Maandelijkse archieven: april 2021

Hoe ga je daar als HR manager mee om? Deze vijf tips helpen.

Tip 1: Klok daar waar gewerkt wordt

Een kloksysteem bij de ingang van het bedrijfspand registreert geen gewerkte uren. Het is een toegangscontrole die registreert hoe laat je aanwezig bent. Zorg dus voor meerdere, gebruiksvriendelijke kloksystemen op de verschillende werkplekken en kostenplaatsen.

Dan krijg je realtime inzicht op de werkvloer. Toch even een tip binnen een tip, vooral voor jouw collega van Finance: staar je niet blind op té specifieke data, zoals elk gewerkt uur en elke handeling aan een product. Stel je bent een distributiecentrum dat de marge van klant X krapper ziet worden. Pas dán zoom je middels de kloksystemen in op de onderliggende data. Je zult dan snel zien waar en waarom de kostprijs oploopt.

In plaats van constant speuren in bergen data naar een mogelijk probleem, kijk je beter vanuit een daadwerkelijk probleem naar onderliggende data als verklaringen voor het probleem. Bedrijven die kiezen voor constante data-analyses hebben extra FTE nodig om dat goed te kunnen doen. En dan word je in de zoektocht naar meer efficiëntie, minder efficiënt.

Tip 2: Ga voor schaalbaarheid

Zorg dat jouw systeem voor tijdsregistraties en planningen groeibestendig is. Of eigenlijk veranderingen-bestendig is. Groei zorgt namelijk voor veranderingen. En met die veranderingen moet een systeem kunnen meebewegen. Veranderingen zijn bijvoorbeeld nieuwe regels voor declaraties, meer of minder ploegendiensten of andere contractmodellen. Ook externe factoren kunnen een rol spelen. Wetgeving kan veranderen, zoals de invoering van de wet WAB. Maar ook CAO’s kunnen wijzigen, met gevolgen voor de tijdsregistraties van jouw medewerkers.

De ‘vaste’ systemen en modellen zijn niet schaalbaar. Neem bijvoorbeeld Excel. Als er steeds meer mensen gebruik van maken, dan ontstaat vervuiling van ingevoerde data, omdat er geen eenduidige werkwijze is. Iedereen heeft toch z’n eigen Excel-trucjes, -gebruiken en -gewoontes.

Ga daarom voor een schaalbare oplossing. Software as a Service (SaaS) is zo’n schaalbare oplossing. Zonder dat je de software aan moet schaffen maak je gebruik van de software van de SaaS-aanbieder. Je hebt dan als het ware een abonnement. De aanbieder regelt de updates en upgrades van de software en laat de software meegroeien met jouw veranderende wensen en gebruiken omtrent planningen en tijdsregistraties.

Tip 3: Leg de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste afdelingen

Klinkt logisch, toch gebeurt het te weinig. Iets simpels als een verlofaanvraag gaat vaak over meerdere schijven. Net als het heen en weer schuiven van briefjes omtrent accorderingen voor overuren en het opvragen van tijd-voor-tijd-saldo’s. Erg tijdrovend én foutgevoelig.

De tijd dat iedereen exact van 8 tot 5 op de werkvloer was, is niet meer. Het managen van alle hedendaagse uitzonderingen slokken ongeveer een dag in de week op van de HR-afdeling.

Het tegengif voor deze rompslomp is vertrouwen en verantwoordelijkheid. Als een medewerker via een applicatie zelf inzicht heeft in zijn verlofsaldo en een teamleider heeft via diezelfde applicatie zicht op de bezettingsgraad en de forecast, dan is een geautomatiseerd een-tweetje (de verlofaanvraag) zo gemaakt. Het resultaat? HR krijgt weer tijd voor HR.

