Kiezen voor een Workforce Management systeem: 5 tips

De keuze voor het juiste WFM is een cruciale beslissing. Het heeft een behoorlijke impact op de efficiëntie en productiviteit van jouw organisatie. Of je nu een klein bedrijf leidt of een grote onderneming bestuurt, de juiste oplossing helpt bij het optimaliseren van het personeelsbeheer, het verlagen van kosten en het verbeteren van de werknemerstevredenheid. Met deze tips maak jij een betere keuze:

1. Begrijp je behoeften en doelen

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om een helder beeld te hebben van de specifieke behoeften van je organisatie. Wil je de planning optimaliseren, de tijdregistratie verbeteren of heb je behoefte aan een integrale oplossing die alle aspecten van Workforce Management dekt? Maak een lijst van je eisen en prioriteiten om gerichter te kunnen zoeken.

Het is ook belangrijk om stakeholders uit verschillende afdelingen te betrekken bij het identificeren van deze behoeften. HR-managers kunnen bijvoorbeeld andere prioriteiten hebben dan operationele managers. Door alle perspectieven mee te nemen, zorg je ervoor dat de gekozen oplossing zoveel mogelijk belangrijke processen ondersteunt en belangen behartigt. Bovendien helpt het met de acceptatie van de nieuwe software, omdat medewerkers voelen dat hun input serieus is genomen.

2. Kies voor gebruiksvriendelijkheid

Een WFM is pas een nuttig hulpmiddel als het door iedereen binnen de organisatie eenvoudig is te gebruiken. Zowel managers als medewerkers moeten moeiteloos door de software kunnen navigeren om het maximale uit de functionaliteiten te halen. Een intuïtieve interface en duidelijke navigatie zijn dan ook cruciaal voor snelle acceptatie en efficiënt gebruik. 

Daarnaast draagt een gebruiksvriendelijke oplossing bij aan een hogere productiviteit. Medewerkers zijn immers minder tijd kwijt aan het doorgronden van en navigeren door het systeem. Het is ook belangrijk om te overwegen of de software aanpasbaar is aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Biedt het systeem bijvoorbeeld de mogelijkheid om bij jouw operationele processen aan te sluiten voor een efficiënt gebruik? Het is daarnaast tegenwoordig bijna een harde eis dat software zowel via de desktop als via een mobiele app te benaderen is.

3. Controleer de integratiemogelijkheden

Een WFM moet naadloos integreren met bestaande systemen zoals HR-software, salarisadministratie en ERP-systemen. Dit voorkomt dubbele invoer van gegevens en zorgt voor een soepele gegevensstroom binnen de organisatie. Denk hierbij aan de mogelijkheid om gegevens automatisch te synchroniseren zodat informatie over bijvoorbeeld werktijden, verlof en loonstroken altijd up-to-date is. 

Een gebrek aan integratie kan leiden tot inefficiënties en fouten, wat uiteindelijk de operationele kosten kan verhogen en de ervaring van de medewerkers verslechtert. Daarnaast is het belangrijk om te onderzoeken of het WFM een open API biedt, zodat je gemakkelijk kunt koppelen met andere tools die je organisatie mogelijk gebruikt, zoals communicatiesoftware of projectmanagementtools.

4. Let op flexibiliteit en schaalbaarheid

De gekozen software moet kunnen meegroeien met je bedrijf. Of je nu uitbreidt naar nieuwe locaties of meer functies nodig hebt, de oplossing moet flexibel aansluiten bij veranderende behoeften. Het is belangrijk dat de software niet alleen geschikt is voor het huidige aantal werknemers, maar ook eenvoudig kan opschalen naarmate je bedrijf groeit. Daarnaast moet de oplossing flexibel zijn in termen van aanpasbaarheid; je moet gemakkelijk modules kunnen toevoegen of verwijderen naargelang de eisen van je bedrijf veranderen.

Het is ook de moeite waard om te onderzoeken hoe de software omgaat met piekperiodes. Bijvoorbeeld tijdens seizoensgebonden drukte of onverwachte toename in de vraag. Een schaalbare oplossing moet met pieken om kunnen gaan, zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties of gebruiksvriendelijkheid.

5. Analyseer rapportage- en analysefuncties

Gedetailleerde rapportages en analyses zijn essentieel voor het maken van weloverwogen beslissingen. Een goede WFM-oplossing biedt realtime inzichten en rapportages over verschillende KPI’s. Denk aan arbeidskosten, overuren en productiviteit. Zo ben je altijd op de hoogte van de prestaties van je team. 

Naast standaardrapportages moet de software aangepaste rapporten kunnen genereren die aansluiten bij de specifieke behoeften van jouw organisatie. Realtime data en geavanceerde analysetools kunnen helpen bij het identificeren van trends en het anticiperen op toekomstige personeelsbehoeften. Bovendien kunnen deze inzichten bijdragen aan een meer strategische personeelsplanning. Een waarmee je proactief kunt inspelen op veranderingen in de markt en interne bedrijfsprocessen. 

Investeer in de toekomst

De beste WFM-oplossing is niet per se de duurste of meest uitgebreide. Kies een oplossing die past bij jouw specifieke behoeften, budget en doelstellingen. Investeer in de toekomst van jouw organisatie met een Workforce Management systeem dat jouw team helpt om te floreren.