Maandelijkse archieven: juni 2022

Alleen TTA voor MKB bedrijven

Eerst de disclaimer. Deze handleiding gaat alleen over het Total Talent Acquisition proces en pakt geen andere Total Talent Management (TTM) processen als onboarding, contracteren, betaling en performance management voor externen aan. Hier wel een aantal TTM quick wins die je kunt doorvoeren. Daarnaast kan dit helaas niet toegepast worden in de publieke sector vanwege de aanbestedingsregels.

Voor grotere, internationale bedrijven ligt de aanpak in deze handleiding ook minder voor de hand. Zowel volume, grote aantallen inhuur, als internationale elementen en contractvormen zoals Statement of Work maken een groter programma noodzakelijk, vaak met uitbesteding aan een MSP (Managed Service Provider) en met een apart VMS (Vendor Management System) tooling. Daarin wordt ook contracteren, tijd schrijven en facturering ingeregeld.  Eventueel kun je voor die zaken als MKB-bedrijf wel een zogenaamde contractbeheerder inzetten.

Gefaseerd uitproberen!

Deze handleiding leent zich uitstekend voor een gefaseerde aanpak. Om te bewijzen dat het proces werkt, kun je dit met een enthousiaste business unit en recruiter gewoon gaan proberen. Het vergt namelijk vooral wat investeringen in tijd, vrij beperkt in geld, er is geen groot budget nodig. Zo kun je een goed voorbeeld neerzetten en optimaliseren. Als het concept bewezen is, kun je het via een groter project voor de hele organisatie gaan invoeren.

Stap 1 – Basis inhuurbeleid

Je hebt eerst wat uitgangspunten voor inhuur nodig. Natuurlijk kun je net als in Den Haag beleid gaan maken, maar dat duurt jaren. Houd het voor een eerste versie simpel, één of max twee A4-tjes. Accepteer dat het niet in één keer perfect hoeft. Zet alle stakeholders, HR, inkoop, financiën, facilitair en natuurlijk IT, in een ruimte en brainstorm over een lijst met punten. Voorbeelden zijn ‘inhuur is tijdelijk, wanneer houdt het op?’, ‘wat is de max. contractduur per keer/ verlengperiode’, ‘welke voordelen krijgt een externe, bijvoorbeeld korting op eigen producten, feestjes, kerstgeschenk’, ‘hanteer gelijke GDPR-regels’ en ‘gebruik in principe eigen gereedschap/laptop’.

Stap 2 – Leveranciers management

Je kunt met deze handleiding rechtstreeks freelancers gaan werven, want er zijn procesmatig veel overeenkomsten met vaste functies. Wat belangrijk anders is, is dat externen vaak via bemiddelingsbureaus en consultancy-organisaties worden voorgesteld. Sommige organisaties zetten voor bepaalde vaste functies wel werving- en selectiebureaus, of headhunters, in en dat is eigenlijk best vergelijkbaar. Je werkt dan samen met een aantal specifieke bureaus; afhankelijk van het type profiel heb je vaak gespecialiseerde bureaus. En precies dit concept kun je voor externe inhuur ook toepassen:

• Bekijk van welke leveranciers je nu facturen krijgt met timesheets, op uurtje/factuurtje basis.
• Bespreek met de business welke partijen hun voorkeur hebben en of er nog leveranciers ontbreken. Deel de leveranciers in op categorie, bv operationeel, financieel en HR.
• Maak een lijstje met contactgegevens per leverancier.
• Informeer deze ‘voorkeurs’- leveranciers over dit nieuwe proces en plaats de informatie ook op je werken-bij-pagina, ook het proces voor freelancers. Communiceer hierover op dezelfde manier als over het proces voor vaste functies.

Voorbeeld werken-bij pagina van VRT met vacatures voor freelancers en zelfs optioneel voor freelance of vast.