{cta_arena kop=”Het laatste #HRTech nieuws in je inbox?” tekst=”Abonneer je op onze nieuwsbrief en ontvang gratis het whitepaper: Hoe kies je de best passende tool uit de zee van #HRTech aanbieders? ” knop=”Nu inschrijven” link=”https://hrtechreview.us17.list-manage.com/subscribe/post?u=a3935ee4a0635aae9d9125d30&id=786c33c9b9″ plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_nieuwsbrief%20150×150.gif” ctaclass=”cta_nieuwsbrief”}

Tip 4: Integreer vast en flex

Dat is zeker het overwegen waard. Ook omdat er een tamelijk grijs gebied zit tussen vast en flexibel personeel. Veel bedrijven hebben te maken met een vaste schil van flexibele medewerkers. De zogenaamde vast-flex medewerkers. Als je het hebt over de totale workforce van een bedrijf, dan heb je het dus over vast, flexibel en vast-flex personeel. Eén roosterpakket waarin al die groepen worden meegenomen, is zo gek nog niet. Je komt dan namelijk veel sneller en eenvoudiger tot de ideale samenstelling van vast en flex personeel.

In de zoektocht naar zo’n pakket trek je het beste samen op met jouw uitzender(s). Zorg dat je een win-win situatie creëert zodat jullie allebei de vruchten plukken van het systeem.

Tip 5: Neem je verlies om winst te pakken

Door de jaren heen ontstaat er binnen veel organisaties een wildgroei aan systemen. Er worden nieuwe tools en methodes geïmplementeerd, omdat (zie tip 2) initiële oplossingen niet meer voldoen. Daar komt in veel gevallen bij dat bedrijf en uitzendbureau vaak met verschillende pakketten werken en elk pakket op zich niet volledig blijkt te zijn. Certificaten van medewerkers staan dan bijvoorbeeld in een ander systeem en het ziekteverzuim vind je terug in een Excel-overzicht op jouw HR-afdeling.

Zo ontstaan er allerlei lapmiddelen. Lapmiddelen die zowaar geld hebben gekost, maar géén structurele oplossing bieden. Durf om die reden die lapmiddelen los te laten. Neem dat verlies om winst te pakken met een geïntegreerde oplossing. Kies voor één systeem dat planningen, registraties, verzuim, verlofsaldo’s en documentatie bundelt.

Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?

 Bovenstaande tips zijn best ingrijpend. Daarom wil je eerst weten waar je nu staat. Doe daarom de zelfscan ‘Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?’ Dan weet je exact waar de winsten te behalen zijn voor jouw organisatie in het geheel en jouw afdeling in het bijzonder.

Dit artikel is eerder verschenen op www.nedapstaffingsolutions.com. 

De gouden combinatie HR en IT

HR en IT. Van oorsprong zijn het twee heel verschillende vakgebieden. Waar de een van huis uit gewend is om vooral te werken op theorie en intuïtie, is de ander erop gericht om zaken cijfermatig zo concreet en objectief mogelijk te krijgen. Het wordt echter steeds meer duidelijk: wordt de kennis van HR gemixt met de mogelijkheden van IT, dan ontstaat er een winnende combinatie. Je wordt minder verrast door de waan van de dag, kunt trends voorspellen en meer strategische keuzes maken. Maar hoe maak je die switch van buikgevoel naar strategie?

Andere manier van werken

Zo’n nieuwe mindset, waarbij data en BI voor een groot deel leidend worden voor het bepalen van personeelsbeleid, vraagt een andere manier van werken. Houd hier bewust rekening mee. Allereerst moeten de HR-medewerkers zorgvuldig in deze verandering worden meegenomen door middel van actief changemanagement. Laat hen de meerwaarde van BI ervaren, zodat het gaat voelen als waardevolle toevoeging, die ondersteunend is aan hun werk. Daarnaast moeten ze er óók goed in worden gefaciliteerd. Het systeem moet voldoen aan behoeftes en verwachtingen. Hoe richt je een IT-landschap in waar HR echt mee uit de voeten kan? Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de juiste rapportages te kunnen genereren?

