Een urenregistratiesysteem mag geen nieuwe administratieve handelingen creëren

Iemand klokt uit om tien over vijf terwijl zijn werkdag “officieel” tot vijf uur duurt. Of halverwege zijn dienst springt hij bij op een andere afdeling. Of de duur van een doktersbezoek wordt iets lager aangehouden dan daadwerkelijk het geval was. Het zijn allemaal normale, menselijke zaken die plaatsvinden binnen elk bedrijf. Tot zover niets aan de hand. Het wordt pas vervelend als technologie — zoals een urenregistratiesysteem — niet slim genoeg is om dit soort alledaagse uitzonderingen ‘te begrijpen’.

Want dan ontstaat er handmatig werk rondom het systeem om de data alsnog kloppend te krijgen. Denk aan HR-medewerkers die in- en uitkloktijden moeten corrigeren. Of aan ploegleiders die moeten aangeven wie wanneer van afdeling is gewisseld. Voor dat laatste moet een ploegleider vaak aannames of inschattingen doen, wat resulteert in onzuivere data. Het urenregistratiesysteem creëert dan als het ware nieuw administratief werk. En dat werk kan al snel oplopen tot enkele uren per medewerker per week.

Vestzak-broekzak-technologie

Jouw bedrijf heeft dus geïnvesteerd in een urenregistratiesysteem dat weliswaar zaken heeft geautomatiseerd en daarmee handmatig werk overbodig heeft gemaakt. Maar tegelijkertijd heeft dat systeem nieuwe administratieve handelingen gecreëerd. Dat noemen we vestzak-broekzak-technologie. Administratief werk wordt dan verplaatst in plaats van weggenomen.  

Kortom, soms slaat technologie de plank mis. Dat terwijl technologie ons moet ondersteunen. Het moet ons leven of ons werk aangenamer maken. Daarom zeggen wij: first people, then technology. We laten de mens en zijn uitdagingen het vertrekpunt zijn. Van daaruit creëren we gebruiksvriendelijke, elegante producten die relevante problemen oplossen voor mensen.

Slimme software die afwijkingen zelf corrigeert

Als we die filosofie toepassen op een urenregistratiesysteem, dan moet dit systeem dus kunnen omgaan met die alledaagse, menselijke gebeurtenissen zoals hierboven beschreven. We voorzien de software bijvoorbeeld van ‘in- en uitlooptijden’. Die creëren wat marges voor het klokken en dan hoeft een HR-medewerker niet meer elke minuut die iemand eerder of later klokt, te corrigeren. Daarnaast werkt onze software met voorgeprogrammeerde ‘arrangementen’ op basis van de verschillende werktijden (bijvoorbeeld van verschillende ploegen) binnen jouw organisatie. Het urenregistratiesysteem kiest dan automatisch het juiste arrangement aan de hand van de geklokte tijden. 

Dit artikel is eerder verschenen op nedapstaffingsolutions.com.

{cta_arena kop=”Alle HRTech aanbieders op een rij” tekst=”Ben jij op zoek naar passenden en innovatieve #HRTech oplossingen? Gebruik dan onze HRTech Arena. Hierin vind je alle aanbieders per domein.” knop=”Bekijk de HRTech Arena” link=”/hrtech-arena” plaatje=”/uploads/Kennisbank/HRTech-Arena-150×150.png” ctaclass=”cta_arena”}