De ROI van HR Tech implementaties

Op 27 november kwamen een aantal leden van de Rumbold community online bij elkaar voor een gesprek over de business case rond HRTech onder leiding van Gert-Jan van Vredendaal en Mark van Assema. In de eerste plaats is het interessant om te kijken hoe de gemiddelde HR Tech investering is opgebouwd.

Total Cost of Ownership

Uit onderzoek van de Fosway Group blijkt dat de TCO (Total Cost of Ownership) ruwweg bestaat uit zes generieke kostenposten die met elkaar in verhouding worden gezet voor een investeringshorizon van 5 jaar. Bij sommige HRTech is 5 jaar aan de lange kant, vooral bij point solutions. Bij de grotere en bredere suite implementaties zie je dat die vaak langer dan 5 jaar in gebruik zijn, soms wel meer dan 10 jaar of zelfs tot ‘end of life’, wanneer de aanbieder stop om de verouderde versie nog te ondersteunen.

Het zoeken en selecteren (1) van een HR Tech oplossing kost gemiddeld 5 procent van de totaalinvestering, het inkoopproces (2) met contractuele en juridische elementen kost 3 procent. De licenties (3) zijn gevoelsmatig vaak de duurste aangelegenheid. Het blijkt dat deze goed zijn voor 35 procent van de kosten. Dit is wel de grootste kostenpost van de zes, hoewel het feitelijk nog niet de helft van de totale investering bedraagt. Implementatiekosten (4) vormen 20 procent van het totaalbedrag, omdat deze het eerste jaar vallen, maar daarna over 5 jaar worden uitgesmeerd in TCO opzicht. Het gedurende vijf jaar ondersteunen van de operationele werking van de oplossing (5) is goed voor dertig procent. De kosten voor innovaties en updates doorvoeren (6) tot vijf jaar na aanschaf bedragen 7 procent.

Return on Investment berekenen

Van de Return On Investment (ROI) bestaat helaas niet zo’n duidelijk overzicht: die is namelijk uniek per organisatie. De ROI is afhankelijk van de opbrengsten die je als organisatie kunt behalen en daarom altijd specifiek. Je kan de opbrengst wel meetbaar maken door bijvoorbeeld te kijken naar de volgende indicatoren:

• Kwantitatieve besparingen (FTE, recruitment, administratie, out-of pocketkosten zoals opleidingskosten, mobiliteitskosten, juridische advieskosten of verzuimkosten)
• Kwantitatieve, hogere opbrengsten, is er bijvoorbeeld impact op de verkoop zichtbaar?
• Andere kwalitatieve eenheden, zoals productiviteit (snelheid, output, teamwork), kwaliteit van producten of diensten, de eNPS of de NPS.

Het is goed om vooraf in een business case te bepalen welke indicatoren van toepassing zijn, die voor het project vooraf in te schatten en deze achteraf te monitoren om te meten of ze worden bereikt.

Wat vinden HR professionals?

Het is ook interessant om te kijken naar de mening van HR professionals over de ROI. Zien zij resultaat na een HR Tech implementatie? In de IHRIM HR Software Implementation Study, uitgevoerd onder 230 HR professionals die in de afgelopen 2 jaar een HR Tech solution geïmplementeerd hebben, zegt 38 procent dat de implementatie tot het gewenste bedrijfsresultaat heeft geleid. 53 procent zegt dat een aantal doelen behaald zijn, maar niet allemaal. 6 procent mist bedrijfsresultaat en 3 procent spreekt zelfs van achteruitgang.

Ook de software vergelijkingssite Capterra voerde onderzoek uit naar dit onderwerp. Zij spraken 470 HR professionals en vroegen naar het tijdsframe waarin resultaat verwacht werd na een investering in HR Tech. Uit de scores blijkt dat 68 procent direct resultaat ziet, 18 procent binnen 1-2 jaar en 10 procent binnen 2-5 jaar. 3 procent verwacht pas na vijf jaar resultaat en 1 procent nooit.

Wegen de kosten op tegen de baten?

Uit beide onderzoeken blijkt dat een meerderheid van de HR professionals de beoogde opbrengsten ook ziet na een HR Tech implementatie, en wel op relatief korte termijn. De kosten lijken veelal dus op te wegen tegen de baten, al is elke situatie vanzelfsprekend uniek. Het meetbaar maken van de ROI blijft echter een complexe aangelegenheid. Wat is jouw ervaring? We zijn erg benieuwd. Laat gerust een reactie achter!