Drie belangrijke voorwaarden voor bruikbare BI en rapportages

Een systeem zal alleen gebruikt worden als het voldoet aan een behoefte, gebruiksvriendelijk is én betrouwbare informatie oplevert. Schort het aan een van die voorwaarden, dan zal er niet vaak worden ingelogd. Zonde, want daar heeft u het meestal kostbare systeem niet voor aangeschaft. Hoe kunt u gebruik van BI binnen HR stimuleren? Het geheim zit vooral in een goede voorbereiding, zorgvuldige inrichting en doorlopend onderhoud van het systeem. Laten we eens inzoomen op deze drie randvoorwaarden, die essentieel zijn voor het genereren van data en rapportages die er écht toe doen.

1. Goede voorbereiding is het halve werk

Allereerst loont het om goed voorwerk te doen voordat u een systeem aanschaft en inricht. Ga dus eerst uitgebreid met de eindgebruikers en andere stakeholders in gesprek. Inventariseer wat zij nodig hebben, en welke KPI’s van belang zijn. Zodra u werkelijk weet waarover zij willen rapporteren, waarom, hoe en aan wie, heeft u het boodschappenlijstje in handen, waarmee u richting een leverancier kunt gaan.

Een inrichting consultant kan in dit proces een belangrijke rol spelen: hij of zij weet welke mogelijkheden er zijn, kan een goede vertaalslag maken van behoefte naar mogelijkheden. Vanuit zijn expertise kan hij de oplossing zoeken die werkelijk bij uw organisatie en de eindgebruikers past. Is het systeem eenmaal aangekocht, dan kan hij u helpen om het te implementeren en introduceren binnen de organisatie.

2. Duidelijke inrichting

Heeft u de behoefte en wensen eenmaal goed geïnventariseerd, dan is de volgende uitdaging het ‘levend’ maken van de data. Meestal bestaat er binnen een organisatie een rijk scala aan systemen waaruit informatie wordt geput. Hoe vertaalt u al die data naar leesbare rapportages? Wilt u losse tools gebruiken, of verzamelt u de informatie liever in één rapportagetool zoals MS Power BI, van waaruit geconsolideerde rapportages worden opgeleverd?

Sta bewust stil bij de wijze van rapporteren. Oftewel: hoe moeten het dashboard en de rapportages eruit zien? Laat de rapportagevorm goed aansluiten bij de doelgroep die ermee moet werken, anders schiet het zijn doel voorbij. Wat voor de ene gebruiker gesneden koek is, is voor de ander misschien abracadabra. Gebruik de bij stap 1 ingestelde groep stakeholders als klankbord, met wie u geregeld gebruiksvriendelijkheid, bruikbaarheid en duidelijkheid van de BI evalueert.

Werk ook de beheerorganisatie zorgvuldig uit. Wie wordt verantwoordelijk voor welk deel van het systeem? Welke taak ligt bij Functioneel Applicatiebeheer, HR of IT? Waar kunnen wensen worden neergelegd en welke routing kan dan worden gevolgd? Een duidelijke rolverdeling voorkomt dat er onnodig op elkaar wordt gewacht, systemen vervuild raken of verkeerde beslissingen worden genomen.

{cta_arena kop=”Alle HRTech aanbieders op een rij” tekst=”Ben jij op zoek naar passenden en innovatieve #HRTech oplossingen? Gebruik dan onze HRTech Arena. Hierin vind je alle aanbieders per domein.” knop=”Bekijk de HRTech Arena” link=”/hrtech-arena” plaatje=”/uploads/Kennisbank/HRTech-Arena-150×150.png” ctaclass=”cta_arena”}

3. Non-stop onderhoud

Rapportages snijden alleen hout als ze worden gebaseerd op betrouwbare data. Het meest strategisch uitgedachte plan gaat keihard onderuit als het gebaseerd is op foutieve gegevens. Zorg er daarom voor dat de juiste kennis op de juiste plaatsen zit, en waarborg de kwaliteit van de opgeslagen data.