Stap 3 – Kennis van de inhuur wereld

Het spel in de inhuurwereld is anders dan bij vaste kandidaten. Je hebt te maken met allerlei soorten leveranciers, er zijn er meer dan 70.000 in Nederland, van CV-schuivers tot niche-experts. Die leveranciers kunnen mensen voorstellen die bij hen in dienst zijn (vast of tijdelijk) of ze kunnen freelancers voor je vinden. Maar de aanpak in deze handleiding is ook uitstekend geschikt om freelancers zelf de kans te bieden direct bij jou te solliciteren.

Ook aan de kant van de vacaturehouders is het spel anders. Vaste functies moeten passen in het ‘fte-budget’, maar inhuur zit in andere budgetten. Vaak geeft dat een andere discussie over de ‘prijs x kwaliteit’ verhouding. Anderzijds helpt het juist om te starten bij wat allemaal hetzelfde is. Ook bij externen selecteer je met een cv, op skills, met interviews, eventueel referenties en een VOG check.

De simpelste manier om deze inhuurkennis binnen te halen is een recruiter aan te nemen met ervaring in de inhuurwereld, bijvoorbeeld een bureaurecruiter of een freelance recruiter. Anders kunnen recruiters natuurlijk ook bepaalde opleidingen doen en er is heel veel informatie te vinden op ZiPconomy.

Stap 4 – Aanpassingen in je ATS en werken-bij-site

Met een aantal kleine aanpassingen kun je al starten. Je hebt hierbij waarschijnlijk wel de hulp van je ATS-leverancier en websitebouwer nodig, dus hier zit een ‘change request’ met wat kosten in. Het gaat om de volgende aanpassingen:

• Voor de vacature:
  • Voeg in type/soort contract, waar je bijvoorbeeld fulltime, parttime en stage hebt staan nog twee soorten toe: “freelancer” en “externe inhuur”, of vergelijkbare termen
  • Als je een salarisindicatie meegeeft, voeg dan een optie toe “uurtarief tussen €.. en €..”

Voorbeeld van vacature instelling in het ATS van Recruitee, met juiste Employment type en uurtarief bandbreedte.

• Voor het sollicitatieformulier:
  • Voeg een veld “Bedrijfsnaam” toe, voor de naam van de eenmanszaak/BV van de freelancer of van het bureau/consultancy.
    • Indien het een bureau is kunnen/zullen ze in de standaard naam/e-mail/telefoon velden niet de gegevens van de kandidaat, maar van de contactpersoon van het bureau invullen.
    • Met dit veld kun je achteraf basis leveranciersrapportage gaan opstellen en meten welke leveranciers succesvol kandidaten leveren.
  • Overweeg of je überhaupt een veld “voorgesteld tarief” wil toevoegen. Dat is wel gebruikelijk in de sector, maar je vraagt een sollicitant voor een vaste baan ook niet vooraf naar ‘gewenst salaris’, dat is een onderhandelingspunt in een persoonlijk gesprek. Zeker als je bij de vacature al de tariefindicatie meegeeft, heb je duidelijk de verwachting geschapen dat het tarief daarbinnen moet liggen, net als bij salarisschalen voor vaste functies.

In echte inhuursystemen moet de freelancer of het bureau veel meer informatie aanleveren en vaak vooraf met allerlei contractvoorwaarden akkoord gaan. In dit versimpelde TTA-proces, kunnen al die zaken pas aan bod komen op het moment dat er echt een contract moet worden opgesteld voor die ene gekozen kandidaat.

Als je een werken-bij-website hebt waar ook vacature-alerts mogelijk zijn, zorg er dan zeker voor dat freelancers deze ook kunnen gebruiken voor dit type contracten.

Vacature-alerts kunnen de employer branding richting freelancers namelijk nog een extra boost geven.

