Maandelijkse archieven: januari 2018

  In 1 week weer helemaal op de hoogte zijn van alle trends op de arbeidsmarkt? Werf& organiseert samen met ZiPconomy dit jaar twee Webinar Weken, waar specialisten op allerlei terrein je bijpraten over wat nú van belang is om te weten.

De eerste webinar week vindt plaats van 12 tot en met 16 februari en iedere dag heeft een eigen thema. Binnen die thema’s is er ook minimaal 1 webinar per dag dat een relatie heeft met HRTech, waarbij de woensdag zelfs de hele dag als thema HRTech heeft. Een overzicht met van webinars;

• 12 februari; 
  • Co-creating workforce. Hoe organisaties samen een freelance poule opbouwen en beheren.
  • Top 5 Talent Tech Trends for 2018

• 13 februari; 
  • Serious gaming voor werving- en selectievraagstukken
  • Werven in tijden van schaarste: hoe bereik je talent dat niet op zoek is naar jou?

• 14 februari is #HRTech dag gesponsord door VroomHR met de volgende onderwerpen;
  • Hoe blijf je bij met alle ontwikkelingen in #HRTech? 
  • Hoe ga je om met persoonsgegevens tijdens de werving?
  • Recruitment 3.0; beter selecteren van personeel met moderne technologie (interactieve sessie)
  • Zelfroosteren: een bewezen HRTech toepassing om de employee engagement te verhogen.
  • De HR afdeling van de toekomst

• 15 februari;
  • Release your inner power
  • Discussie: Is er nog toekomst voor MSP’s gezien de technologische ontwikkelingen bij VMS’en en inhuurplatformen?

• 16 februari; 
  • Het DoelgroepenDashboard om slimmer te werven met data

Daarnaast dus nog een heel aantal andere interessante webinars, allemaal gratis te volgen. Meld je nu aan!

Boots is bij de 14.000 medewerkers tellende organisatie verantwoordelijk voor de wereldwijde HR-systemen en internationale mobiliteit. Op het hoofdkantoor in Utrecht, bij Ageas HR, werkt hij aan technische oplossingen om het HR-beleid te ondersteunen.

Wat zijn de belangrijkste #HRTech-oplossingen die jullie gebruiken?

Alle landenorganisaties van Ageas opereren heel autonoom. Ze hebben dan ook lokaal de HR-administratie en payrollsystemen in beheer. Op internationaal niveau hebben we daar een HR-Dashboard en Talent Management-applicatie bovenop gezet. Het dashboard is gebouwd met behulp van Tableau, het Talent Managementsysteem is opgezet met Cornerstone OnDemand.

Als eerste internationale project hebben we in 2014 een proces ingericht met medewerkersdata vanuit alle landen. Die hebben we vervolgens in een HR Dashboard inzichtelijk gemaakt. Inmiddels hebben we daarin naast de basis HR-gegevens over aantallen medewerkers, functiegebieden en salarissen, ook bijvoorbeeld gegevens over mobiliteit en opvolging beschikbaar.

Hierna wilden we in 2015 het successieplanningproces voor de top-250-mensen van de organisatie inrichten. Omdat onze Belgische dochteronderneming al Cornerstone OnDemand gebruikte besloten we om dit ook voor de wereldwijde talentmanagementprocessen in te zetten. Inmiddels hebben we de Ageas Academy wereldwijd opgezet met Learning Management Systemen en hebben we Learning Communities. De daaraan gekoppelde Performance-processen hebben we ook met Cornerstone ingericht.

Welke #HRTech oplossingen zijn aan elkaar gekoppeld en op welke manier?

Omdat de landen autonoom zijn, blijft de payroll en basis HR-administratie in principe lokaal. Dat betekent wel dat we voor alle landen/regio’s dataleveringen hebben opgezet, soms via maandelijkse handmatige uploads, soms via dagelijkse geautomatiseerde koppelingen, zoals vanuit SAP HR bij de Belgische en RH Suite bij de Portugese dochteronderneming.

Hebben jullie ook nog koppelingen naar andere systemen buiten HR?

We hebben Cornerstone benoemd tot ‘Global People Data Source’, met als doel om alle wereldwijde applicaties van kwalitatieve medewerkersdata te kunnen voorzien. Als eerste hebben we hiervoor een dagelijks geautomatiseerde koppeling gemaakt met Nimbu, het CMS van de communicatieafdeling. Een standaardproces is dus ingericht om ook andere wereldwijde systemen de juiste medewerkersdata te kunnen leveren.

Eventuele geautomatiseerde koppelingen met financiële systemen voor de payroll-boekingen vinden net als die payroll zelf op lokaal niveau plaats.

Over welk implementatieproject zijn jullie als HR zeer tevreden?

Of we zelf tevreden zijn, dat laten we graag bepalen door of onze gebruikers tevreden zijn. De meest enthousiaste eindgebruikers hebben we op dit moment van het LMS in Portugal. Ze zijn lokaal goed bezig met eLearning op zowel harde als zachte skills en hebben in het eerste jaar via het systeem al 11.000 trainingsuren op zo’n 700 medewerkers geboekt.

Met welke partij(en) hebben jullie de implementatie(s) doorlopen?

Op het hoofdkantoor werken we samen met AnalitiQs. Met hen hebben we Tableau als Reporting-As-A-Service opgezet, waarbij zij niet alleen de implementatie, maar ook de support voor hun rekening nemen. Die samenwerking hebben we later uitgebreid naar Cornerstone waar we ook de implementaties en support bij hebben uitbesteed. Het succes van de samenwerking blijkt wel uit de vraag van de verschillende landen om ook hen te helpen bij de implementaties, terwijl ze vrij zijn om een lokale implementatiepartij te kiezen.