Zeker bij HR-processen met een hoge gevoeligheid en groot afbreukrisico kunt u zich geen missers veroorloven. Een salarisbetaling moet tot op de cent kloppen, bonussen moeten gebaseerd worden op juiste prestatiegegevens. Het is dus van groot belang om ervoor te zorgen dat uw systeem niet vervuild raakt.

Maak iemand verantwoordelijk voor het regelmatig onderhouden van het systeem en het opschonen van de data. Sommige bedrijven brengen deze rol onder bij een HR-adviseur. Het gevaar bestaat dan echter dat het up-to-date houden van de BI ondersneeuwt in de waan van de dag. Wij pleiten er daarom voor om het onderhouden van het IT-landschap niet te beschouwen als nevenfunctie. Beleg het liever bij een dedicated Functioneel Applicatiebeheerder: iemand met de benodigde kennis én tijd om deze cruciale taak op zich te nemen.

Expertise nodig?

Het opzetten, implementeren en onderhouden van bruikbare BI-architectuur vraagt nogal wat tijd en expertise. VroomHR kan u hierbij ondersteunen. Of het nu gaat om de aankoop van een nieuw systeem, het van A naar B krijgen van informatie, het trainen van uw medewerkers of het bouwen van een sjabloon – wij kunnen u op maat adviseren. Neem daarom gerust contact met ons op.

Dit artikel is eerder verschenen op www.vroomhr.nl.

Wat is een high performer?

Een high performer (of: high achiever) is iemand die zich op positieve wijze onderscheidt van andere medewerkers binnen een organisatie. Hij of zij presteert vrijwel continu boven verwachting en is vaak bereid om net dat stapje extra te zetten om een doelstelling te realiseren.

High performers zijn ook de mensen die een manager benadert als er een lastige of uitdagende klus wacht, vooral omdat ze een sterk trackrecord met bewezen successen hebben. Om in sporttermen te spreken: high performers zijn de vedetten van je workforce.

Niet hetzelfde als high potential

De term high performer wordt nog wel eens verward met het begrip high potential. High potential heeft betrekking op mensen die bewijzen over bovengemiddeld veel talent te beschikken en de potentie hebben om door te groeien naar een rol als high performer.

De term slaat dus eigenlijk op een eerder stadium van het professionele ontwikkelingsproces. Iemand met high potential kan zich met voldoende inzet en de juiste begeleiding ontwikkelen tot een high performer, maar is het nog niet.

High achievers herkennen

Veel organisaties laten kansen liggen omdat ze er niet in slagen om high performers in een vroeg stadium te herkennen. Het gevolg: ze besteden niet genoeg aandacht aan het ontwikkelen van talent dat al binnen de organisatie aanwezig is, waardoor potentiële high performers op zoek gaan naar een andere uitdaging.

Toch is het niet zo moeilijk om high achievers te ontdekken, als je maar weet waar je op moet letten.

Een high performer wordt vaak gekenmerkt door onderstaande karaktertrekken en kwaliteiten:

• Hij of zij is vaak een rolmodel. High performers zijn zelfbewuste inspirators die ook hun collega’s vaak (bewust of onbewust) aansporen tot het leveren van betere prestaties.
• High performers gaan goed om met lastige situaties. Ze zien uitdagingen vooral als kansen om als persoon en professional verder te groeien.
• Een high performer is niet alleen gefocust op het einddoel, maar ook sterk procesgericht.
• High performers zijn innovatief en continu op zoek naar mogelijkheden om bedrijfsprocessen te verbeteren en extra groei te realiseren.
• Een high performer geniet vaak van zijn of haar werk en haalt voldoening uit het bereiken van goede resultaten.
• High performers zijn niet bang om beslissingen te nemen, knopen door te hakken en af en toe een fout te maken.
• Een high performer stelt input en feedback op prijs en ziet die terugkoppelingen als leermomenten waar hij nog beter van wordt.
• High performers hebben vaak een groot en waardevol netwerk. Ze weten dat goede relaties met andere professionals belangrijke sleutels tot succes zijn.
• High achievers passen zich snel en gemakkelijk aan aan nieuwe werkomgevingen, veranderende werkwijzen en wijzigingen in de personele bezetting.
• High performers doen graag uitdagend werk en hebben behoefte aan een zekere mate van autonomie. Ze voeren taken goed en binnen de voorgeschreven tijd uit, maar bepalen wel graag zelf hoe ze precies tot het gewenste eindresultaat komen.

