HRTech Taal deel 8; De negen functies van offboarding software

Met zelfs een event als Onboard.Amsterdam, waar meer dan 1.000 HR professionals op af komen, is Onboarding een bekend concept voor HR professionals. Tegenover Onboarding staat Offboarding. Dit is de verzamelnaam voor de verschillende processen wanneer iemand de organisatie verlaat. En dat is meer dan alleen de salarisafrekening.

Redenen voor vertrek

Er zijn natuurlijk verschillende redenen om de organisatie te verlaten en er zijn dan ook verschillende processen hierbij. Voor twee redenen, twee uitersten, heeft een organisatie vaak wel een procedure voor handen:

• Pensionering, met een feestelijke afronding van iemands werkzame leven
• Ontslag op staande voet, met een resolute, onplezierige afsluiting van een arbeidsovereenkomst

Voor de andere redenen zijn lang niet altijd (HR overstijgende) procedures beschikbaar, zoals:

• Opzegging van een arbeidsovereenkomst door medewerker
• Opzegging van een arbeidsovereenkomst door werkgever, bijvoorbeeld bij een reorganisatie
• Einde van een opdracht van een externe medewerker

Door Offboarding als overkoepelend fenomeen te benoemen kunnen terugkerende elementen bij ieder van die vertrekredenen gestructureerd worden aangepakt. En als het proces gestructureerd is kun je ook software gebruiken om dat proces te ondersteunen. De eerste eenvoudige stap is om te kijken welke processen je nu bij onboarding allemaal uitvoert en die dan om te draaien voor de offboarding.

Negen functies van offboarding software

Offboarding-software coördineert het offboarding-proces van de vaste of tijdelijke medewerker en vereenvoudigt het administratieve werk dat nodig is voor beëindiging van de medewerker. Offboarding-software is vaak een onderdeel van een grotere HR Suite of van een Point Solution voor On- én Offboarding. In de huidige offboarding software zien we vooral een focus op de harde kant, de workflow bij offboarding:

1. Formulieren en ander papierwerk i.v.m. beëindiging contract, opstellen getuigschrift met behaalde certificaten, openstaande, declaraties, verlofsaldo afrekening etc.
2. Inleveren van fysieke bedrijfsmiddelen, zoals een leaseauto of -fiets, computer, toegangspas etc.
3. Afsluiten van digitale toegangen tot het bedrijfsnetwerk en cloud applicaties

Bij een goede offboarding en daarmee ook offboarding software zouden ook meer zachte elementen aan bod moeten komen:

1. Betrokkenheid bij de organisatie borgen om ook na vertrek positief over de organisatie te blijven communiceren met de buitenwereld en zo het ‘employer brand‘ geen schade toe te brengen, maar juist te versterken. Zo kunnen positieve vertrekkers nog helpen met het werven van nieuwe collega’s via referral recruitment.
2. Opnemen in een Alumni, gepensioneerden of talentpool en daarmee contact onderhouden. Men kan (als boemerang) later misschien nog eens terugkomen, als vaste medewerker, zelfstandige of vrijwilliger.
3. Het persoonlijke afscheid van directe collega’s, meer of minder uitbundig, maar ook bij reorganisatie en ontslag op staande voet is hier aandacht (en uitleg) voor nodig
4. Overdracht van kennis, deels via documentatie, deels via persoonlijke overdracht/training
5. Ontvang feedback over de organisatie en eventueel specifieke personen in het exit-gesprek
6. Overdragen van bedrijfsinformatie, alle documenten die de persoon nog van de organisatie heeft of voor de organisatie heeft geproduceerd. Hierbij ook het nog eens bewust maken van een eventuele ooit getekende geheimhoudingsverklaring.

Voor offboarding software kun je in onze Aanbieders gids zoeken naar HR suites en point solutions die dit in Nederland aanbieden.