Van VMS naar Workforce Intelligence Platform: waarom technologie alleen niet langer het onderscheid maakt

Jarenlang werden Vendor Management Systems (VMS) zoals Nétive, SAP Fieldglass VNDLY en Beeline, vooral gezien als operationele tooling: een noodzakelijk fundament om kosten te beheersen, leveranciers aan te sturen en compliance binnen de flexibele schil te borgen. Die kijk volstaat inmiddels niet meer. Organisaties bevinden zich in een nieuwe fase, waarin het VMS wordt verwacht te functioneren als een strategisch intelligence-platform in het hart van het externe workforce-ecosysteem.

Deze verschuiving wordt niet gedreven door technologische hype, maar door een fundamentele verandering in de manier waarop werk is georganiseerd.

De externe workforce is structureel complex geworden

Externe arbeid beperkt zich allang niet meer tot tijdelijke inhuur van uitzendkrachten en gedetacheerden. Het gaat tegenwoordig om zelfstandige professionals, projectteams, SOW contracten en hybride samenwerkingsvormen waarin onsite en offsite, intern en extern, talenten nauw samenwerken. Het managen van deze complexiteit vraagt meer dan procesautomatisering alleen.

Wat wij in de praktijk steeds vaker zien, is dat organisaties niet vastlopen door een gebrek aan functionaliteit in hun VMS, maar doordat het onderliggende workforce model sneller is geëvolueerd dan governance, eigenaarschap en besluitvorming.

AI verhoogt verwachtingen maar legt ook zwaktes bloot

Artificial Intelligence wordt in hoog tempo geïntegreerd in workforce-technologie. Voorspellende inzichten, skills-based matching, scenarioanalyses en vergaande automatisering, worden steeds meer de standaard.

Helaas repareert AI geen gebroken operationeel model maar het maakt het zichtbaar

Tegelijkertijd fungeert AI als een vergrootglas. Het legt versnipperde data, inconsistente definities en onopgeloste beleidsvraagstukken bloot. Zonder heldere business uitgangspunten, gevalideerde end-to-end processen en alignment tussen diverse stakeholders zal steeds meer geavanceerde technologie bestaande inefficiënties alleen maar versnellen.

Helaas repareert AI geen gebroken operationeel model maar het maakt het zichtbaar.

• Lees ook: Waarom een Vendor Management Systeem (VMS) onmisbaar is in een moderne HR-technologie omgeving

De echte uitdaging zit in orkestratie van het externenbeleid, niet in tooling

De meest volwassen organisaties verschuiven hun focus van de vraag “welk VMS is het beste?” naar een relevantere vraag: ”hoe orkestreren wij werk van grote diversiteit van externe medewerkers en interne talenten op een samenhangende manier? “

Dat vraagt om afstemming tussen HR, Inkoop, IT, Finance en de business. En om duidelijke keuzes op thema’s zoals:

• wanneer wordt gekozen voor inhuur, services of projectmatige inzet
• hoe rollen, skills en tarieven worden gedefinieerd en geborgd
• waar end-to-end eigenaarschap ligt, van vraag tot levering
• hoe data wordt ingezet om te sturen, niet alleen om te rapporteren

Een VMS kan deze ambities ondersteunen, maar kan ze niet definiëren.

Van systeemimplementatie naar capability ontwikkeling

In veel programma’s wordt de VMS-implementatie nog gezien als een afgebakend IT-project. Na livegang verschuift de aandacht naar andere prioriteiten. Die aanpak is volgens mij niet langer houdbaar.

Extern workforcemanagement is uitgegroeid tot een doorlopende competentie die meebeweegt met strategie, arbeidsmarkt en regelgeving. Dat vraagt investeringen, niet alleen in technologie, maar ook in:

• operationele modellen en governance
• rollen en competenties binnen programmateams
• datakwaliteit en workforce intelligence
• change management en adoptie

Organisaties die dit tijdig onderkennen, creëren ruimte om daadwerkelijk waarde te halen uit hun technologische investeringen.

• Lees ook: De Great Realignment: wat Kevin Wheeler’s visie betekent voor HR-technologie