Tools om high performers te ontdekken

Een goede toolkit is een belangrijk hulpmiddel voor het ontdekken van (potentiële) high performers binnen je organisatie. Vooral de onderstaande drie strategieën zijn in de praktijk heel effectief.

1. Key performance indicators (KPI’s)

Een eerste toetssteen voor het identificeren van high performers en high potentials is een goede set key performance indicators, ook wel KPI’s. KPI’s zijn prestatie-indicatoren waaraan je kunt aflezen of organisaties en medewerkers op koers liggen voor het halen van hun doelstellingen.

Goede KPI’s voor het identificeren van high performers voldoen idealiter aan een aantal voorwaarden. Ze moeten allereerst duidelijk en uitvoerbaar zijn. Zowel managers als werknemers moeten duidelijk weten wat met een bepaalde KPI wordt gemeten. Door een beperkt aantal KPI’s met strikt gedefinieerde doelen op te stellen, weet je precies wat de criteria zijn waar je high performers aan kunt herkennen.

KPI’s zijn bovendien niet statisch. Ze veranderen regelmatig door interne ontwikkelingen, de economische situatie of het gedrag van de concurrentie. Het regelmatig evalueren – en waar nodig bijstellen – van KPI’s zorgt ervoor dat je de beste high performer in elke situatie herkent.

Soms is het ook goed om ‘tegen-KPI’s’ te formuleren. Het aantal gepleegde telefoontjes per uur is bijvoorbeeld een belangrijke KPI voor een telemarketeer. Maar zoveel mogelijk bellen zonder kwaliteitscontrole levert ook niets op. Als extra KPI kun je dan kiezen voor klanttevredenheid of de ratio tussen het totale aantal telefoontjes en de hoeveelheid nieuwe klanten.

2. 360 graden review

De 360 graden review is een methode die het gedrag en de performance van een medewerker evalueert. Het bijzondere aan de methode is het perspectief: bij een 360 graden review maak je namelijk gebruik van informatie uit diverse bronnen. Feedback van iemands superieuren, ondergeschikten, directe collega’s en klanten creëert een compleet beeld van de persoonlijkheid en prestaties van een medewerker. Dit maakt de 360 graden review een krachtige tool voor talentherkenning en -management.

Je kunt het proces op verschillende manieren inrichten. Medewerkers zelf vragenlijsten laten invullen of een logboek bij laten houden is bijvoorbeeld een mogelijkheid. Of vragenlijsten opstellen die je vervolgens op de werkvloer laat rondgaan. De feedback wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd om ervoor te zorgen dat mensen onbevooroordeelde en eerlijke informatie verstrekken.

3. Skills management

Ook skills management is een goede manier om verborgen toptalenten te ontdekken. Met een skills matrix of skills management software breng je de competenties, vaardigheden en kwalificaties van medewerkers snel, eenvoudig en overzichtelijk in kaart.

Skills management maakt het veel gemakkelijker om medewerkers te identificeren die over veel (kern)vaardigheden beschikken of een snelle professionele groei doormaken. Zo wordt de kans nagenoeg nihil dat je een high performer over het hoofd ziet en kun je stappen nemen om deze waardevolle arbeidskrachten gemakkelijker en langer binnenboord te houden!

Aan de slag!

Wil je serieus aan de slag met het ontdekken van high potentials binnen jouw organisatie? Ga dan aan de slag met KPI’s, reviews en/of skills management. AG5 helpt je hier graag bij! Ontdek hoe skills management software jouw organisatie kan ondersteunen of boek meteen een live demo.

Dit artikel is eerder verschenen op AG5.com.