Maandelijkse archieven: oktober 2019

De eisen van de fiscus

Hoe de belastingdienst aankijkt tegen de invulling van de bewaarplicht (artikel 52 AWR lid 4) met behulp van een “geautomatiseerde administratie” wordt toegelicht in deze brochure van de fiscus. Een bonnetje is een ‘primaire vastlegging’ of brongegeven van een transactie. De bewaarplicht van de fiscus schrijft voor dat  ‘vastleggingen in informatiesystemen gecontroleerd moeten kunnen worden aan de hand van de brongegevens’ en dat deze brongegevens minimaal zeven jaar bewaard moeten worden. Dit is het bestaansrecht van menig archiefkast. Gelukkig mogen brongegevens ‘geconverteerd’ worden. Daar worden wel eisen aan gesteld, zoals vermeld in de wet (art. 52 lid 5 en 6 AWR) en toegelicht in de hierboven genoemde brochure. Zo moeten alle gegevens volledig en inhoudelijk juist over worden gezet. Moeten de gegevens toegankelijk zijn en blijven, en dit alles moet ook nog eens controleerbaar zijn. Tot slot moet u de conversie ook zelf aantoonbaar controleren. Maar hoe doe je dit allemaal? De technische ontwikkelingen gaan snel en de fiscus geeft geen richtlijnen voor de details.

Primaire vastlegging

In het klassieke declaratie proces is het papieren bonnetje het bewijsstuk. Aan het scannen/converteren van bewijsstukken of brongegevens stelt de belastingdienst allerlei eisen die onmogelijk aantoonbaar zijn na te leven als iedereen zijn eigen bonnetjes scant. Dus hoe kan je digitaal declareren fiscaal dichttimmeren? Hoe geef je invulling aan de fiscale conversie eisen? De truc zit in het brongegeven. Door niet langer het bonnetje, maar de foto van de bon als primaire vastlegging te beschouwen gelden de conversie eisen niet! Dat is slim, maar kan dit zomaar? Nee, helaas niet, want alleen een foto wordt niet als brongegeven geaccepteerd. U moet naast de datum en het bedrag ook aanvullende gegevens vastleggen, zoals de kostencategorie,  de manier van betalen,  de bedrijf- of projectnaam waarvoor de uitgave is gedaan en de reden van de uitgave (bijvoorbeeld zakenlunch met dhr. Pieterse van Abc). Vervolgens zijn er diverse marktpartijen die software aanbieden die ervoor zorgt ervoor dat uw declaratie ter goedkeuring bij uw manager komt en na akkoord wordt de declaratie aangeboden aan het boekhoud pakket. Bijvoorbeeld point solutions als SRXP, Declaree, Rydoo of als onderdeel van een software pakket: NMBRS, Klippa, Loket.nl, Elvy, Easysystems, Akyla, etc. etc.

Iets minder geavanceerd, kan dat ook?

Maar stel, u heeft al een e-HRM omgeving en u wilt gewoon van die papieren declaratie formulieren af! Waar moet u dan op letten? U als werkgever wilt, net als de fiscus, onterechte declaraties zoveel mogelijk uitsluiten. Door het originele bonnetje te vervangen door een scan worden echter nieuwe risico’s geïntroduceerd. Het declaratie proces moet deze risico’s afdekken. De belangrijkste risico’s zijn het dubbel gebruik van hetzelfde bonnetje en namaak bonnetjes. Om het laatste risico af te dekken, moet een scan zoveel mogelijk echtheidskenmerken bevatten. Met een goed leesbare,  hoge resolutie kleurenscan van de volledige bon (ook achterkant indien deze niet blanco is), wordt dit het makkelijkste gerealiseerd. ‘Hergebruik’ van een bonnetje kan voorkomen worden door uitsluitend scans van bonnetjes te accepteren waarop de medewerker, met pen, duidelijk zichtbaar het declaratienummer heeft geschreven voordat de bon werd gescand.

Is dat alles?

