Waarom HR-technologie cruciaal is voor het aantrekken en behouden van seizoensarbeiders

Volgens Tiffany McGowen, vice-president talentwerving bij HR- en softwarebedrijf Paycom, zijn onboarding- en salaristechnologie van cruciaal belang voor bedrijven om waardevolle seizoensarbeiders aan te trekken en te behouden. Met een personeelsbestand dat organisch gegroeid is van 40 naar meer dan 7.000 werknemers heeft McGowen veel ervaring met diverse wervingsstrategieën die geschikt zijn voor verschillende soorten werknemers.

Seizoensarbeiders aantrekken

Geld blijft een belangrijke factor bij het aantrekken van seizoensarbeiders, zegt McGowen. Concurrerende lonen zijn nodig om de beperkte talentenpool aan te trekken die in deze korte periode beschikbaar is. Daarin zitten kandidaten die op zoek zijn naar vakantiebaantjes om extra inkomen te verdienen of omdat die banen passen in een schema dat is opgebouwd rond school- of andere verplichtingen. Voor veel werkzoekenden zou dit een van hun eerste banen kunnen zijn, terwijl anderen misschien een nieuwe rol als tweede baan op zich nemen. Maar een mooi salaris is niet altijd genoeg.

Kandidaten bouwen een beeld op van de organisatie voordat ze zelfs maar hebben gesolliciteerd. McGowen benadrukt het belang van aantrekkelijke vacatureteksten om duidelijke verwachtingen te scheppen en om zo tijd te besparen voor zowel recruiters als sollicitanten. HR-techoplossingen met geautomatiseerde tools analyseren de taken en genereren nauwkeurige beschrijvingen. Generatieve AI, die in 2024 in veel HR-techoplossingen wordt aangetroffen, kan helpen bij het boeiend en inclusief schrijven van vacatureteksten.

Inwerken seizoensarbeiders

Zodra nieuwe medewerkers klaar zijn om te beginnen, willen werknemers en managers aan de slag zonder tijd te verspillen aan administratieve taken. Door  communicatie ondersteund door technologie voorkom je vanaf de eerste dag verwarring bij nieuwe medewerkers.

Op de HR-technologiemarkt zijn er communicatie-apps en -tools beschikbaar waarmee werkgevers details kunnen overbrengen, zoals waar ze kunnen parkeren, wat ze kunnen verwachten op het gebied van beveiliging en waar ze kunnen lunchen. Allemaal voordat werknemers op hun werkplek arriveren. “Die dingen zijn belangrijk”, zegt McGowen.

Onboardingsproces stroomlijnen

Volgens McGowen zorgt deze zinvolle en efficiënte onboarding ervoor dat nieuwe medewerkers het gevoel krijgen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt door zich bij de organisatie aan te sluiten. Het implementeren van gebruiksvriendelijke technologie kan ook het onboardingproces stroomlijnen en digitale trainingsmogelijkheden bieden, waardoor nieuwe medewerkers zich voorbereid en gewaardeerd voelen. Nieuwe medewerkers worden doorgaans geconfronteerd met tientallen oriëntatietaken, die vaak eerder tot stress dan tot vertrouwen leiden.

Taken zoals papierwerk en het invullen van formulieren kunnen van tevoren worden gedaan, waardoor tijd wordt bespaard voor HR en nieuwe medewerkers. HR-techsystemen maken op maat gemaakte workflows, checklists en trainingsmodules mogelijk die zijn afgestemd op specifieke rollen en teams.

Seizoenspersoneel en missie van de organisatie

Andere producten bieden virtuele trainingssessies, interactieve tutorials, video’s en gamificatie, die allemaal kunnen worden gebruikt door werknemers die nog geen voet hebben of zullen zetten in bedrijfskantoren waar HR is gehuisvest. “Iedereen is belangrijk”, zegt McGowen, die HR-leiders eraan herinnert dat niet iedereen hetzelfde leert of toegang heeft tot dezelfde technologie.

Volgens Gallup is slechts één op de tien werknemers het er sterk mee eens dat hun organisatie een uitstekende onboarding-ervaring biedt. Het gevolg is dat nieuwe medewerkers de unieke missie of waardepropositie van de organisatie mogelijk niet volledig omarmen.

Hoewel seizoenspersoneel misschien maar kort in dienst is, hebben velen rechtstreeks contact met klanten. Deze interacties vinden vaak plaats tijdens zomervakanties of excursies van klanten, wat zeer betekenisvolle momenten zijn. Negatieve klantervaringen kunnen een blijvende impact hebben op het merk van de organisatie.

Wees transparant over de betaaldag

Het huidige assortiment HR-technologie biedt volledig inzicht in de inkomsten. Op veel platforms kunnen werknemers hun inkomsten goedkeuren, controleren op fouten en duidelijk zien hoeveel ze van tevoren betaald krijgen. Door dit soort technologie hoeven salaristeams minder achteraf te corrigeren en heeft de werknemer de verantwoordelijkheid om zijn tijd te valideren, zegt McGowen.

Fouten in de loonadministratie zaaien twijfel in de hoofden van de seizoenarbeiders en veroorzaken een verlies van vertrouwen in de werkgever. Dit kan exponentiële schade veroorzaken, zegt McGowen, omdat deze populatie een pijplijn is die potentieel kan overgaan van werkgelegenheid voor de korte termijn naar werkgelegenheid voor de lange termijn.

Hoewel technologie een cruciale rol speelt, benadrukt McGowen hoe belangrijk het is om dit in evenwicht te brengen met een persoonlijke benadering. Ze merkt op dat mensen een telefoontje nog steeds waarderen, maar ook van sms’en en andere digitale communicatievormen houden.

Dit artikel is een vertaling van Why HR technology is key for attracting and retaining seasonal workers op de website van HR Executive.