Stap 5 – Aanpassingen in het TA proces

Als laatste komen de vorige stappen dan samen in een aantal aanpassingen in je TA- of Recruitmentprocessen. Als eerste is er de vraag naar arbeid van een manager. Iemand zou de manager mogen helpen bij de beslissing inhuur of vast en indien inhuur, onder welke voorwaarden. Dat kan de recruiter zijn of een HR-businesspartner als die ook bezig is met de strategische werkplanning voor die manager. De vacature-intake is grotendeels gelijk aan die voor vaste functies, behalve het bepalen van de tariefindicatie. Als hier geen kennis van is, kun je op online vacaturesites voor externen terecht of bijvoorbeeld de tools van Planet Interim gebruiken.

Voor de werving kun je ook weer de tools en sites als LinkedIn gebruiken om te zoeken, net als voor vaste functies. Daarnaast heb je in stap 2 een lijstje gemaakt met leveranciers per functiecategorie, die mail je gewoon de link naar de vacature op je werken-bij-pagina.

In de selectiefase kun je grotendeels te werk gaan als bij selecties voor vaste functies, alleen maak je de interviewafspraken met de contactpersoon van het bureau in plaats van met de kandidaat zelf. Afhankelijk van de tools die je gebruikt, kun je vooraf wel voor een lichtere selectie gaan, en een freelancer bijvoorbeeld niet op een psychologisch assessment van een dag sturen.

De aannamefase, als je weet welke kandidaat de voorkeur heeft, gaat bij inhuur altijd zeer snel. Er kan een onderhandeling over het tarief inzitten, daarvoor is de inhuurkennis uit stap 3 nodig, maar vaak wil de manager dat de kandidaat morgen meteen start. Dat is ook één van de grote voordelen van inhuur voor de manager. De contractering kan nog wel eens voor problemen zorgen als de kandidaat al begonnen is en niet akkoord wil gaan met bepaalde voorwaarden.

Begin klein met TTA en bouw het gestaag uit

Deze handleiding geeft je een basis om met TTA aan de slag te gaan. Als je klein begint, kun je stap voor stap de verschillen en benodigde kennis in kaart brengen om dit verder uit te bouwen. De belangrijkste winst die je behaalt, is dat je voor de managers de spil wordt die het talent vindt dat zij nodig hebben, onafhankelijk van de contractvorm.

In zijn wekelijkse nieuwsbrief Future of Talent gaat Kevin Wheeler in op de arbeidsmarkt, met een focus op alle ontwikkelingen rondom het aantrekken en behouden van talent. In een van zijn meest recente artikelen focust hij op de gevolgen van de veranderende arbeidsmarkt.

Onderhandelen over arbeidsvoorwaarden

Steeds meer werkgevers zien zich genoodzaakt te onderhandelen over de arbeidsvoorwaarden., Werkenden zijn steeds minder bereid een voltijdsbaan te aanvaarden, zeker als er weinig flexibiliteit geboden wordt of als de vaardigheden van de werkende niet ten volle worden benut. Het aantal vacatures op de arbeidsmarkt toont aan dat werkgevers moeite hebben om mee te gaan met de uitdagingen van de veranderende arbeidsmarkt.

Werkenden ontdekken de waarde van vrijheid, ontdekken wat ze zelf waard zijn en durven nieuwe uitdagingen op te zoeken. Organisaties zoeken naar manieren om zich aan te passen aan deze nieuwe mindset zonder hun omzet in gevaar te brengen. Het kan echter zijn dat deze twee verschillende bewegingen niet verenigbaar zijn. Daar zullen we de komende jaren achter komen.

Organisaties waarvan de banen cognitieve vaardigheden vereisen, zullen het veel gemakkelijker hebben om zich aan te passen. Veel organisaties, waaronder Twitter, Microsoft en ook Facebook en Google, bieden flexibele werkregelingen aan en gaan volledig virtueel werken of bieden een hybride versie waarbij werkenden maar een paar dagen op kantoor hoeven te zijn.

