Dit betekenen de nieuwe Europese AI-transparantieregels voor HR

De EU AI Act, in Nederland ook wel de AI-verordening genoemd, is een uitgebreide AI-wet die binnen de Europese Unie geldt. De wet is in 2024 aangenomen en wordt sindsdien gefaseerd ingevoerd. Op 2 augustus ging een nieuwe set regels in, gericht op transparantie.

Concreet gelden vier nieuwe regels voor aanbieders en gebruikers van AI-systemen:

1. Bij AI-systemen zoals chatbots moet duidelijk herkenbaar zijn dat je met een AI en niet met een mens te maken hebt;
2. Deepfakes moeten duidelijk gelabeld worden;
3. AI-content moet herkenbaar zijn als AI-content, bijvoorbeeld via een digitaal watermerk;
4. Organisaties moeten vooraf melden als AI emoties herkent of kenmerken analyseert.

De regels zijn bedoeld om misleiding, nepnieuws, identiteitsfraude en oplichting tegen te gaan. Nu AI zich verder ontwikkelt, kan het immers lastig zijn om te achterhalen of je met een mens praat of een AI-systeem. Nu organisaties dit vooraf moeten aangeven, kunnen gebruikers beter beoordelen met wie of waarmee ze te maken hebben, zo is de gedachte. 

Wat betekent dit voor HR?

De regels hebben ook impact op HR-afdelingen, waar AI steeds vaker wordt ingezet. Denk aan het genereren van vacatureteksten of aan AI-chatbots op vacaturepagina’s. Zo’n AI-chatbot kan vragen van potentiële sollicitanten beantwoorden, zoals over algemene secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat HR-werknemers daar minder tijd aan hoeven te besteden. Er zijn tegenwoordig zelfs tools op de markt waarmee emoties van werknemers herkend worden, om zo hun mentale gezondheid en de sfeer op de werkvloer in de gaten te houden. 

Bij dit soort tools en gebruik van AI moet HR transparant en proactief communiceren dat er AI wordt gebruikt. Sterker nog: uiterlijk bij het eerste contact, dus de eerste interactie, moet de organisatie informatie over het gebruik van AI verstrekken. 

• Lees ook: AI-toepassingen in de dagelijkse praktijk van HR

HR moet erop letten dat dit ook daadwerkelijk en tijdig gebeurt. Bij een gesprek met een chatbot moet de aanbieder bijvoorbeeld al vóór het gesprek begint duidelijk maken dat een gebruiker met een AI praat en niet met een mens. 

De regels gelden bovendien niet alleen voor externe communicatie, zoals met sollicitanten, maar ook voor intern gebruik van AI. Wordt AI ingezet voor communicatie met of naar werknemers, dan moet de organisatie daar ook duidelijk en proactief over communiceren. 

Moet jij je teksten labelen?

De AI-verordening stelt ook eisen aan content die met AI gemaakt is. Dat werkt op twee niveaus. Aanbieders van AI-tools moeten vrijwel alle output – dus foto’s, teksten en video’s die met AI gemaakt of bewerkt zijn – voorzien van een digitale markering. Die markering is niet per se zichtbaar, maar is wel leesbaar door digitale hulpmiddelen. Als gebruiker hoef je daar verder niets voor te doen. De tool doet dit automatisch. 

Maar in sommige gevallen moet je wél zelf actie ondernemen, namelijk door een zichtbaar label toe te voegen aan AI-content. Deze verplichting geldt specifiek voor content ‘die is gepubliceerd om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang’, zo valt te lezen op de website van de Europese Commissie. Dat zijn bijvoorbeeld nieuwsberichten of persberichten.

Wat betekent dat dan voor HR? Een gewone vacaturetekst hoef je waarschijnlijk niet van een label te voorzien. Maar gaat het om een persbericht over bijvoorbeeld een ontslagronde of een rapport over het diversiteitsbeleid van de organisatie, dan kan dat wel het geval zijn. Laat je zo’n tekst volledig door AI schrijven en zet je die ongecontroleerd online, dan moet je hem zichtbaar labelen. Controleer je de tekst wel en pas je hem eventueel aan, dan hoeft dat niet. Want dan draag jij als mens de redactionele verantwoordelijkheid.

In het geval dat je AI-content als zodanig moet labelen, dan heeft de Europese Unie iconen gemaakt die je daarvoor kunt gebruiken. Deze iconen zijn te downloaden via de website van de Europese Commissie. Je kunt deze iconen ook gebruiken voor deepfakes. 

Toezicht en handhaving

Privacytoezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de beoogde toezichthouder op de AI-verordening. Deze organisatie controleert dus of organisaties wel aan de regels voldoen. Daar wordt sinds 2 augustus ook actief op gehandhaafd.  

Wie niet aan de transparantieregels uit de Europese AI-verordening voldoet, kan een flinke boete te wachten staan. Die boete kan oplopen tot 15 miljoen euro of maximaal 3% van de wereldwijde jaarlijkse omzet, zo valt in de wetgeving te lezen. Dat betekent echter niet direct dat het ook zo’n vaart zal lopen. Toezichthouders mogen eerst ook waarschuwingen uitdelen of maatregelen anders dan financiële boetes nemen, afhankelijk van de situatie. 

Wil je zeker weten dat je aan de transparantievereisten voldoet? De Europese Commissie publiceerde in juni een praktijkcode, die beschrijft welke stappen je kunt nemen om aan de gestelde eisen te voldoen. Je kunt de praktijkcode integraal ondertekenen, maar ook alleen bepaalde delen. De AP adviseert gebruikers van AI-systemen die content genereren of manipuleren om zich in de praktijkcode te verdiepen en (onderdelen ervan) te ondertekenen. Op die manier laat je zien hoe je aan de verplichtingen voldoet. 

Meer regels volgen

De transparantieregels zijn niet de enige regels uit de AI-verordening. Eerder werden al eisen over AI-geletterdheid van kracht en verbood de AI-verordening bepaalde AI-praktijken. De komende tijd komen daar nog meer regels bij.

• Lees ook: De Workday AI-rechtszaak: Waarom dit een wake-up call is voor HR in Nederland

Op 2 december volgen de eerstvolgende nieuwe regels. Zo geldt nu voor een aantal bedrijven een korte overgangsperiode. Systemen die AI-inhoud genereren die voor 2 augustus 2026 op de markt waren, hebben vier maanden langer de tijd om aan de markeringsverplichting te voldoen. Zij moeten vanaf 2 december 2026 verplicht een markering meegeven aan content die door AI is gemaakt.

Ook gelden vanaf 2 december nieuwe regels voor AI-systemen die zonder consent seksuele deepfakes en materiaal van kindermisbruik genereren. 

Een jaar later, op 2 december 2027, gaan nieuwe regels in over hoogrisico AI-systemen. Daar volgen nog verdere regels over op 2 augustus 2028 en augustus 2030.