Investeren in HRtech, ongeacht budget

Sascha Becker, managing director bij Proof en Leo van de Voort, internationaal bestuursadviseur, betogen in een artikel op CHRO.nl dat er niet of nauwelijks wordt gekeken naar wat medewerkers en hun prestaties nu daadwerkelijk waard zijn voor de organisatie. Volgens hen wordt HR vooral gezien als een kostenpost, waar gemakkelijk in geschrapt kan worden. Als dat het geval is, wordt het lastig om budget vrij te krijgen voor HR en meer specifiek voor HRtech.

Uit de HR Budget and investment trends 2024 van Gartner blijkt dat HR-technologie wel de belangrijkste investeringsprioriteit heeft voor HR-leiders. En dat al meerdere jaren op rij.

Het Sapient Insights 2024–2025 HR Systems Survey Report laat zien dat de plannen voor HRtech-uitgaven op jaarbasis stabiel zijn gebleven. 41% van de meer dan 3000 organisaties die meewerkten aan het onderzoek, wil het budget voor HRtech de komende 12 maanden verhogen. Daartegenover staat dus wel een meerderheid van de organisaties die het budget gelijk houden of zelfs wil verlagen. 

De What’s Keeping HR Up at Night?-enquête van HR Executive laat een nog minder rooskleurig beeld zien. Hieruit blijkt dat slechts 17,7% van de respondenten verwacht dat hun organisatie in 2025 HR-technologiebudget heeft om te investeren in nieuwe middelen.

Geen budget, toch investeren

Op de website van HR Executive geeft Cliff Stevenson, directeur onderzoek bij Sapient adviezen om toch te kunnen investeren in HR-technologie, ongeacht de hoogte van je budget. Zijn eerste tip is om gegevens te verzamelen die de behoefte aan extra middelen aantonen. “Laat deze gegevens zien aan degenen die de touwtjes in handen hebben en houd ze up-to-date voor de volgende budgetcyclus.”

Gebruik alle functionaliteiten

Uit het rapport van Sapient blijkt dat slechts 8% van de mkb-organisaties gebruik maakt van de AI-functies die zijn ingebed in hun HR-technologie. Bij grotere organisaties ligt dit percentage hoger, maar nog altijd gebruikt de meerderheid deze functionaliteiten niet. Een tweede advies van Stevenson is dan ook om nauw samen te werken met leveranciers, om ervoor te zorgen dat het HR-team de functionaliteit van hun bestaande systemen volledig begrijpt.

Daarnaast is het goed om de HR-systemen te analyseren om te zien of er geen overlappingen zijn. Het aanpakken van zaken die overbodig zijn, kan mogelijk helpen om kosten te verlagen en budget vrij te maken. 

Clusteren

Nu HR-systemen steeds complexer worden, ziet Stevenson een trend onder sommige organisaties om platform-clusters te adopteren. Deze clusters bestaan ​​uit afzonderlijke HR-systemen die nauw met elkaar verbonden zijn en functioneren als een verenigd netwerk. Door nieuwe investeringen te prioriteren rond een clustermodel, kunnen organisaties een effectievere omgeving creëren en de uitdagingen van de groeiende systeemcomplexiteit verminderen, zegt hij.

Businesscase bouwen

Wil je dan toch meer budget krijgen voor HR-technologie, dan is het volgens Rebecca Wettemann, CEO van het brancheanalistenbureau Valoir, nodig om buiten de muren van HR te kijken. Zij stelt dat HR-leiders soms in een HR-mindset vervallen en de bredere impact op de onderneming uit het oog verliezen. HR moet beter worden in het praten over de voordelen die HR-technologie kan bieden buiten de muren van HR.

Ook zouden HR-leiders volgens Wettemann hun benadering van businesscases moeten herformuleren. Veel HR-leiders hebben moeite met het bouwen van een sterke businesscase voor het veiligstellen van budgetten voor HRtech. Ze zegt dat een businesscase niet alleen een hulpmiddel moet zijn om budget te krijgen. Het moet dienen als een routekaart voor het implementeren van HR-technologie, het stimuleren van acceptatie en het aantonen van de bedrijfswaarde die het oplevert.

Ze adviseert HR-leiders om strategieën van sales en marketing over te nemen door productiviteits- en efficiëntiewinsten te kaderen in termen van groei en winstgevendheid. Wettemann merkt op dat veel HR-leiders moeite hebben met het veiligstellen van budgetten omdat ze zich te veel richten op het perfectioneren van gegevens over de impact op het bedrijf. Daarentegen vertrouwen sales- en marketingteams vaak op geïnformeerde schattingen van potentiële voordelen om hun technologie-investeringen te rechtvaardigen en vol vertrouwen vooruit te gaan.