Stefan Op de Woerd, directeur Visma | Raet: “Door te automatiseren, kunnen we veel vragen bij HR weghalen”

“Ik heb geleerd om vragen om te draaien als ik verandering wil. Vraag dus niet óf het efficiënter kán, maar hóé.” Aan het woord is Stefan Op de Woerd, directeur van Visma | Raet. 

Op de Woerd richtte in 2018 Dialog op, voor het stimuleren van het goede gesprek tussen mensen. Dialog werd in 2021 overgenomen door Visma | Raet. Sinds 1 september 2024 is hij directeur van Visma | Raet. 

“Ik vraag m’n medewerkers: ‘Straks doen we het werk in de helft van de tijd. Hoe pak jij dat aan? Er zijn geen beperkingen want jij bent de baas’. Als je de vraag zo stelt, worden er radicaal andere keuzes gemaakt. Mensen komen met ideeën waar je zelf nooit aan hebt gedacht. En het mooiste – die voer je direct samen uit. Je geeft teams niet alleen vrijheid, maar ook verantwoordelijkheid.”

“Tooling en tech zijn geen doel op zich, technologie is altijd een middel om iets anders te bereiken. Vanuit dat idee heb ik Dialog opgericht en vanuit dat idee ben ik begonnen bij Visma | Raet.”

Hoe zet je HR-technologie dan zo in dat er iets verandert?

“Pak een proces in een organisatie dat verplicht is en maak dat makkelijker, leuker, beter en efficiënter met HRTech. Als iets optioneel en vrijblijvend is, dan ben jij druk, dan ben ik druk, dan is iedereen altijd druk.

Of klanten het gevoel hebben dat wij waarde toevoegen, hangt af van de mate waarin wij processen kunnen automatiseren. Dat merken we bij Visma | Raet. Door te automatiseren kunnen we veel vragen bij HR weghalen óf helpen bij uitdagingen op de arbeidsmarkt.

Daarin is eenvoud cruciaal – maak het zo toegankelijk mogelijk voor gebruikers. Wij hebben flink geïnvesteerd in onze Youforce app. Hiermee kunnen medewerkers, waar ze ook zijn, alles regelen op elk moment. Ziek melden of verlof aanvragen? Met onze app regel je dat in drie klikken – iets wat concurrenten niet bieden. Zo help je mensen dus.”

Niemand vindt het erg om verschillende apps op z’n telefoon te hebben, wel als die niet communiceren en je overal opnieuw in moet loggen.

Hoe helpt tech bij uitdagingen op de arbeidsmarkt, zoals personeelstekorten?

“Kijk, als organisaties nu zo werken dat het lastig is om doelen te behalen, dan moeten ze óf accepteren dat ze minder doen en dus minder groeien, óf ze moeten de arbeidsproductiviteit flink verhogen. Dat laatste kan met technologie. 

Een klein voorbeeldje uit de zorgsector, waarmee je al echt het verschil kunt maken. Vaak wordt gedacht dat geld het probleem is in de zorgsector, maar de werkelijke uitdaging zit bij het aantal uren dat mensen werken. Veel zorgmedewerkers hebben kleine contracten van 12 of 24 uur. Hoe kun je daar slim mee omgaan? 

Onze app biedt hier een oplossing met zogeheten smart triggers. Want wat als we iedereen met een deeltijdcontract af en toe eens kunnen prikkelen: ‘Hé, ben je benieuwd hoeveel je netto extra verdient als je vier uur meer werkt in de maand?’ Denken die vervolgens: ‘dat lijkt me wel wat’, dan kunnen zij direct een contractwijziging aanvragen. Geen gedoe meer met HR of eindeloze mailtjes – de medewerkers willen het gewoon zo kunnen fixen. Want negen van de tien keer hebben ze dit al besproken met hun manager. Met dit soort slimme toepassingen willen we een contractwijziging super simpel maken. 

“In een zorgorganisatie met achttienduizend medewerkers had tien procent gecheckt wat ze netto zouden overhouden. Achttienhonderd man dus, dat is nogal wat. Door telkens mee te denken met onze klanten, creëren we oplossingen voor problemen waar klanten tegenaan lopen. Dat is de kracht van technologie.” 

Heb je nog een voorbeeld hoe tech drempels wegneemt en processen eenvoudiger maakt?

“Ja, bijvoorbeeld bij ziekteverzuim. Meldt een medewerker zich ziek, dan krijgt de leidinggevende een automatische suggestie om contact op te nemen. Dat simpele gebaar verkort vaak de verzuimduur.

Als leidinggevende moet je ook een notitie maken over het verzuim, maar je mag wettelijk geen medische details noteren. Stel, je schrijft: ’Ik heb met Stefan gesproken, hij heeft zijn been gebroken, maar verwacht over twee weken weer te kunnen werken.’ Dan waarschuwt het systeem. ’Let op! Dit mag niet.’

En je krijgt meteen een suggestie hoe dit correct te formuleren, zoals: ’Gesproken met Stefan. Verwachting: over twee weken terug op werk.’ Met één klik kun je dit overnemen. Zo wordt het werk makkelijker én blijf je binnen de regels.” 

Hoe gebruiken jullie AI?

