Dit zijn de 5 grootste nadelen van handmatige personeelsplanning en tijdsregistratie

In een orkest moet elke muzikant zijn partij precies op tijd spelen. Als één violist te vroeg of te laat begint, kan dat de hele uitvoering verstoren. Dit vereist niet alleen talent en oefening, maar ook een strakke planning en coördinatie van de dirigent.

Zo werkt het ook bij organisaties. Zonder een goed en geïntegreerd systeem voor personeelsplanning en tijdsregistratie, zijn ze net als een orkest zonder dirigent. Hoe getalenteerd de werknemers ook zijn, een verkeerde planning zorgt voor vertragingen, fouten, en uiteindelijk ontevreden klanten.

De grootste nadelen van deze werkwijze zijn:

1. Het kost te veel tijd

Ga er maar aan staan om werktijden, vakantiedagen, ziekteverzuim, en andere afwezigheden handmatig in te voeren in een systeem of spreadsheet. De kans is groot dat je hier veel te veel tijd aan kwijt bent. Tijd die je ook nuttiger had kunnen besteden.

Natuurlijk kan het ook zijn dat je wel een personeelsplanningssysteem in gebruik hebt, maar je andere HR- en operationele systemen niet hebt geïntegreerd. Denk hierbij aan verloningssystemen, HRM-systemen, ERP-systemen en boekhoudsoftware. In dat geval is het hier niet anders: het handmatig overzetten van gegevens tussen systemen is ook een arbeidsintensieve klus.

2. Verhoogd risico op fouten

Handmatige data-invoer is zeer gevoelig voor menselijke fouten. Zo is een typefout al snel gemaakt en wordt een dubbele invoer vaak over het hoofd gezien. De gevolgen: onnauwkeurigheden in planningen en tijdsregistratie. Medewerkers worden op verkeerde tijden ingeroosterd en afwezigheden worden niet correct geregistreerd. Onderbezetting op cruciale momenten kan de kwaliteit van de dienstverlening beïnvloeden en uiteindelijk leiden tot verlies van jouw klanten en inkomsten.

Bij gebrek aan een naadloze koppeling tussen planningssoftware en andere bedrijfssystemen, zoals verloningssystemen, moeten HR-medewerkers vaak gegevens zoals gewerkte uren, verlofdagen en afwezigheden handmatig overzetten. Ook dit arbeidsintensieve proces is gevoelig voor vergissingen. Zo kunnen invoerfouten leiden tot onnauwkeurigheden in loonstroken en verlofregistraties.

3. Informatie is minder toegankelijk

Handmatig beheerde informatie is niet altijd toegankelijk en transparant voor andere teamleden of afdelingen. De informatie is namelijk niet altijd real-time bijgewerkt en niet gecentraliseerd beschikbaar, zoals bij plannings- en tijdsregistratiesoftware wel het geval is. Dit kan leiden tot onduidelijkheden over bijvoorbeeld wie wanneer beschikbaar is.

Zonder een goed tijdsregistratiesysteem is er nauwelijks zicht op productiviteit door de organisatie heen. Er is immers niet of nauwelijks inzicht in de per afdeling of activiteit bestede uren. Dat bemoeilijkt effectieve besluitvorming.

Daarnaast creëert een gebrek aan integratie met andere systemen een informatiekloof. Cruciale HR- of verloningsgegevens zijn niet automatisch beschikbaar in andere systemen, wat wederom besluitvorming bemoeilijkt en daarnaast zorgt voor meer handmatig werk.

4. Inconsistentie en ontbreken van uniformiteit

Het ontbreekt bij veel organisaties aan een gestandaardiseerde aanpak voor het invoeren en beheren van gegevens. Verschillende medewerkers gebruiken hun eigen methoden, formaten of systemen voor het vastleggen van werktijden, vakantiedagen, afwezigheden, en andere relevante informatie. Dat vertroebelt het inzicht in deze zaken.

Het afzonderlijk bijhouden van gegevens in verschillende systemen kan bovendien leiden tot dubbel werk: dezelfde informatie moet meerdere keren worden ingevoerd. Dit is niet alleen inefficiënt, het verhoogt ook het risico op inconsistenties.

5. Niet voldoen aan wetgeving

De Arbeidswet is complex en verandert regelmatig. Zo moet je als organisatie voldoen aan bijvoorbeeld de maximale werkuren, verplichte rusttijden, en wetgeving betreft overuren. Het bijhouden van deze aspecten vereist de nodige nauwkeurigheid. Een foutje in de planning kan al leiden tot het niet naleven van de wet. Dat kan je duur komen te staan, met mogelijke juridische gevolgen en boetes.

Als personeels- en tijdregistratiesystemen niet gekoppeld zijn aan andere systemen, is het lastig om goed zicht te houden op naleving van arbeidswetten. Het gebrek aan integratie maakt het moeilijker om gegevens samen te brengen en te analyseren. Daardoor zie je sneller iets over het hoofd en riskeer je de regels niet te volgen.

Dirigent voor jouw orkest

Deze 5 nadelen maken duidelijk hoe cruciaal automatisering en een geïntegreerde aanpak is. Software kan hierbij de gamechanger zijn.Zie het als de dirigent die je orkest nodig heeft om in perfecte harmonie te spelen.

Een overzicht van software-aanbieders die je hierbij kunnen helpen, vind je in de HRtechArena.