In principe wel. U moet natuurlijk wel organisatorische maatregelen treffen om correct verloop van het declaratie proces af te dwingen/aan te tonen. Bijvoorbeeld dat declaraties alleen betaald kunnen worden na akkoord van een manager,  of uitsluitend kosten betreffen die niet gedekt worden door een vaste kostenvergoeding. De fiscale eisen die de belastingdienst stelt aan een declaratie blijven vanzelfsprekend ook in tact. Ook moet u ervoor zorgen dat de elektronische opslag niet verloren kan gaan bijvoorbeeld bij brand of door computervirussen. Zorg dus voor goede computer beveiliging en back-up procedures. Idealiter beschikt uw software leverancier ook over ISAE 3000/3402 dan wel SSAE 16 verklaringen waarmee de kwaliteit van de interne procedures van uw leverancier aangetoond kunnen worden.

En dan kunnen de originele bonnetjes weg?

Formeel moet het geheel aan procedures en organisatorische maatregelen borgen dat u aannemelijk kunt maken dat  de scan een betrouwbare onderbouwing van een declaratie is.  Heeft u een degelijk proces en zijn declaratie betalingen in uw administratie altijd te relateren aan de juiste goed leesbare scans? Dan heeft u de originele bonnen overbodig gemaakt.

Moet de belastingdienst toestemming geven?

Nee, u heeft geen toestemming nodig van de belastingdienst. U mag zelf bepalen hoe u invulling geeft aan de eisen van de fiscus. Echter, is er bij een controle naar mening van de inspecteur iets niet in de haak, dan staat u vanzelfsprekend sterker als u de originele bonnen kunt reproduceren. Het is daarom raadzaam om voordat u start met het digitaal declareren toch even contact te leggen met uw inspecteur. En vergeet ook uw accountants niet, ook zij hebben vaak eisen en wensen waaraan het declaratie proces moet voldoen.

Door Arjan Dorrepaal, HRTech Expert op de domeinen Arbeidsvoorwaarden, Declaraties, HR Administratie, Opleidingen, Recruitment flex, Recruitment vast, Salarissen en Samenwerken.

Van links naar rechts Edwin Bronts, oprichter Daywize, Anjès Smits, consultant bij Daywize, Martijn Willering, partnermanager bij Daywize en Mark van Assema, oprichter en community manager HRTech Review

Een ‘alles in één’ HR oplossing voor het MKB

Daywize ontwikkelt en implementeert Daywize Cloud, een brede e-HRM oplossing met een ruim aanbod aan specialistische modules. Het is een standaardoplossing die in hoge mate configurabel is en dus veel flexibiliteit biedt. Daywize Cloud heeft een ruim aanbod aan specialistische HR-modules. Of het nu gaat om recruitment, talentmanagement, personeelsadministratie, verlof- & verzuimmanagement of declaraties. Iedere module is naadloos geïntegreerd met andere modules en er zijn connecties naar een aantal payroll leveranciers.

Het Daywize Cloud platform wordt ontwikkeld in het Mendix PaaS platform, een wereldwijde topspeler waar ook #FinTech gebruik van maakt en andere #HRTech aanbieders in Nederland zoals Validata. Door het gebruik van zo’n platform is de technische basis, security, schaalbaarheid, back-ups, GDRP eisen en de hardware altijd op orde. Daywize kan alle ontwikkelcapaciteit inzetten op functionaliteit voor HR processen en meeliften op technische ontwikkelingen vanuit de Mendix PaaS.

Kritische blik op HR processen

Over wat Daywize uniek maakt zegt oprichter Edwin Bronts “Onze consultants komen uit de HR-praktijk. Wij zien een implementatie niet alleen als technisch inrichten. We stellen kritische vragen over de inrichting van uw processen en wijzen u erop als we denken dat het sneller, effectiever of beter kan. We zijn af en toe wat eigenwijs, maar handelen altijd vanuit de ambitie om uw HR-praktijk te verbeteren en manager en medewerker zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Daywize gaat uit van de mens, niet van de techniek.”