“Veel organisaties hebben een HR-handboek, vol met regelingen, uitzonderingen en mogelijkheden. Meestal zijn dat saaie, statische documenten die ergens op het intranet staan. Geen enkele medewerker zit erop te wachten om alles zelf uit te pluizen, dus bellen ze HR. Vervolgens moet iemand daar alles opzoeken en weer terugkoppelen. 

Wij zijn nu bezig om al die regelingen in een AI-tool te verwerken in de Youforce-app. Zo kun je straks gewoon je vraag in de app stellen en krijg je meteen de relevante artikelen uit het handboek die op jouw functie van toepassing zijn. Dat scheelt medewerkers én HR enorm veel tijd.”

De HR-wereld is een informatiejungle. Het wemelt van de tools, en de oplossingen. Hoe maak je als professional nog keuzes?

“Deze markt is zeer dynamisch en in beweging. Dat betekent dat er heel veel organisaties zijn die problemen menen te herkennen en daarvoor een slimme oplossing bedenken. Dat noemen ze in jouw en mijn vaktaal ‘point solutions’. Ze pakken een klein probleem en lossen dat supergoed op. 

Die losse oplossingen zijn op zich niet het probleem. Kijk maar naar je telefoon: daar staan waarschijnlijk tientallen apps op verschillende schermen. Dat vindt niemand erg. 

Het echte probleem is dat al die tools vaak niet goed samenwerken. Veel bedrijven kiezen daarom óf voor een alles-in-één-systeem dat niet altijd even innovatief is, óf voor losse tools, maar dan raak je het overzicht kwijt. HR moet vervolgens allemaal aparte contracten afsluiten, iedereen heeft aparte logins en de apps werken niet met elkaar samen. Dat zorgt voor frustratie en inefficiëntie.”

Wat gebeurt er in de markt?

“Je ziet dat de markt twee kanten opgaat. Aan de ene kant is er de ERP-aanpak, zoals bij AFAS: één simpel systeem dat alles op een basale manier regelt. Dat leek een tijdje ideaal, omdat mensen overweldigd waren door alle technologie. Maar nu zien we steeds duidelijker de beperkingen daarvan. Het klinkt handig, maar je mist vaak innovaties die juist veel waarde toevoegen. 

Bij Visma | Raet kiezen we voor een andere aanpak. We combineren de kracht van gespecialiseerde tools, zoals voor performance management, onboarding en medewerkerstevredenheid, in één systeem. Alles valt onder één contract en werkt via één login. Zo krijg je het beste van twee werelden: de innovatie en flexibiliteit van losse oplossingen, maar wel met de efficiëntie van een centraal systeem.

De oplossing is dus niet om alles in een ouderwets, minimaal systeem te proppen. Nee, je wilt één platform waarin alles samenwerkt, zonder gedoe met aparte inloggegevens of losse contracten. En dat doet Visma | Raet denk ik supergoed.”

Hoe flexibel is jullie automatisering?

“Bij Raet staan we bekend om onze flexibiliteit in automatisering. Wat betekent dat precies? Wij ondersteunen élk HR-proces op de manier waarop jouw organisatie het heeft ingericht. Veel andere aanbieders claimen ook alles te kunnen automatiseren, maar vaak alleen volgens hún standaard. Wil je iets anders? Dan noemen ze dat ‘maatwerk’ en moet je dure IT-specialisten inschakelen om het aan te passen. Bij ons is dat niet nodig. Wij bieden volledig geautomatiseerde oplossingen die zich aanpassen aan jouw processen – en dat is behoorlijk uniek.”

Iets heel anders. Jij begon ooit bij het Korps Mariniers. Zijn er dingen die je daar hebt geleerd die je nog iedere dag gebruikt?

“Ja: niet lullen, maar doen.”

Dat klinkt makkelijk. Is het zo simpel?

“Executiekracht is alles. In veel organisaties wordt heel veel gepraat. Er worden veel meningen gegeven. Maar besluiten nemen en die vervolgens uitvoeren, daar zit echt de crux. Strategie is natuurlijk superbelangrijk in een organisatie, maar je kunt nog zo’n goed verhaal hebben, zonder actie houdt alles op. Ik heb geleerd dat het draait om executiekracht: hoe zorg je ervoor dat je organisatie snel, slim en efficiënt besluiten kan uitvoeren? Dáár maak je het verschil.”

Precies, hoe doe je dat?

“Je kunt met elkaar afspreken dat je altijd concreet maakt wat er gaat gebeuren en wanneer iets af moet zijn. Dat kun je trainen. Daar kun je gewoon afspraken over maken. En vervolgens moet je het natuurlijk gewoon doen. Is dat altijd makkelijk voor mensen? Nee, maar dat is wel een verandering die je door kunt voeren.

En daarnaast: maak dingen simpel. Hoe kun je slimme triggers creëren zodat je mensen verleidt bij te dragen aan de oplossingen op het gebied van kosten of gebrek aan personeel? Dat zijn de twee uitdagingen waar elk bedrijf voor staat. Alles wat wij doen moet aan die twee uitdagingen bijdragen.

Natuurlijk zijn er ook ingewikkelde dingen die we moeten bedenken met elkaar. Daar zijn we ook mee bezig. Maar vaak wordt het laaghangende fruit niet geplukt. Dus kies voor simpel, simpel, simpel. Uitvoeren, uitvoeren, uitvoeren.”