‘HR moet rol pakken in herverdelen van werk in het AI-tijdperk’

Tekst: Eveline Meijer. Beeld: Workday

Voor 59% van de mensen geldt dat AI werk op productieve wijze versneld heeft, maar 84% ervaart nog steeds drukke dagen zonder echte vooruitgang. Het zijn twee cijfers die tijdens Workday Elevate in Zaandam op 20 mei op het scherm getoond worden. 

“Maakt AI dus echt tijd vrij om te innoveren en nieuwe dingen te doen? Dat is volgens mij niet wat we nu zien”, concludeert Angelique de Vries-Schipperijn, president van de EMEA-regio bij Workday, op het podium. “Iedereen praat over AI, iedereen doet er wat mee en het zit in de eerste processen, maar in veel gevallen blijft het nog wat aan de kant staan.”

AI verandert werk

Dat we de beloofde productiviteitswinsten nog niet behalen, heeft onder meer te maken met het feit dat dit niet zomaar een technologische verschuiving is. AI verandert namelijk niet alleen de technologie die we gebruiken in ons werk, maar ook hoe werk gedaan wordt. Idealiter wordt werk immers deels overgenomen door AI-agents, zodat menselijke werknemers meer tijd over hebben voor andere zaken. Maar om dat te bereiken, moet AI echt onderdeel worden van de diepere werkprocessen. 

Toch behandelen de meeste organisaties AI nog vooral als een ‘gewone’ technologie, die je invoert met adoptieprocessen en trainingen. Dat blijkt ook uit cijfers van Workday zelf. Bij 90% van de klanten van het bedrijf werken medewerkers dagelijks met AI, maar 89% heeft zijn processen en functieomschrijvingen daar nog niet op aangepast.

AI is meer een visie dan een business case

“Dus als je nadenkt over het plannen van je resources voor de toekomst, dan zit daar nog een enorm gat. Mensen gebruiken AI en raken er vertrouwd mee, maar het wordt nog niet gebruikt voor het plannen van je organisatie of het optimaliseren van je processen”, stelt Hette Mollema, VP Netherlands bij Workday.

• Lees ook: Waarom de meeste HR-tech-stacks nog niet klaar zijn voor AI

Waar ligt dat dan aan? Volgens Mollema speelt onder meer dat bedrijven graag een business case willen maken, voor ze daadwerkelijk met iets aan de slag gaan. “We zijn nu allemaal op zoek naar die productiviteitsverbetering: doe hetzelfde werk met minder mensen. Maar dat moet niet je doel zijn. Je moet geloven dat AI jouw bedrijf gaat verder helpen. En als je er niets mee doet, dat je gaat achterlopen op de concurrentie die er wel mee aan de slag gaat. Wat mij betreft is AI dus meer een visie dan een business case.”

Is AI verantwoordelijkheid van HR of van IT?

Het advies van De Vries-Schipperijn is dan ook eenvoudig: ga gewoon met AI aan de slag. “Zelfs als je geen business case hebt: ga wat met AI doen. Een business case volgt daarna vanzelf”, zegt ze.

Over wat daarvoor nodig is, is al veel geschreven. Denk aan het op orde hebben van de data: AI heeft schone en eenduidige data nodig, die bij voorkeur op één enkele plek staat, in plaats van versnipperd over diverse systemen. Ook moeten regels en controles geïmplementeerd worden, om te zorgen dat AI niet ontspoort.

• Lees ook: EU AI Act vergroot druk op werkgevers: kloof tussen AI-gebruik en vertrouwen groeit

Veel hiervan is een verantwoordelijkheid van IT. Maar het risico bestaat dat we de volledige verantwoordelijkheid over AI daar laten liggen. Dat terwijl HR ook een eigen, duidelijk afgebakende verantwoordelijkheid heeft, vindt Mollema. “HR is niet technisch verantwoordelijk. Niet voor AI en ook niet voor data. Maar HR is wel verantwoordelijk voor de menselijke kant: wat moet iemand kunnen, waar moet de ‘human in the loop’ zijn en waar hoeft dat niet? En HR moet die rol ook claimen, want voor je het weet gaat IT dat bepalen.”

Wanneer komt de mens?

HR heeft daarmee onder meer de verantwoordelijkheid om te zorgen dat werknemers over de juiste vaardigheden beschikken om met digital agents te werken. Bijvoorbeeld door de juiste trainingen aan te bieden aan mensen die nog meer ondersteuning nodig hebben.

Het is een taak van HR om mee te denken welke rol een digital agent heeft

Maar HR speelt volgens Mollema ook een rol in hoe het werk georganiseerd wordt, nu AI zijn intrede doet. HR is bij veel bedrijven nu immers ook al betrokken bij hoe werk georganiseerd wordt. “Daarom denk ik dat het een taak van HR is om mee te denken welke rol een digital agent in een organisatie heeft. Wat doet de mens en wat doet de agent?” 

Als voorbeeld noemt hij het proces voor het aanvragen van vakantiedagen. Daarvoor moet vooral in de planning gekeken worden of een vrije dag niet tegelijk met allerlei andere vrije dagen valt. Een AI agent kan dat prima op eigen houtje vaststellen. “We vinden het allang normaal dat dit zonder menselijke tussenkomst gebeurt.” Maar bij andere processen is dat niet per se het geval. Dan is menselijke tussenkomst nog wel nodig, al is het alleen maar om de uiteindelijke goedkeuring te geven.

HR opleiden over AI

Uitdaging hierbij is dat HR-werknemers zelf ook voldoende van AI moeten begrijpen voor ze kunnen bepalen hoe het werk opnieuw kan worden ingericht. “Ik denk dat HR al wel een slag heeft gemaakt”, concludeert Mollema. “Ze weten wat een Large Language Model is, wat het doet, hoe je het verrijkt. En wat het betekent als je het binnen een organisatie gebruikt of in het publieke domein. Maar er is nog meer bij te leren.”

AI-gebruik stimuleert meer AI-gebruik

Veel werknemers gebruiken AI al in hun dagelijkse werkzaamheden, zo ook bij HR-afdelingen. Denk aan het schrijven van vacatures en baanprofielen, het snel maken van samenvattingen, skill-optimalisaties en het selecteren van kandidaten; waar overigens strenge regels voor gelden onder de AVG. 

Dergelijk gebruik van AI is wat Mollema betreft een positieve ontwikkeling. “Doordat mensen nu al dit soort ervaring opdoen, accepteren ze straks makkelijker dat een agent het werk voor ze doet”, legt hij uit. “Dus ik vind het belangrijk dat mensen dat blijven doen. We stimuleren bij Workday ook het gebruik van AI-tools, zodat het werken met AI ‘gewoon’ wordt voor mensen.”