Samenwerking

Er is inmiddels meer informatie te vinden over Daywize op de site. Vanuit Daywize demonstreert Anjés Smits de alles-in-één suite op 6 november tijdens onze #debinarweek. Je kunt gratis inschrijven, de demo bekijken (eventueel ook terug te kijken) en vragen stellen.

Vanuit #HRTech Review is community manager Mark van Assema tevreden dat er naast internationale spelers nu ook een partij met focus op Nederland is aangesloten. “Voor organisaties tot 500 mensen biedt Daywize een robuuste, gebouwd op Mendix PaaS, en overzichtelijk ‘bijna alles in één’ oplossing, met koppelingen naar salarisverwerkers. De vele jaren ervaring en het netwerk die Edwin Bronts en zijn team zullen inbrengen in de community maakt van Daywize een kleine, maar waardevolle partner.”

De 6 beste start-ups en winnaar in de ‘gig-economy’

De finale van de start-up competitie op woensdag bracht 6 partijen op het grote podium, voor zeker 1.000 bezoekers, waarvan één in het ‘recruitment vast’ domein, één in ‘recruitment flex’ en één in de interne recruitment/mobiliteit hoek en de andere drie in het domein van employee engagement en coaching. Tegenover 8 juryleden hadden ze 8 minuten om hun verhaal te vertellen en vragen te beantwoorden met hierna een score op het product en op de presentatie, de ‘pitch’.

PS, de buzz woorden deze UNLEASH waren AI en Employee Engagement, die vind je hieronder ook veel terug.

In omgekeerde volgorde deze 6 partijen met de winnaar onderaan;

Mailoop uit Frankrijk heeft als tagline ‘make emails great again’. Ze lezen de ‘tone of voice’ uit een email die je opstelt via NLP, Natural Language Processing, en geven advies om de email te verbeteren, zodat deze meer effect heeft bij de ontvanger. Daarbij een module voor email analytics, met bv gebruik buiten werktijd, en een stress analyse, wat gemiddeld leidt tot 10% minder e-mails.

Moovone ook uit Frankrijk helpt je organisatie te veranderen door van managers coaches te maken. Dat doen ze enerzijds met 150 coaches die ‘coach de coach’ training geven aan de managers en dat natuurlijk met behulp van een coaching platform waar die managers zelf aan de slag kunnen hun team te gaan coachen.

Jobsync uit de VS is een technisch platform dat je tussen je jobsite als Indeed of Monsterboard en je eigen ATS plaatst, omdat uit onderzoek blijkt dat na al het doorklikken uiteindelijk maar 5,58% het proces afmaakt. Ze maken er rechtstreeks vanaf de jobsite een echte ‘1-klik sollicitatie’ van, inclusief alle specifieke vragen en goedkeuringsvinkjes van de organisatie.

Als derde eindigde Sparkus uit Turkije, nu ook actief vanuit Amsterdam. Zij bieden ook een coaching platform, maar zijn al wat stappen verder dan Moovone, blijkt in het interview dat we hebben met mede oprichter Dani Benreytan. Zo kunnen niet alleen managers, maar ook Sparkus coaches, een ingehuurd coaching bureau of zelfs collega’s als mentor de coach rol op zich nemen.

Onder andere bij Hewlett Packard Enterprise gebruiken ze Sparkus om de technische medewerkers te coachen en hun voortgang op het Technical Career Path programma te bespreken. Met de tool bespaart de coach zelf flink wat tijd, omdat de eerste stappen in het programma zelfstandig door de medewerker worden uitgevoerd met uitleg en zelfreflectie en je bij het eerste echte face to face gesprek direct de diepte in kunt gaan. Dit platform gaat uit van de coachee, niet de coach of HR, die zelf bepaald welke informatie uit het rapport wordt gedeeld.

