Kennisdeling: waarom goede initiatieven doodbloeden en wat wél werkt

Hoeveel onschatbare kennis loopt er dagelijks om vijf uur zomaar uw kantoorpand uit? In elke organisatie zit een schat aan impliciete kennis: ongeschreven werkwijzen, best practices en specifieke knowhow die nergens is vastgelegd, maar puur in de hoofden van uw ervaren medewerkers zit. Bijna iedereen onderschrijft dat die kennis geborgd moet worden. En tóch blijven de meeste kennisdelingsinitiatieven halverwege steken.

Dat is opvallend, want aan de bedoelingen ligt het zelden. De wil is er en de technologie ook. Wat kennisdeling laat slagen of stranden is bijna nooit de software, maar de manier waarop organisaties het in hun dagelijkse werk inbedden. Wie ziet waar het in de praktijk vastloopt, kan die valkuilen vermijden en voorkomt dat waardevolle kennis ongemerkt verdwijnt.

Waarom kennisdeling zo vaak doodbloedt

Het wordt behandeld als project, niet als gewoonte

Een kennisdelingsinitiatief wordt met veel enthousiasme gelanceerd: een kick-off, een platform, een paar workshops. Maar zodra de waan van de dag terugkeert, zakt het weg. Kennis delen voelt al snel als iets extra’s bovenop het ‘echte werk’. En wat niet in de dagelijkse routine is verankerd, verdwijnt vanzelf naar de achtergrond.

Het begint te laat

Veel organisaties zetten pas in op kennisborging wanneer een sleutelfiguur al opzegt of met pensioen gaat. Dan is het haasten: in een paar weken proberen vast te leggen wat iemand in decennia heeft opgebouwd. Dat lukt zelden. De vergrijzing maakt dit urgenter dan ooit: in veel sectoren zwaait de komende jaren een grote groep ervaren vakkrachten af, en hun praktijkkennis is niet in een snelcursus te gieten.

Impliciete kennis laat zich moeilijk vangen

De waardevolste kennis is vaak juist de kennis die mensen niet beseffen te bezitten. Een ervaren medewerker die ‘het gewoon aanvoelt’, kan dat niet altijd benoemen, laat staan documenteren. Vraag iemand een handleiding te schrijven en u krijgt de procedures, niet de intuïtie en de uitzonderingen die het verschil maken.

Er is geen tijd en geen prikkel

Kennis delen kost tijd en tijd is schaars. Zolang het delen van kennis nergens wordt erkend of beloond, verliest het de concurrentie met urgentere taken. Wie zijn kennis deelt, geeft bovendien iets weg dat hem of haar onmisbaar maakt. Een drempel die zelden hardop wordt benoemd, maar wel meespeelt.

• Lees ook: 360 graden feedback: waarom veel implementaties stranden — en wat het verschil maakt

Wat organisaties die het wél laten werken anders doen

De bedrijven waar kennisdeling beklijft, hebben een aantal dingen gemeen.

Ze maken er een gewoonte van

Dat zit in kleine, herhaalbare momenten. Kennis wordt in behapbare stukken aangeboden (microlearning), gekoppeld aan concrete praktijkvoorbeelden en onderdeel gemaakt van het dagelijkse werk. Wat in de routine is verankerd, hoeft niet telkens opnieuw te worden afgedwongen.

Ze beginnen op tijd

Kennisborging is iets van alle dagen, geen klus voor het moment dat iemand al opzegt. Door ervaren medewerkers nu al hun kennis te laten overdragen (via mentorschap, opgenomen instructies of zelfgemaakte content) voorkomt u dat die kennis ongemerkt verdwijnt op het moment dat iemand vertrekt.

Ze stemmen de vorm af op de mens

Niet iedereen leert hetzelfde. Volwassenen nemen kennis het best op wanneer die direct relevant is voor hun werk (andragogie), anderen leren vooral door te doen (ervaringsleren) en weer anderen nemen graag zelf de regie over hun ontwikkeling (zelfgestuurd leren). Wie kennisdeling wil laten slagen, biedt meerdere routes aan in plaats van één verplichte vorm:

• E-learning als schaalbare basis: medewerkers leren in hun eigen tempo, waar en wanneer het uitkomt.
• Blended learning voor de combinatie van online theorie en praktijk op locatie.
• Trainingen met een instructeur voor complexe, cultuurgebonden onderwerpen waarbij directe interactie nodig is.
• Sociaal leren en mentorschap, waarbij medewerkers zélf korte video’s, blogs of instructies maken over hun dagelijkse werk.
• Interactieve simulaties die een veilige omgeving bieden om fouten te maken en te corrigeren.

Ze belonen het

Kennisdeling die wordt opgenomen in prestatiebeoordelingen en zichtbaar wordt gewaardeerd, krijgt vanzelf prioriteit. Erkenning is de goedkoopste en effectiefste prikkel die er is.

• Lees ook: Hoe kies je het beste e-learningplatform? Vijf populaire e-learningplatformen vergeleken

Van project naar cultuur

De kern is een mentaliteitsverschuiving. Zolang kennisdeling een initiatief blijft dat u afvinkt, dooft het uit. Het gaat pas leven wanneer leren en kennis doorgeven vanzelfsprekend worden in de organisatie. Dat begint klein: veranker het in de dagelijkse routine, maak het laagdrempelig met toegankelijke technologie en laat zien dat delen loont.

Organisaties die kennisdeling als afgebakend project blijven zien, zien het keer op keer verzanden. Wie het onderdeel maakt van hoe er dagelijks wordt gewerkt, houdt de kennis vast en bouwt een organisatie die sterker en wendbaarder is.

Wilt u kennisdeling structureel verankeren in uw L&D-aanpak? In de uitgebreide gids van iSpring over kennisdeling leest u hoe u kennis borgt en deelt binnen uw organisatie.