Wet loontransparantie: dit moet HR nu al regelen

Hoeveel verdient mijn collega? Welk salaris hoort bij een openstaande vacature? En krijgen mannen meer betaald dan vrouwen binnen een bepaalde functie? Werkgevers moeten binnenkort meer transparantie bieden over dit soort vragen. Naar verwachting gaat de Wet loontransparantie vanaf 1 januari 2027 namelijk in. HR-afdelingen moeten zich daar nu al op voorbereiden. 

De nieuwe wetgeving volgt uit een Europese richtlijn loontransparantie uit 2023, die Nederland nu in eigen wetgeving omzet. De wet gaat naar verwachting op 1 januari 2027 in, al moeten de Eerste en Tweede Kamer het wetsvoorstel nog aannemen.

Volgens het wetsvoorstel mogen werkgevers tijdens de werving niet meer naar het vorige salaris van een sollicitant vragen, en moeten ze voor het eerste sollicitatiegesprek transparant zijn over de salarisschaal die bij de functie hoort. 

Werknemers krijgen bovendien het recht om informatie op te vragen over hun eigen loon en het gemiddelde loon van collega’s die gelijkwaardig werk doen, uitgesplitst naar geslacht. Werkgevers met meer dan honderd werknemers moeten daarnaast periodiek rapporteren over de gemiddelde lonen.

Transparant bij werving

Ook voor HR-afdelingen zit hier flink wat werk in. Beginnend met het informeren van de mensen die zich bezighouden met de werving van nieuw personeel, vertelt Jeffrey Glauber, Product Marketing Manager bij SAP. “Je moet managers en recruiters vertellen dat ze niet langer naar het vorige salaris mogen vragen. Als HR-afdeling moet je dus zorgen dat zij op de hoogte zijn van deze nieuwe regels.”

Daarnaast moet HR bepalen wanneer en waar ze informatie over de salarisschaal delen in het wervingsproces. “Die informatie moet je voor het eerste sollicitatiegesprek delen. Veel bedrijven zetten de informatie in de vacature zelf. Maar hoe dan ook is dat wel iets waar je over na moet denken.”

Gelijkwaardig werk bepalen

Een complexer vraagstuk is hoe je omgaat met de transparantie naar eigen werknemers toe. Zij mogen straks immers informatie opvragen over de gemiddelde salarissen van collega’s die gelijkwaardig werk doen, uitgesplitst naar geslacht. Maar die informatie moet dan wel beschikbaar zijn.

Om dat eenvoudiger te maken, is met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid afgesproken dat de gebruikte begrippen hiervoor aansluiten op de begrippen uit de loonaangifte, vertelt Nieke Dorland, productmanager bij AFAS. “Als je loonaangifte doet, heb je dus al veel voor elkaar.”

Als je loonaangifte doet, heb je al veel voor elkaar.

Maar organisaties moeten nog wel vastleggen wat dan gelijkwaardig werk is. Binnen een bedrijf kunnen tal van functies en functieniveaus zijn, die vergelijkbaar of juist heel verschillend werk omvatten. “Als werkgever moet je dus zorgen dat je je functies in categorieën gaat indelen, waarvan jij zegt dat het werk gelijk of gelijkwaardig is”, verklaart Dorland. Juist over dat soort vraagstukken moet HR zich gaan buigen. 

Grote cao-partijen, bijvoorbeeld in het onderwijs of de zorg, hebben daar volgens Dorland vaak al informatie over: in cao’s zit vaak al een functiehuis dat als leidraad kan dienen. Maar ook dan moet je kunnen uitleggen waarom bepaalde functies in een categorie vallen.

Om hierbij te ondersteunen heeft de Rijksoverheid een handreiking gemaakt voor het maken van de categorieën, met een checklist van alle stappen die je moet zetten.

Hoe deel je informatie over het salaris?

Een volgende vraag is hoe je die informatie vervolgens beschikbaar stelt aan je werknemers. Glauber: “Wil je dat dit een selfservice-ervaring is of vereist dit handmatig werk vanuit het HR-team? Wil je bijvoorbeeld dat werknemers je een e-mail sturen, waarna het HR-team handmatig een rapport opstelt? Of wil je dat werknemers automatisch een rapport kunnen laten genereren via de software die je gebruikt?”

