Maandelijkse archieven: februari 2019

Kansen en uitdagingen

Nu steeds meer mensen op afstand werken, wordt er steeds meer nagedacht over de gevolgen die dit heeft voor organisaties. Zo gaan de kosten van de organisatie omlaag wanneer geen of minder werkplekken nodig zijn. Daarnaast is het bij deze manier van werken mogelijk om talent vanuit de hele wereld aan de trekken, en is de organisatie dus niet meer afhankelijk van de poule van potentiële werknemers in de directe omgeving. Een andere kans die werken op afstand biedt, is dat de werkuren beter afgestemd kunnen worden op de behoefte van de medewerker. Een uurtje langer slapen ’s ochtends, ’s avonds een uurtje langer door? Het is mogelijk, en daarmee kan de medewerker werk zo plannen dat hij of zij zo productief mogelijk is.

Aan de andere kant brengt werken op afstand natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. Managen op afstand is immers iets anders dan managen op kantoor, waar het praatje bij de koffieautomaat dagelijkse kost is. Vanuit managementoogpunt wordt nu met name nagedacht over hoe je kan zorgen dat iedereen op afstand ook daadwerkelijk werkt. Eén van de redenen waarom veel bedrijven het lastig vinden om werken op afstand structureel in te voeren, is namelijk de angst voor controleverlies: zijn medewerkers thuis veel afgeleid, en daardoor minder uur aan het werk dan waar ze voor betaald worden? De manager kan niet meer sturen op waarneming, maar wordt gedwongen te sturen op input en output. Deze andere manier van leidinggeven vraagt om een andere aanpak, en daarom ook om andere tools.

Tools die hierbij helpen

Bij op afstand managen staan drie zaken centraal: goede communicatie, time tracking, en planning. Alle drie zijn ze nodig om te zorgen voor een goede afstemming en heldere doelen, zodat ook op afstand uiteindelijk de opgestelde doelen bereikt worden. Planningssoftware kan een goede helpende hand bieden bij een aantal van deze zaken. Zo is planning vaak ingewikkelder bij werken op afstand, bijvoorbeeld wanneer gewerkt wordt vanuit verschillende tijdzones. Tegelijkertijd bleek zojuist al dat de mogelijkheid tot zelf plannen één van de voordelen is van op afstand werken: ook dit maakt planningssoftware mogelijk (zoals je leest in onze blog over zelfroosteren). Daarnaast kan ook tijdregistratiesoftware ingezet worden om te tracken hoeveel uren gewerkt worden en waaraan, aangezien dit niet meer fysiek zichtbaar is. Zo is er inmiddels zelfs tijdregistratiesoftware die gekoppeld is aan GPS-informatie, zodat ook iemands precieze werklocatie meegenomen kan worden. Rondom de rol van tijdregistratiesystemen bij deze nieuwe, flexibele manieren van werken is echter discussie: tegenstanders zeggen dat deze ‘controle’ niet past bij het vrijere karakter van werken op afstand. Aan de andere kant zeggen voorstanders dat tijdregistratie en op afstand werken beiden tools zijn om te komen tot een hogere efficiëntie, en dat ze elkaar dus juist kunnen versterken. Of het wel of niet past zal dus liggen aan het karakter van de organisatie, en de voorkeuren van managers en medewerkers.

“Het kantoor is daar waar je een laptop en internettoegang hebt” wordt ook wel gezegd. Dat deze gedachte steeds breder gedragen wordt, is duidelijk: de stijgende lijn van werken op afstand zal de aankomende jaren blijven. Daarom is het belangrijk om als organisatie na te denken over hoe je dit inricht, om alle processen optimaal, en misschien zelfs beter dan voorheen, te kunnen blijven managen. Kies daarbij dan voor de werkwijze en tools die passen bij de organisatie en waar ook de medewerkers achter staan. Immers: samenwerking en vertrouwen zijn de basis van succesvol werken op afstand, dus ook bij het inrichten van het proces moet dit centraal staan.

Dit blog is eerder verschenen bij onze partner Planbizz, uw IT-dienstverlener op het gebied van planning & tijdregistratie.

