Voor Onboarding #HRTech is de business case zo gemaakt

Wat is onboarding?

De metafoor vanuit de luchtvaart maakt voor iedereen die wel eens gevlogen heeft veel duidelijk. Na het boeken van je ticket (vergelijkbaar met het tekenen van je contract) zijn er nog een aantal stappen nodig voordat je op reis kunt (voorbereiding). De dag van de start van je reis (je eerste werkdag) moet er nog een heleboel gebeuren voordat je eindelijk met een drankje en een filmpje op weg bent (dat je succesvol kunt zijn in je nieuwe baan).

Het opbouwen van de business case

Zoals met ieder project dat je wilt starten, is het raadzaam te beginnen met een business case, waarin kwalitatieve en kwantitatieve voor- en nadelen worden afgewogen en een onderbouwd besluit kan worden genomen.

Vier kwalitatieve redenen in de business case;

1. Betrokkenheid kweken; Nieuwe medewerkers voelen zich welkom en gewaardeerd; direct een boost voor hun betrokkenheid en je employer branding  met als ultieme doel dat ze ‘bevlogen’ medewerkers worden.
2. Verwachtingen zetten; wat wil en kan de medewerker en wat de werkgever. Open en eerlijk naar elkaar zijn over deze vier onderwerpen, schept een band van vertrouwen;
   1. Wat zijn je Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
   2. De Cultuur bewust laten beleven
   3. Regels en procedures uitleggen
   4. De normen en waarden van de organisatie laten leven
3. Het bouwen van een intern en extern (klanten/leveranciers) netwerk; wie zijn de mensen waar je mee moet gaan samenwerken. Hiermee zijn nieuwe medewerkers sneller effectief en efficiënt aan het werk
4. Faciliteiten; van logistieke en IT middelen tot verplichte opleidingen / instructies

Daarnaast zijn er ook kwantitatieve punten te berekenen in de business case, die per organisatie zullen verschillen;

1. Bereken en/of onderzoek hoeveel sneller mensen productief kunnen zijn door goede onboarding; aantal dagen x gem. uurtarief
2. Bereken en/of onderzoek hoeveel procent van de nieuwe medewerkers door een slechte start al binnen een paar maanden weer weg zijn; gem. wervingskosten + salariskosten + opleidingskosten
3. Bereken de verloren uren van alle collega’s en managers die tijd hebben gestoken in het inwerken van nieuwe collega’s

Techniek biedt uitkomst

Voor het opbouwen van de business case kun je je ook laten inspireren door de technische mogelijkheden die er tegenwoordig zijn. In de Aanbieders gids vind je verschillende partijen op dit gebied, van point solutions tot suites, die onboarding ondersteunen. Misschien zijn er zelfs al mogelijkheden met de #HRTech die je al in huis hebt!

Voor de functionaliteiten in een onboarding tool zou je moeten kijken welke elementen voor jou belangrijk zijn;

• Workflow of gewoon een actielijstje om af te vinken
• Basis HR informatie; een soort intranet functie met relevante HR documenten/processen (vergoedingen, verlof, declaraties, reizen, samenwerken, performance etc)
• Opleiding; video’s, elearnings etc
• Social; mogelijkheden tot netwerken; met andere nieuwe collega’s en/of met iedereen in de organisatie

Onboarding is geen losstaand proces

Als je de processen en techniek voor onboarding gaat inrichten is het wel belangrijk te beseffen dat het geen losstaand proces is. Veel informatie die tijdens onboarding als input dient komt uit andere HR processen en systemen, zoals informatie over collega’s uit de HR administratie, trainingen uit het LMS en afspraken vanuit het rekruteringsproces. Ook zal de output van onboarding, zoals profiel informatie van de nieuwe medewerker, naar andere HR processen en systemen moeten door kunnen stromen.

Dit artikel is deels gebaseerd op dit blog dat eerder op Zipconomy verscheen.