen die speciaal ontwikkeld zijn voor een betere gebruikers acceptatie. Een mooie en goede schermopbouw, zelfs al heet je Workday, Cornerstone of Succesfactors, is niet voldoende om gebruikers de technologie ook goed te laten gebruiken.

Zo laat AppLearn, onder andere ingezet naast Workday bij Philips, zien hoe je met just in time training de gebruiker pas gaat trainen als ze een bepaalde taak daadwerkelijk van plan zijn te gaan doen. Hun app leest uit waar je in de HR applicatie bent en geeft je dan het specifieke trainingsmateriaal, documenten of video’s, die je nodig hebt om specifiek die ene taak op dat scherm uit te voeren. Zo voorkom je lange trainingen vooraf, waarvan iedereen snel weer het meeste is vergeten.

Het tweede sleutelwoord is simpel

De belangrijkste les op dit vlak is in goed Engels KISS, Keep It Simple and Stupid. De nieuwe HR software leveranciers beginnen te snappen dat gebruikers technologie willen gebruiken zoals je apps op je telefoon gebruikt.  Weinig knopjes en vooral heel intuïtief. Hoeveel mensen op de wereld kunnen er nu over weg met alle honderden functies in MS Word?

Bij een implementatie is het altijd aan te raden het aantal mogelijkheden, functionaliteiten, die je per keer uitrolt zo beperkt mogelijk te houden. Een voordeel van SaaS is hierbij dat een nieuwe versie uitrollen en functionaliteit ‘aan’ zetten veel eenvoudiger is geworden. Een ander voordeel is dat je als klant SaaS oplossingen niet onbeperkt kunt aanpassen. Zo voorkom je in de valkuil te stappen, zoals bij de oude generatie HR software. Volgens Mark Judd van Rolls-Royce (motoren) ligt de balans van ‘aanpasbaarheid’ bij Workday rond de 80-20, waarbij je voor die laatste 20% wel met behulp van de klanten community een oplossing kunt vinden

Een ander gebied waarbij simpel voorop zou moeten staan is het proces. In de presentatie van Cindy Walter van Bose Corporation noemt ze dat Simple Standard Global. Hierbij was het verboden, geen uitzonderingen, om lokale processen in te richten. Wereldwijd zijn er nu nog slechts 3 performance management cycli voor sales, service en alle andere vaste en flexibele werkenden, daar waar er vroeger alleen al in de VS 56 verschillende formulieren waren.

Wanneer komen alle gebruikers in beeld?
De klassieke valkuil in HR technologie implementatie projecten is precies dat, dat je ze alleen ziet als technologie projecten. De HR technologie leverancier naar keuze is meestal de drijvende kracht achter het project en hun focus is op techniek. Functie eisen opstellen, bouwen, configureren en testen met hooguit een paar vertegenwoordigers uit de gebruikers groep. Wanneer komen de andere gebruikers dan beeld? Meestal op de dag van de grote uitrol, met communicatie via mail en intranet, en trainingen. En vier weken later is het project klaar, toch?

Dit soort trajecten zijn helaas niet vaak succesvol. Dan duw je HR tooltjes naar medewerkers die ze vervolgens liefst zo weinig mogelijk gebruiken. Vanaf de eerste dag is het nodig om naar gebruikers te luisteren. Bij Bose gingen ze hierin extreem ver door en maakten er een echt cultuur traject van. Men ging eerst een jaar lang de wereld over naar alle kantoren om te luisteren naar hun uitdagingen en om de beste 50 HR mensen uit de operatie te trekken. Die werden vervolgens 18 maanden als projectteam apart gezet en rolden Workday uit over de wereld. Hierbij ging slechts 15-20% van de projectkosten op aan technologie. Toevallig of niet is dit ook de verhouding die Jason Averbook vanmorgen noemde in de balans People-Process-Technology.

Begin met het waarom
Geheel in lijn met de theorieën van de eerste spreker op HR Tech World Simon Sinek heeft men bij Philips een specifieke Adoption Aanpak ontwikkeld, die begint met de ‘Why’. 

Xavi Martinez legt de vier stappen in deze aanpak toe;

1. Frame, link naar de strategie, begin met het waarom,
2. Co-create, altijd samen met gebruikers vanaf dag 1,
3. Combine, maak het simpeler door processen en functionaliteit samen te voegen,
4. Iterate, re-frame en evolueer. Accepteer dat het nooit af is en blijf ontwikkelen.

Ieder traject zou dus moeten beginnen met de vraag ‘waarom wil de gebruiker dit?’ Als je hier geen antwoord op kan geven wordt het een lastig project. Je zult op zoek moeten maar de win-win voor alle partijen. Gebruik het waarom als uitgangspunt voor je hele traject en gebruik het in de volgende stappen van het hele traject, dat dus niet ophoudt 4 weken na go live.

Het is geen technologie waar het om draait
Samenvattend is de sleutel tot succes van een technologie project dus niet die technologie zelf. Begin met de Why, daarna met de People en de Processes. En als je dan als laatste met de Technology aan de gang gaat, hou het simpel.

Dit artikel verscheen eerder op ZiPconomy.nl