Complex werkecosysteem

De standaard werkdag en werkweek zijn aan het verdwijnen. Deze transformatie roept nu al vragen en problemen op die gevolgen hebben voor werkgevers, werkenden, en hele steden. Een paar van de vraagstukken die ontstaan in dit nieuwe ecosysteem:

• Hoe zullen kantoorgebouwen gevuld worden als mensen op afstand werken?
• Zullen de duizenden kleine organisaties die kantoorpersoneel voeden en verzorgen, overleven?
• Waar zal het belastinggeld vandaan komen?
• Hoe zullen nieuwe collega’s elkaar leren kennen?
• Is dit belangrijk voor de productiviteit en de innovatie?
• Zullen organisaties nog steeds al die managers nodig hebben?
• Hoe kan men de prestaties van remote werkers meten?

Maar misschien wel de meest fundamentele vraag is: wat is een modern werkende? Wie en waar zijn die werkenden? Hoe definiëren we ze?

Het zal nog jaren duren voor we antwoorden hebben op deze vragen, maar intussen splitst het personeelsbestand zich op in een complexe vorm die bestaat uit vaste medewerkers, freelancers, deeltijd werkenden, inhuurkrachten, interimmers en consultants.

Recruiters zullen de flexibiliteit, het inzicht, de invloed en de vaardigheden nodig hebben om met deze complexiteit om te gaan.

Flexibel werk

Het zal moeilijk zijn om mensen te overtuigen om te werken voor organisaties die geen flexibel werk toestaan. Sommige organisaties staan flexibiliteit toe binnen bepaalde parameters of met voorafgaande goedkeuring. Slechts weinigen staan echt open voor een gevarieerde, aanpasbare werkweek, ook al wordt het werk snel gedaan en worden alle deadlines gehaald.

Werkende ouders willen tijd kunnen doorbrengen met hun kinderen en willen juist werken als de kinderen slapen of naar school zijn. Anderen zijn productiever in de kleine uurtjes en willen overdag slapen. En weer anderen willen hun roosters afstemmen op hun humeur of de behoeften van hun gezin.

Steeds meer organisaties bieden flexibele werktijden aan en richten zich langzaam op resultaten in plaats van tijd als maatstaf voor prestaties. De meeste managers hebben vandaag de dag nog steeds een-tijd-en-plaats gebonden mentaliteit, maar het accepteren van flexibele werktijden zal uiteindelijk normaal moeten worden.

Recruiters moeten samen met HR-managers bepalen voor welke functies flexibel werken aanvaardbaar is en voor welke niet. Het zal moeilijk zijn om een gevarieerd kandidatenbestand te werven als je organisatie geen duidelijke richtlijnen opstelt over wie op afstand kan werken, de voorwaarden voor flexibel werk en flexibele compensatieplannen.

Virtueel werk

Het is tegenwoordig heel gewoon om vanuit huis of op afstand te werken. Vanwege de pandemie en de wens om energie/klimaat te sparen en minder te reizen, staan steeds meer werkgevers dit toe.

Technologie heeft complex virtueel werk mogelijk gemaakt, en veel organisaties hebben besloten deels of volledig virtueel te worden, zonder kantoren of vaste werkplekken. Ongetwijfeld zal deze vorm van werk snel groeien. Sterker nog, de verwachting is dat binnen tien jaar meer dan de helft van de beroepsbevolking op deze manier zal werken.

Recruiters moeten leren om overal te zoeken naar personeel. De vaardigheden die een kandidaat biedt, zullen belangrijker worden dan houding, uiterlijk, cultuur of persoonlijkheid. Al deze zaken worden minder belangrijk naarmate het personeelsbestand zich verder op afstand ontwikkelt.

Veranderende mindsets

Zoals velen al hebben geschreven, bestaan er tussen werkenden aanzienlijke verschillen in hun houding ten opzichte van werk en tijd. Sommige van deze verschillen zijn leeftijds- of ervaringsgebonden, maar andere hebben te maken met een afwijzing van de traditionele manier waarop werk georganiseerd is. Zij verwerpen hiërarchie en ouderwetse beleidsvormen en willen autonomie.

