Drie verkeerde veronderstellingen bij het implementeren van HRTech

Voor elk van deze uitdagingen is het potentieel voor HR om een waardevolle bijdrage te leveren door middel van technologie immens. Dankzij geavanceerde tools en systemen die zijn gebouwd voor regelmatige verbetering en schaalvergroting, kan HR veranderen van een traditionele administratieve functie in een strategische krachtpatser die het succes van de organisatie stimuleert.

De sleutel is om technologie-initiatieven af te stemmen op de overkoepelende doelen van de organisatie, zodat elke technologische investering tastbare voordelen oplevert, waarde creëert en het personeelsbestand effectief ondersteunt. We kunnen geen vertrouwen winnen als we ons alleen bekommeren om productiviteitswinst. We moeten mensen centraal stellen om de bedrijfsprestaties te verbeteren.

We zetten hoog in met de technologiekeuzes die we maken. In 2024 is HR-technologie een kritieke pijler die de groei van de organisatie, de betrokkenheid van werknemers en de operationele efficiëntie ondersteunt. Maar pas op: HR-technologie verkeerd gebruiken is niet alleen een hikje, het is een potentiële ramp.

Drie verkeerde veronderstellingen bij het implementeren van HRtech

Verkeerde veronderstelling 1: “We hadden een […]-technologie (Bijv. CRM) nodig.”

Als je niet in staat bent om effectief de juiste mensen aan te werven, kan dat te maken hebben met de manier waarop je een zorgvuldig samengestelde pijplijn van talent creëert, voedt en converteert. Als dat zo is, is een CRM misschien de oplossing.

Maar de wens “we moeten sneller/beter/goedkoper aanwerven” wordt te snel opgevat als: “we hebben een CRM nodig”. Zelfs als je de behoefte aan technologie vaststelt, is dat slechts een deel van je oplossing. Als je het systeem uit de doos haalt en de fabrieksinstellingen aanzet, lost het waarschijnlijk niet jouw unieke bedrijfsprobleem op of houdt het geen rekening met de nuances die je nodig hebt. We moeten technologie eerder zien als iets wat we blijven vormgeven naar onze behoeften.

Zelfs als je de behoefte aan technologie vaststelt, is het slechts een deel van je oplossing.

Advies: Spring niet te snel naar technologie als oplossing voordat jullie je probleem goed begrijpen.

Verkeerde veronderstelling 2: technologie werkt.

Een schroevendraaier weet niet wat hij moet doen. Het is slechts een stuk gereedschap en heeft sturing nodig om te functioneren. Met HR tech is dit net zo. Onze visie op de gewenste workflow of de reis van de medewerker is een blauwdruk; als ik heb bepaald wat ik moet bouwen, met welk doel en voor wie, kan ik beslissen over de juiste tools voor de taak. Zelfs dan is er nog een mens nodig om ervoor te zorgen dat de tools op de juiste manier worden geselecteerd, gebruikt en onderhouden.

Advies: Technologie heeft een strategie nodig; technologie zelf is niet de strategie. Het is ook niet het bedoelde effect; dat moet je ook ontwerpen.

Verkeerde veronderstelling 3: gebruikersaantallen zijn een maatstaf voor succes

De meeste technologieprojecten leveren niet de verwachte ROI of impact op het personeelsbestand. Volgens Mercer’s Global Talent Trends 2024 neemt 67% van de organisaties nieuwe technologie over zonder hun manier van werken te veranderen.

De financiële verliezen van een mislukt project kunnen duizelingwekkend zijn. Directe kosten zijn onder andere verspilde investeringen in software, implementatiemiddelen en advieskosten. Maar de echte financiële aderlating komt voort uit opportuniteitskosten. Deze middelen hadden succesvolle initiatieven kunnen aandrijven, groei en innovatie kunnen stimuleren, nu zijn het slechts verzonken kosten.

Als het op technologie-implementaties aankomt, denken we dat het gebruikersaantal een maatstaf is voor succes. Dat kan een maatstaf zijn voor levensvatbaarheid, maar het is geen maatstaf voor waarde. Als je duidelijk bent en op één lijn zit wat betreft je visie op succes, beslis dan hoe je vooruitgang en resultaten gaat meten, hoe je gaat beheren en besturen, en hoe je feedback en voortdurende verbetering gaat beheren.

Advies: hoe je technologie presteert op het moment van lancering, is afhankelijk van je voorbereiding tot dat punt. Zie go-live als je startpunt.

Hoger verloop

Een slecht functionerend HR systeem is niet alleen irritant, het is ook een obstakel voor een succesvolle bedrijfsvoering. Medewerkers werken in een rommelig interface, het systeem is traag, belangrijke processen komen stil te staan, productiviteit keldert. Elke minuut van stilstand is verloren omzet en elke gefrustreerde medewerker is een dip in betrokkenheid, vertrouwen en effectiviteit.

Dat zijn de verzonken kosten van HR Tech waar we het te weinig over hebben: de menselijke tol die het heeft. Uit Mercer’s Global Talent Trends bleek dat 42 procent van de HR medewerkers zegt dat het implementeren of upgraden van HR Tech de belangrijkste uitdaging is in hun werkwijze. Daarnaast stelt twee van de drie medewerkers dat hun organisatie niet goed is in het communiceren hoe recente technologie, AI of automatisering hun werkwijze zal verbeteren. We hopen op een wondermiddel om dingen te verbeteren en als dat faalt, lijden mensen daaronder.

Mensen zijn het meest waardevolle onderdeel van je bedrijf. Als zij worden gedwongen om te werken met ineffectieve technologie, zal de frustratie stijgen. Betrokkenheid daalt, productiviteit daalt en wat ooit een gemotiveerd personeelsbestand was, wordt nu een risico. De high-performers binnen je organisatie zullen wellicht verderop kijken.

De noodzaak van de juiste HR Tech

Er staat te veel op het spel om HR-technologie verkeerd te gebruiken. Dit is hoe je ervoor kunt zorgen dat je volgende implementatie een doorslaand succes wordt:

1. Plan, stem af, plan opnieuw: Plan grondig en voer haalbaarheidsstudies uit om technologie af te stemmen op jullie doelstellingen. Betrek de belangrijkste belanghebbenden al in een vroeg stadium; zorg voor overeenstemming over de visie.

2. Betrek belanghebbenden: Betrek verschillende belanghebbenden bij elke fase om ervoor te zorgen dat de oplossing aan hun behoeften voldoet. Diversiteit van stem, perspectief en benodigde waarde is essentieel.

3. Ontwerp voor verandering: Gebruik agile methodologieën voor flexibiliteit en terugkerende verbeteringen. Bedenk wie het onderhoud en de verbetering ervan in de loop van de tijd gaat beheren.

4. Proactief risico’s beheren: Identificeer en beperk risico’s vroegtijdig. Kijk om de hoek met het oog op toekomstige behoeften. Test op alternatieve scenario’s.

5. Continu evalueren: Implementeer voortdurende feedback om de voortgang te volgen en waar nodig bij te sturen. Dit kan onderdeel zijn van een gefaseerde implementatie aanpak en het is zeker onderdeel van een voortdurende optimalisatie aanpak.

6. Kies goede leveranciers: Ga in zee met leveranciers wier visie overeenkomt met jullie visie en strategie.

Je keuzes voor HR Tech bepalen meer dan alleen het nu: ze zijn de blauwdruk voor de toekomst van jouw organisatie.

Dit is een samenvattende vertaling van het artikel: The high stakes of getting your HR technology right op hrexecutive.com