We werken wel harder, maar de productiviteit neemt niet toe. Dat zegt Josh Bersin, een van de grootste HRTech experts ter wereld. Hoe kan je prestaties van een bedrijf effectief verbeteren? Door anders naar prestatie- of performance management te kijken. Want op de volgende zeven manieren, is dit concept flink veranderd.

1. Van prestatiegericht naar prestatieontwikkeling

Waar prestatiemanagement zo´n tien jaar geleden nog een middel was dat een prestatiegerichte cultuur stimuleerde binnen een bedrijf, met competitieve beoordelingen, gaat het tegenwoordig juist om groei en ontwikkeling: werknemers helpen zich te ontwikkelen, waardoor ze beter presteren.

Het resultaatgerichte model werkte soms demotiverend en zorgde voor minder creativiteit en teamwork – terwijl prestatieontwikkeling creativiteit juist stimuleert.

2. Feedback hier, feedback daar

Prestatiemanagement draait om feedback. Feedback heeft niet altijd een even positieve naam, maar is ontzettend belangrijk voor de groei en de prestaties binnen een bedrijf. Met name bij jonge bedrijven zie je dat er nog een cultuur moet ontstaan van feedback geven – een cultuur die overigens moet worden aangewakkerd door het management. Een open en veilige bedrijfscultuur die feedback stimuleert – zowel verticaal als horizontaal.

3. Collectief vs. Individu

Bedrijven die doelstellingen maken voor een project (en dus voor een team) of voor een heel bedrijf, presteren beter. Niemand functioneert immers alleen – het bedrijf als geheel bepaalt het succes. Teams zijn belangrijker dan individuen, en bedrijven die hameren op collectief succes presteren vaak beter. Wat betreft prestatie management moeten mensen beloond worden voor samenwerking en hun ondersteuning van anderen. Dat belonen is belangrijk, zoals je hieronder leest.

4. Wat wordt er beloond?

Een compliment voor een goede prestatie is fijn, maar werknemers, of ze nou zoals hierboven in een collectief werken of alleen, willen beloond worden voor prestaties – en dat is logisch. Maar dat systeem moet transparant en eerlijk zijn. Beloningen binnen een bedrijf moeten worden gecreëerd met duidelijk gedefinieerde criteria, die iedereen begrijpt. Je kan werknemers betalen op basis van doelstellingen, statistieken, etc., zolang er maar geen scheve gezichten ontstaan.

5. De OKR-methode om doelen te stellen

Prestaties stimuleer je door doelen te stellen. De OKR-methode (OKR staat voor Objectives and Key Results) is een nieuwere manier om strategische doelen te stellen, met enkele uitgangspunten:

• Wie een doel bereikt, behaalt een resultaat. Op basis van dat resultaat moeten medewerkers beoordeeld worden (dus niet op het behalen van het doel op zich).
• Naast een paar ambitieuze doelstellingen, moet elke medewerker een paar doelen hebben die vooral gaan over persoonlijke ontwikkeling.
• Doelen moeten openbaar en transparant zijn, zodat anderen kunnen helpen, ondersteunen en stimuleren.
• Doelen moeten haalbaar en meetbaar zijn, en dus eenvoudig en begrijpelijk.
• Doelen moeten regelmatig worden bijgewerkt en herzien, bij vergaderingen, feedbacksessies etc.
• Doelen moeten worden afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen.

6. Omarm technologie

Er is tegenwoordig veel software beschikbaar die werkprocessen versnellen en verbeteren, en daarnaast prestaties stimuleren. Voorkom dat werknemers ze zien als verplichting, en zorg ervoor dat ze er de meerwaarde van gaan inzien. Dit zal positief zijn voor het bedrijf en de prestaties. Dat vergt soms een digitale transformatie, die je zo vormgeeft.

7. Managers niet vergeten

De kerntaak van een manager is dat ze hun team warm weten te maken voor projecten of doelstellingen. Maar managers moeten weten hoe ze medewerkers kunnen helpen ontwikkelen in hun proces. Beoordeel leiderschap, kijk naar hoe zij talenten bevorderen en hoe betrokken ze zijn. Management begint bij managers.

Succes voor het bedrijf

Prestatie management is een middel, en geen doel. Een doel dat samen bereikt dient te worden. Want zoals Josh Bersin recentelijk zei: Prestatie management, op de juiste manier ingezet, kan doorslaggevend zijn voor het succes van een bedrijf.