Zelfs het idee van een baan is langzaam aan het verdwijnen. In plaats van een reeks vaardigheden te verzamelen rond een functietitel, is de trend juist om mensen te zoeken die een oplossing voor een specifiek probleem kunnen bieden of een unieke functie kunnen vervullen. Werk begint meer op consulting te lijken, waarbij een consultant wordt ingehuurd voor zijn expertise zonder rekening te houden met traditionele arbeidsvoorwaarden.

Lees het hele artikel van Wheeler hier verder, met onder andere meer over hoe banen worden opgeknipt in skills en vaardigheden.

1.  Flexibiliteit

De toekomst is onvoorspelbaar. Zo verscheen in juli 2020 ons eerste artikel over de terugkeer naar kantoor. Een beetje naïef blijkt nu, maar het geeft aan dat we toen niet beter wisten. Als je niet weet wat komen gaat, is flexibel zijn de beste aanpak.

De afgelopen twee jaar hebben medewerkers en organisaties ontdekt dat veel werkzaamheden ook prima buiten kantoor kunnen worden gedaan. Uit onderzoek blijkt dat 58 procent vindt dat hybride werken de productiviteit verhoogt. En veel van de medewerkers lijkt daar nu ook de voorkeur aan te geven.

Om ervoor te zorgen dat de medewerkersbetrokkenheid hoog blijft en medewerkers hun werk zo goed mogelijk blijven uitvoeren, is het raadzaam met iedere medewerker te overleggen hoe zij denken dat ze hun werk het beste kunnen doen, en een flexibel hybriderooster op te stellen dat voor hen en de organisatie werkt.

2.  Vertrouwen

De maatschappij draait om vertrouwen. En dat geldt ook voor de werkplek. Om ervoor te zorgen dat hybride werk werkt voor zowel medewerkers als de organisatie, is een solide basis van vertrouwen van fundamenteel belang. Vertrouw erop dat leiders zorgen voor het welzijn van de medewerkers, en geef medewerkers het vertrouwen dat ze hun werk doen zoals beloofd.

Lange tijd vonden veel kantoorwerkers dat thuiswerken gewoon een vakantie was waarin voor de vorm af en toe een e-mail werd verstuurd. En bij sommige werkplekken heerst die gedachte nog steeds, dat bleek ook uit de toegenomen vraag naar monitoringssoftware in coronatijd. En dat terwijl zoveel medewerkers al hebben bewezen dat ze hun werk net zo goed doen – misschien wel beter – terwijl ze nog in een badjas lopen. Er is geen truc om vertrouwen te creëren, maar het is een gegeven dat je het vertrouwen terugkrijgt dat je zelf hebt gegeven.

3.  Communicatie

Een hybride werkomgeving zal pas werken als er duidelijk en open met de medewerkers wordt gecommuniceerd. Het geheel van werken is ontworpen voor op kantoor, maar om een succesvolle hybride werkomgeving te creëren is het nodig virtueel te denken. Werk daarom bij het opzetten van een hybride werkstructuur van buiten naar binnen. Probeer bijvoorbeeld een training te plannen over effectiever samenwerken in een virtuele omgeving. Zo werken alle medewerkers allemaal vanaf dezelfde plek, ook al zijn ze niet op dezelfde locatie.

Als medewerkers wel op kantoor worden verwacht, geef ze dan ook een goede reden om te komen. Het verkeer is een bron van ergernis, dus maak de rit de moeite waard en zorg dat het niet als tijdsverspilling wordt gezien. Ontwikkel een aantrekkelijke propositie en communiceer alle positieve redenen waarom de reis naar kantoor zeker de moeite waard is.

Het begint aan de top

Als je een goede basis kunt leggen van flexibiliteit, vertrouwen en communicatie met jouw hybride personeelsbestand, creëer je teams die succesvol zijn in hun werk, op welke locatie de medewerkers hun werk ook verrichten.