Tweede op het podium werd Paddle HR uit de VK, die als metafoor helpt te roeien met de riemen die je hebt. Dat wil zeggen met interne mobiliteit en doorgroei mogelijkheden, uiteraard met als doel om de uitstroom te beperken en mensen proactief carrière perspectief te geven, ook als een overstap naar een andere interne rol misschien vanuit HR, en de persoon zelf, niet voor de hand lijkt te liggen. Hierbij worden proactief, via machine learning, aanbevelingen gemaakt op basis van opgebouwde skills en vooral ook ontwikkelings/groei wensen naar een nieuwe uitdaging die open staan vanuit het ATS of andere tools. Een handige tool voor organisaties met hoge uitstroom en toch genoeg interne doorgroei mogelijkheden.

En als laatste de winnaar, Talent Alpha uit Polen, met een talent pool platform, een human cloud, waar kleine en medium grootte IT bureaus hun consultants in kunnen aanbieden (die tijdelijk op de bank zitten) en klanten proactief mensen kunnen vinden zonder te vacatures. De tool helpt met zoeken door op basis van AI te matchen op het aanbod en vraag naar skills en competenties en andere parameters. Een nieuw sales kanaal voor de IT bureaus dus, met al 700.000 profielen in Europa beschikbaar.

Dit is ook hoe Booking.com begon in de hotel branche om last minute leegstaande kamers te kunnen verhuren. En we weten allemaal hoe dat gelopen is. Zo kunnen platformen als dit uitgroeien tot primaire sales kanalen voor ‘boutique’ consultancy bureaus, of het werk van de niche bureaus die zelfstandigen bemiddelen wel heel makkelijk maken. We gaan het zien. In ieder geval de eerste keer bij UNLEASH dat een speler in de ‘gig-economy’ de award wint. Daarmee al direct een statement van Josh Bersin eerder op de ochtend onderstrepend, namelijk dat HR de ogen open moet doen voor deze groeiende bron van ‘human resources’.

Nieuwe spelers te volgen in Nederland

Simpel is in candidate en employee experience het toverwoord. En om te meten of je de HR processen goed uitvoert kun je met Starred heel eenvoudig een score geven en een paar vragen beantwoorden. Door eenvoudige integraties met vooral de wat nieuwere ATS leveranciers als Smartrecruiters, Lever, Greenhouse en Recruitee (via Zapier), maar ook Bullhorn en Taleo trigger je de kandidaat na het selectieproces om te vragen te beantwoorden.

Met een hele Hollandse naam en in Amsterdam, maar met een Russisch/Canadese oprichter, heeft Polder een tool om de engagement in de organisatie te vergroten door iedereen de mogelijkheid te geven nieuwe initiatieven en ideeën voor te stellen en daarover in discussie te gaan. Een hele specifieke tool dus, maar wel met mogelijkheid om de innovatie mindset in je organisatie te vergroten.

Trindle is een echte start-up vanuit payroll leverancier Payper waarvoor UNLEASH het launching event was. Met deze tool verhoog je de engagement door leuke surveys en gamification, waarmee je de gelukkige medewerkers kunt ‘maken’. Via sentiment analyse weet je namelijk beter waardoor ze gelukkig worden en kun je daar gericht mee aan de slag.

Nieuwe spelers te volgen, maar nog niet in Nederland

Een zwitserse partij, meer scale-up dan start-up, heeft een interessante ‘alles-in-één’ talent management oplossing gemaakt. Bij People-Analytix draait alles om skills, die ze via AI uit online vacatureteksten halen en die je zelf kunt aanvullen. Als persoon start je met je eigen skill assessment, waarbij je niet alleen aangeeft welke skills je hebt en hoe goed je er in bent, maar ook of je die skill graag gebruikt/leuk vind en of je de skill verder wilt ontwikkelen of zelfs hele nieuwe skills wil leren die horen bij de functie die je graag zou willen doen. Want ze importeren ook vacatures uit je eigen ATS of van buiten, koppelen die aan skills en matchen die aan iemands profiel.

Daarnaast kunnen manager en collega feedback geven op jouw skills en daarmee heel gefocust performance management inzetten. Door de AI op markt data vinden ze ook skills waar veel vraag naar is waarmee je korte termijn vooruit kunt kijken, maar waarmee je ook voor langere termijn aan strategisch workforce planning kan doen door voor jou toekomstige belangrijke skills te matchen aan wat beschikbaar is in de huidige workforce.