• Lees ook: 6 op 10 bedrijven wil payroll gaan uitbesteden

SAP en AFAS – beide leveranciers van HRtech – hebben daar zelf al wel een aanpak voor bedacht. AFAS gaat een plek inrichten waar het systeem de informatie standaard toont. “Wat is nu het verschil tussen het moeten opvragen en het gewoon opleveren? Dan kun je het maar beter in één keer voor iedereen beschikbaar maken, dan kunnen werknemers de informatie ook gewoon zien”, stelt Dorland.

Ook SAP zet in principe in op een selfservice-optie. “Werknemers kunnen via hun profiel een verzoek aanmaken om een rapport te genereren. Dat rapport verzamelt de informatie en toont jou je salaris en het gemiddelde salaris van collega’s die gelijkwaardig werk doen. En het toont alle criteria die het gebruikt heeft om tot die gemiddelden te komen. Dat geeft een minimale last voor HR-teams”, vertelt Glauber. 

Rapportageplicht over lonen werknemers

Bedrijven met meer dan honderd werknemers moeten straks ook verplicht gaan rapporteren over de gemiddelde salarissen per categorie, uitgesplitst naar mannen en vrouwen. Ook daarvoor kun je in principe dezelfde begrippen gebruiken als uit de loonaangifte, zegt Dorland. 

“Maar het is niet gewoon een aftreksel van de loonaangifte. Het bevat wel dezelfde gronddata, maar die aggregeer je anders, omdat je de categorieën moet hanteren en andere berekeningen moet doen met de bedragen. In de loonaangifte splitst je bijvoorbeeld niets uit naar mannen en vrouwen. Dan lever je de dienstverbanden en inkomstenverhoudingen aan.”

Hoe zit het met uitzendkrachten?

Bedrijven die met uitzendkrachten werken, krijgen met nog een extra uitdaging te maken: wie is verantwoordelijk voor het verschaffen van informatie aan hen? Volgens Dorland is dat waarschijnlijk de inlener, oftewel het bedrijf dat de uitzendkracht inhuurt. “Als jij een werkgever bent met uitzendkrachten, dan moet je dus ook over de mensen die je inhuurt gaan rapporteren. Dan bestaat je rapportage dus uit twee delen: één over je eigen medewerkers en één over de ter beschikking gestelde uitzendkrachten.” 

Maar uitzendkrachten krijgen, net als werknemers, ook recht op inzage in de gemiddelde salarissen voor gelijkwaardig werk. Die informatie kunnen zij straks bij het uitzendbureau opvragen, weet Dorland. Daar ligt dus een taak voor de uitzendbureaus. 

Neem processen onder de loep

Bij alle nieuwe regelgeving ligt de verleiding op de loer om alleen aan de regels te voldoen, en het daarbij te laten. Maar Glauber spoort HR-afdelingen aan om verder te gaan. “Dit is echt een kans om alle processen eens onder de loep te nemen, te zien waar potentiële hiaten zitten en waar je kunt optimaliseren.” 

Dit is een kans om alle processen eens onder de loep te nemen.

Als voorbeeld noemt hij de vacatures, waarin HR vaak de salarisschaal meeneemt. “Kun je dat niet automatiseren? In veel HR-systemen kun je de salarisschaal van een functie automatisch laten doorvoeren in een vacaturetekst. Dan zorg je er altijd voor dat je daar transparant over bent. Deze wet vormt zo echt een kans om voorop te lopen als het gaat om transparantie en gelijkwaardige salarissen.”

Hoe zit het met de AVG?

In Europa geldt ook de privacywetgeving AVG, met daarin strenge regels over de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens. Botst de richtlijn loontransparantie daar niet mee? 

In principe niet. De richtlijn loontransparantie vereist dat bedrijven gemiddelde salarissen van gelijkwaardig werk melden, niet de individuele salarissen van iedere werknemer. Maar bij kleine bedrijven, waar bijvoorbeeld twee of drie mensen bepaald werk uitvoeren, geeft zo’n gemiddelde natuurlijk al vrij veel bloot. In theorie kun je terugrekenen wat het salaris van de andere werknemers dan is. En als slechts één iemand binnen een categorie valt, dan vermeldt het bedrijf dus alleen zijn of haar salaris. 

“In dat geval gaat het recht op transparantie boven de AVG”, zegt Dorland. “Het is niet de bedoeling dat je op individueel niveau gaat rapporteren wat een salaris is. Maar als blijkt dat het daar wel op neerkomt, dan moet je het alsnog wel rapporteren.”