Dit zijn de verborgen kosten van handmatige planning en gefragmenteerde HR-software

Handmatige personeelsplanning & urenregistratie en niet-gekoppelde HR- en verloningssystemen brengen verschillende nadelen met zich mee. Het handmatig invoeren van werktijden, vakantiedagen, ziekteverzuim en andere afwezigheden kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. Dit leidt onder meer tot onnauwkeurige planningen, onderbezetting en ontevreden klanten. Bovendien kan het niet koppelen van HR- en verloningssystemen resulteren in het niet naleven van complexe arbeidswetten, met juridische gevolgen en boetes als resultaat.

Verborgen kosten

Onderstaande voorbeelden laten zien met welke verborgen kosten je rekening moet houden:

1. Tijdverlies door handmatige processen

Het handmatig invoeren van gegevens kost veel tijd. Medewerkers en managers moeten uren besteden aan het bijhouden van roosters, het registreren van werktijden en het berekenen van salarissen. Dit tijdverlies kan oplopen tot vele duizenden euro’s per jaar aan arbeidskosten. 

2. Fouten in loonadministratie

Handmatige invoer is gevoelig voor fouten, zoals verkeerd geregistreerde uren of gemiste overuren. Dit kan leiden tot onjuiste salarisuitbetalingen. Dat is niet alleen kostbaar, maar leidt ook tot ontevredenheid en demotivatie onder medewerkers. 

3. Hoge kosten door overbezetting of onderbezetting

Een inefficiënte planning kan resulteren in overbezetting of onderbezetting, wat extra loonkosten met zich meebrengt of omzetverlies veroorzaakt. Denk bijvoorbeeld aan een horecabedrijf waar boze klanten weglopen omdat ze te lang moeten wachten.

4. Compliancerisico’s en boetes

Het niet naleven van arbeidswetten en regelgeving door gebrek aan overzicht en integratie kan leiden tot boetes en juridische kosten.

5. Ontevreden klanten door slechte service

Onderbezetting kan leiden tot langere wachttijden en slechtere service, wat klanttevredenheid en -loyaliteit schaadt. Dat verlies aan loyaliteit kost op de lange termijn omzet.

6. Verhoogde kosten voor tijdelijke arbeidskrachten

Bij een slechte planning zijn bedrijven vaak gedwongen om last-minute tijdelijke arbeidskrachten in te huren tegen hogere kosten.

7. Verlies van talent door ontevredenheid

Inefficiënte planning en fouten in loonadministratie kunnen leiden tot ontevredenheid en uiteindelijk tot het vertrek van waardevolle medewerkers. Het kost veel tijd en geld om nieuwe medewerkers te werven en in te werken.

De oplossing: een Workforce Management systeem

De hierboven genoemde verborgen kosten kunnen een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie en winstgevendheid van je bedrijf. Gelukkig is er een oplossing die deze problemen kan aanpakken: een geïntegreerd Workforce Management systeem (WFM-systeem). Een WFM-systeem automatiseert en stroomlijnt personeelsbeheer, waardoor je niet alleen tijd en geld bespaart, maar ook de nauwkeurigheid en tevredenheid verhoogt. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen van een WFM-systeem op een rij: 

• Het automatiseert processen rondom planningen en roosters, waardoor tijd wordt bespaard en medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken.
• Dankzij datagedreven planningen sluiten roosters beter aan op bijvoorbeeld verwachte drukte of het weer.
• Een WFM-systeem maakt inroosteren op basis van kwalificaties mogelijk. Denk aan het altijd inplannen van medewerkers met een BHV-status.
• Het biedt nauwkeurige en realtime gegevens, waardoor fouten worden geminimaliseerd en de loonadministratie altijd klopt.
• Het helpt bij het optimaliseren van personeelsbezetting door inzicht te geven in de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers.
• Een WFM-systeem zorgt automatisch ervoor dat alle gegevens up-to-date en conform de wet zijn. Dat vermindert compliancerisico’s.
• Met een WFM-systeem kunnen medewerkers eenvoudig via mobiele app overal en altijd hun roosters en vakantieplanning inzien en hun beschikbaarheid doorgeven.
• Door betere personeelsplanning zorgt een WFM-systeem ervoor dat er altijd voldoende personeel aanwezig is om een hoge servicekwaliteit te garanderen.
• Het helpt bij het ruim van tevoren plannen van personeel, waardoor de noodzaak voor dure tijdelijke krachten vermindert.
• Het verhoogt de medewerkerstevredenheid door een duidelijke en eerlijke planning en salarisadministratie.

Conclusie

Het handmatig beheren van personeelsplanning en gefragmenteerde HR-software brengt veel verborgen kosten met zich mee die een significante impact kunnen hebben op je bedrijf. Door over te stappen op een geïntegreerd Workforce Management-systeem kun je tot wel 3 procent besparen op loonkosten en tegelijkertijd de efficiëntie, nauwkeurigheid en tevredenheid van zowel medewerkers als klanten verhogen.

Een overzicht van dergelijke systemen, software-aanbieders en experts die je hierbij kunnen helpen, vind je in de HRtechArena.