Een soort gelijke speler met skills via AI uit Frankrijk is Clustree, die naast bovengenoemde punten ook nog een ‘job transition grafiek’ kan laten zien, maar die is dan wel weer gebaseerd op functies en niet op skills. Daar zit vooral de crux voor dit soort partijen, denken ze wel of niet helemaal los van het oude functiehuis naar een skills gebaseerd werk patroon.

Het Spaanse Tradler heeft met Sandd ook al een Nederlandse klant voor hun open ‘employee recognition‘ platform. Vanuit andere tools, en uiteraard een eigen survey tool, kun je bijvoorbeeld performance data, het % doelen gehaald en 360 graden resultaten, health data, learning data etc verzamelen om punten te verdienen in het platform. Hoe je die punten kunt verzilveren is uiteraard aan de klant om te bepalen en in te richten.

Het Franse Klaxoon heeft als missie om vergaderen efficiënter en leuker te maken. Via een online vergaderruimte kun je allerlei tools gebruiken om je vergaderen, uiteraard ook virtueel/ op afstand, zoals de basis brainstormen, quiz, survey, testen/leren, netwerken, een scrumboard en Q&A. Als je de vergadercultuur op zijn kop wil zetten kan dit een leuke tool zijn!

De Luxemburgse start-up Bondweaver kan door middel van e-mail verkeer analyse en/of vragenlijsten op een wetenschappelijke manier, met de Hongaarse wetenschapper György Sági aan boord, het engagement van individuen, de relaties tussen mensen en het risico op vertrek bij de organisatie voorspellen. Voor een basis e-mail verkeer analyse kun je tegenwoordig ook bij Microsoft zelf terecht.

Als laatste een aparte speler op de beurs, maar wel software gedreven is de massage robot van My BackHug uit de VK. Als je genoeg potentiele gebruikers hebt die er gebruik van kunnen maken kunnen ze gratis zo’n massagestoel plaatsen en kunnen mensen zelf via een app een massage boeken, met persoonlijke voorkeuren, en betalen, voor slechts 3 pond per 15 minuten. In plaats van een rookpauze neem je bv 3 keer per week een ‘massage pauze’ en dat is nog een stuk goedkoper dan roken ook.

En de genomineerden zijn…

In de categorie beste case zijn Albert Heijn, met een zeer innovatief sollicitatieproces, Jumbo met een virtual reality beleving voor kandidaten en Metos, die met hulp van HR marketing bureau Qambium in 1 week 47 schaarse servicemonteurs vond.

In de categorie tools zijn genomineerd Blue Billywig, dat video inzet voor de candidate journey, Recruit Robin, dat een ‘robot’ inzet om recruitment processen te automatiseren en Textmetrics die met AI hulp beter en sneller vacatureteksten kan maken.

Bekijk hier de video van de plezierige overval bij de genomineerden op maandag 21 oktober

Publieksjury

De stemming van de publieksjury is per vandaag open. Tot en met 7 november kun je hier je stem uitbrengen, waar je eerst ook meer kunt lezen over de cases en tools. De stem van het publiek telt voor de helft mee, de andere helft is voor de vakjury. En met het uitbrengen van je stem maak je ook kans op vrijkaarten voor het event of de nieuwe versie van de Recruitment Tech Guide.

Programma

Het programma van deze jubileum editie is zeer inspirerend en innoverend met o.a. futurist Richard van Hooijdonk, die vertelt over het nieuwe business model voor recruiters. Expert Megan Marie Butler gaat dieper in op de vraag wat strategie betekent voor HR en recruitment in een wereld van artificial intelligence. Elin Öberg Mårtenzon verzorgt een keynote over Tengai, een social interview robot, die exclusief tijdens RTE19 voor even in Nederland te bewonderen zal zijn! Daarnaast zal Maarten Lens-FitzGerald je in zijn verhaal meenemen in de wereld van voice.

Koop ook nog je ticket voor het event als je gestemd hebt, want vanaf 8 november betaal je het ‘late bird’ tarief.