In welke hoek hebben jullie de meeste uitdagingen?

Ondanks dat Tableau en Cornerstone grote wereldspelers in hun gebied zijn, merkten we dat de User Experience (UX) op het gehele HR Tech-landschap niet optimaal was. We zijn daarom ook aparte UX-trajecten gestart om dat te verbeteren. De focus daarin lag met name op navigatie, zonder handleiding kunnen werken en het performance-proces.

Als laatste, welke tip zou je andere gebruikers van #HRTech willen geven?

Met cloud software kun je heel goed gefaseerd nieuwe processen en technologie uitrollen. Die leveranciers blijven hun software door ontwikkelen en door proactief releasemanagement in te richten, kun je daarvan goed gebruik maken.

Voor een goede user experience werken we samen met het communicatieteam en dan specifiek met de UX -ontwerpers en het designbureau. Dat is echt een apart vak. Dat is vaak niet bij HR te vinden en zo kun je wel veel meer via ‘design thinking’ werken.

Op #HRTechReview presenteren we een serie interviews met #HRTech-verantwoordelijken bij gebruikersorganisaties. In niet te technische taal vertellen zij hoe ze #HRTech inzetten, welke relevante systeemkoppelingen er zijn en welke ervaringen ze daarbij hebben. Deze case studies met praktijkverhalen over verschillende #HRTech-oplossingen kunnen inspireren om #HRTech ook bij jou optimaal te gebruiken.

Wat is onboarding?

De metafoor vanuit de luchtvaart maakt voor iedereen die wel eens gevlogen heeft veel duidelijk. Na het boeken van je ticket (vergelijkbaar met het tekenen van je contract) zijn er nog een aantal stappen nodig voordat je op reis kunt (voorbereiding). De dag van de start van je reis (je eerste werkdag) moet er nog een heleboel gebeuren voordat je eindelijk met een drankje en een filmpje op weg bent (dat je succesvol kunt zijn in je nieuwe baan).

Het opbouwen van de business case

Zoals met ieder project dat je wilt starten, is het raadzaam te beginnen met een business case, waarin kwalitatieve en kwantitatieve voor- en nadelen worden afgewogen en een onderbouwd besluit kan worden genomen.

Vier kwalitatieve redenen in de business case;

1. Betrokkenheid kweken; Nieuwe medewerkers voelen zich welkom en gewaardeerd; direct een boost voor hun betrokkenheid en je employer branding  met als ultieme doel dat ze ‘bevlogen’ medewerkers worden.
2. Verwachtingen zetten; wat wil en kan de medewerker en wat de werkgever. Open en eerlijk naar elkaar zijn over deze vier onderwerpen, schept een band van vertrouwen;
   1. Wat zijn je Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
   2. De Cultuur bewust laten beleven
   3. Regels en procedures uitleggen
   4. De normen en waarden van de organisatie laten leven
3. Het bouwen van een intern en extern (klanten/leveranciers) netwerk; wie zijn de mensen waar je mee moet gaan samenwerken. Hiermee zijn nieuwe medewerkers sneller effectief en efficiënt aan het werk
4. Faciliteiten; van logistieke en IT middelen tot verplichte opleidingen / instructies

Daarnaast zijn er ook kwantitatieve punten te berekenen in de business case, die per organisatie zullen verschillen;

1. Bereken en/of onderzoek hoeveel sneller mensen productief kunnen zijn door goede onboarding; aantal dagen x gem. uurtarief
2. Bereken en/of onderzoek hoeveel procent van de nieuwe medewerkers door een slechte start al binnen een paar maanden weer weg zijn; gem. wervingskosten + salariskosten + opleidingskosten
3. Bereken de verloren uren van alle collega’s en managers die tijd hebben gestoken in het inwerken van nieuwe collega’s

Techniek biedt uitkomst

Voor het opbouwen van de business case kun je je ook laten inspireren door de technische mogelijkheden die er tegenwoordig zijn. In de Aanbieders gids vind je verschillende partijen op dit gebied, van point solutions tot suites, die onboarding ondersteunen. Misschien zijn er zelfs al mogelijkheden met de #HRTech die je al in huis hebt!

Voor de functionaliteiten in een onboarding tool zou je moeten kijken welke elementen voor jou belangrijk zijn;

• Workflow of gewoon een actielijstje om af te vinken
• Basis HR informatie; een soort intranet functie met relevante HR documenten/processen (vergoedingen, verlof, declaraties, reizen, samenwerken, performance etc)
• Opleiding; video’s, elearnings etc
• Social; mogelijkheden tot netwerken; met andere nieuwe collega’s en/of met iedereen in de organisatie

Onboarding is geen losstaand proces

Als je de processen en techniek voor onboarding gaat inrichten is het wel belangrijk te beseffen dat het geen losstaand proces is. Veel informatie die tijdens onboarding als input dient komt uit andere HR processen en systemen, zoals informatie over collega’s uit de HR administratie, trainingen uit het LMS en afspraken vanuit het rekruteringsproces. Ook zal de output van onboarding, zoals profiel informatie van de nieuwe medewerker, naar andere HR processen en systemen moeten door kunnen stromen.

Dit artikel is deels gebaseerd op dit blog dat eerder op Zipconomy verscheen.