Het begin van de HR Tech evolutie

De eerste software die werd gebruikt door HR managers, waren simpele systemen die bedoeld waren om werkenden te registreren. Ideaal om werktijden bij te houden en op basis daarvan het salaris uit te betalen. Waar deze software voorheen een instrument was om bepaalde taken te vergemakkelijken, zijn deze technologische systemen uitgegroeid tot multifunctionele platformen die de ruggengraat van de medewerker ontwikkeling van een bedrijf vormen.

Van het werken aan projecten tot het ontwikkelen van personen, het efficiënter maken van werkprocessen tot het monitoren van productiviteit en op basis daarvan werknemers belonen: software is een kern van menig bedrijf geworden, waar men niet meer omheen kan.

Netwerken als de volgende stap in de evolutie

Dat heeft ook te maken met de manier waarop organisaties vandaag de dag functioneren, volgens dit artikel van HR-Tech goeroe Josh Bersin. Hij schrijft dat steeds meer bedrijven werken als netwerken in plaats van hiërarchieën, en dat de behoefte aan goede technologie om dat netwerk te faciliteren hoog is.

De software van vandaag de dag is veranderd naar de vraag van de markt: van registratiesystemen naar serviceplatforms, die niet alleen de HR-afdeling tot dienst moeten zijn maar iedereen binnen een bedrijf – of netwerk – moeten ondersteunen. Een platform dat bovendien makkelijk te integreren moet zijn, met projectsoftware als Slack en Trello. De evolutie in HRTech, vanaf het prille begin in 1949 tot de netwerk organisatie van de toekomst, zie Bersin terug bij software aanbieder ADP.

ADP als leidend voorbeeld

ADP is een internationaal bedrijf dat net als de traditionelere HR-software begon als bedrijf dat vooral registratiesystemen aanleverde, voor administratie en salarissen. Zij zijn het perfecte voorbeeld van een HR-bedrijf dat met de tijd is meegegaan en heeft aangevoeld wat een bedrijf anno 2019 zoekt.

De HR-platformen die ADP nu heeft ontwikkeld zijn namelijk gericht op teams en projecten, in plaats van een hiërarchische rang. In plaats van dat het gehele systeem is gericht op een bedrijf met één manier van werken, is bij het ADP-platform het netwerk zo ontworpen dat ieder team op zich staat: in plaats van een team, project of afdeling als onderdeel van de piramide, zijn ze kernen, entiteiten, en daarmee autonome onderdelen van de gehele structuur van een bedrijf.

Van relationeel naar Graph

De basis van het ADP-systeem is een Graph-database. Graph-databases zijn de technologie achter netwerken als Facebook, en gaan uit van een nieuwe structuur, op basis van connecties of relaties in plaats van verticale en horizontale rijen. Dat lijkt nog steeds een beetje idealistisch, maar als je kijkt naar de essentie van een database zal je inzien hoe belangrijk deze nieuwe vorm van structureren is.

Elk systeem heeft een technisch fundament, een basis waarop gegevens worden opgeslagen, en bij alle HR-Tech is dat de database. De relationele database gaat, zoals de naam al zegt, uit van één enkele relatie tussen twee entiteiten, zoals teams, afdelingen of personen, vaak gebonden door hiërarchie. Een Graph database gaat juist uit van meerdere relaties, en opereert als een netwerk.

Technologie zoals ook mensen verbonden zijn

Terug naar APD: door gebruik te maken van de Graph database-technologie op hun platform, kan HR-software zonder problemen gebruikt worden of ontwikkeld worden, omdat er slechts een platform wordt geboden waarop deze software kan functioneren. Niet alle teams hoeven dezelfde software tools te gebruiken, je kan ze ook per team toewijzen. Josh Bersin vergeleek het met een iPhone: je downloadt een applicatie die, zonder andere applicaties te blokkeren, gebruikt kan worden. Hij slaat de spijker ermee op zijn kop: HR-Tech moet mensen helpen, en dat kan alleen door ze te verbinden.