Maandelijkse archieven: maart 2021

‘Voor mij is digitaliseren een mindset. Het gaat om het creëren van doordachte, samenhangende digitale oplossingen waarbij de menselijke maat en de werknemerservaring centraal staan.’ Het zijn twee zinnen uit het betoog van Sonia Mooney op Unleash die de kern van digitalisering en de transformatie daartoe lijken te raken. Maar zelfs als HR-managers de juiste mindset hebben, is de stap naar die genoemde digitale oplossingen vaak groot. Aan de hand van de volgende stappen zou die transformatie makkelijker moeten gaan.

Photo by Marvin Meyer on Unsplash

1. Werken aan ‘Eén HR’

Veel organisaties zijn opgedeeld in afdelingen, business units en teams. Ieder onderdeel van de organisatie heeft haar eigen expertise en werkprocessen. Een logische structuur, maar vanuit het perspectief van de HR-manager zorgt dit ervoor dat er niet altijd naar een bedrijf als geheel wordt gekeken bij de digitale transformatie. Mooney pleit in haar betoog voor een benadering die zich focust op de werkervaring van alle werkenden als onderdeel van een bedrijf, en niet als onderdeel van één afdeling.

2. Wat is de waarde van een bedrijf?

HR meet succes – in veel gevallen – aan de hand van de verkeerde maatstaven, betoogt Mooney. Wie tijd, middelen en energie investeert moet resultaten zien. Resultaten die zich vertalen door rendement, bij werkenden zelf of bij klanten. Iets wat niets toevoegt, kan de prullenbak in. Stel jezelf telkens de vraag: ‘wat voegt het toe?’ Als er geen overtuigend antwoord gevonden kan worden op die vraag, kan de software eruit!

3. Werknemerservaring voorop

Veel HR tools worden ontworpen voor en door HR-managers. Dat lijkt logisch, maar zorgt vaak voor problemen bij de toepassing van deze software. ‘Gewone’ werkenden, de eindgebruikers hebben moeite de tools toe te passen, wat de effectiviteit van deze tools niet ten goede komt. Hoe meer moeite werkenden hebben, hoe meer ze de software gaan vermijden. Bij HRTech tools moet de gebruiksvriendelijkheid, de ervaring van de werkenden zelf, voorop staan. Het zal voor betere resultaten zorgen.

4. Een hechtere organisatie

Nog even over dat werken in afdelingen, dat denken als geheel of groep in de weg staat. HR kan een leidende rol spelen in het bevorderen van samenwerking en het verbeteren van het wij-gevoel door bedrijfsonderdelen- en functies samen te brengen, en zo samen oplossingen te creëren. Verschillende expertises, vaardigheden en ervaringen kunnen enorm duurzame resultaten opleveren. Bedrijfsdoelen moeten gezien worden als gemeenschappelijke doelen. Via digitalisering crossfunctionaliteit stimuleren zal zorgen voor een hechtere organisatie!

5. Creëer een digitale cultuur

De ervaring van werkenden moet centraal staan bij de ingebruikneming van nieuwe HRTech tools, maar er is meer nodig. Het gaat niet alleen om wat je biedt, het gaat er ook om hoe iets wordt ontvangen. Bereidwilligheid is belangrijk bij digitalisering. Je kan draagvlak creëren door mensen vanaf het begin te betrekken bij het proces van digitalisering. Digitale oplossingen kan je het best samen ontwerpen met degenen die er gebruik van maken, bijvoorbeeld via pilots. Het zal de mindset van het hele bedrijf doen veranderen, en zo zorgen voor een digitale cultuur. Betrekken en overtuigen van de waarde maakt het hele proces een stuk eenvoudiger.

6. Omslag maken naar data

Wie digitaal wil gaan, moet digitale handvatten gebruiken om een fundament te leggen. Men moet gebruik maken van data om oude principes en aannames uit te bannen. Data geeft inzicht, data is een goudmijn in de 21^e eeuw waar je als HR-manager niet zonder kan. Aan de hand van data en gegevens weten we wat werkt, en wat niet. Leg alles vast, zowel kwalitatief via feedback en bedrijfsonderzoekjes als kwantitatief via data gericht op resultaten. Aan de hand daarvan zal je digitalisering meer onderbouwing krijgen, en weet je precies waar het mis gaat!

Ga je aan de slag met digitalisering vanuit HR, maak dan zeker deze zes stappen onderdeel van je plan.

{cta_arena kop=”Implementatie uit handen?” tekst=”Ben jij op zoek naar een partij die je kan helpen bij het implementeren van HRTech tools? In de consultancygids vind je deze partijen op een rij.” knop=”Consultancygids” link=”https://www.hrtechreview.nl/consultancy” plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_gidszoeken%20150.gif” ctaclass=”cta_consultancy”}

Juiste vragen leiden tot een geslaagde vragenronde

De juiste vragen stellen klinkt simpel, dat is het niet. Dat blijkt wel uit talloze enqûetes die je ooit als organisatie hebt verspreid. De response is laag, de antwoorden geven nauwelijks de gewenste resultaten en de frustraties van medewerkers neemt alleen maar toe, want ze hebben het gevoel dat er ‘niks gedaan wordt’ met hun response.

We nemen het woord enquête dan ook niet in de mond. We hebben het over uitdagen, luisteren naar elkaar, samenwerken, waarbij de insteek is om de dialoog met elkaar aan te gaan. Bij vragenrondes zijn juiste vragen een kritiek punt of de vragenronde geslaagd is. Met geslaagd in deze zin bedoelen we: of de uitkomsten leiden tot oplossingen die bijdragen aan het doel van de vragen.

Vragen bedenken is lastig

We hebben geconstateerd dat vele organisaties moeite hebben met de vraagstelling. Je komt niet zomaar tot juiste vragen. We hebben daarvoor afgelopen jaren bij tientallen organisaties met vele tienduizenden medewerkers onderzoek gedaan, studies bestudeerd en 100den vragen ontworpen. We hebben hen bevraagd hoe het met ze gaat, wat beter kan of zelfs wat beter moet.

De afgelopen maanden hebben tientallen organisaties, 10.000den medewerkers bevraagd over hoe het met ze gaat, wat beter kan of moet. Door de 2e unieke ronde van CircleLytics hebben ze elkaar uitgedaagd en geïnspireerd om dieper na te denken over voorgelegde vragen. Organisaties als Fivoor, Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, Movisie, Unilever, Gemeente Utrecht, HR Community, RSM (global) en diverse andere organisaties zijn met medewerkers en hun netwerk op deze manier in dialoog.

We hebben met deze organisaties vragen ontworpen, onderzoek gedaan en studies gelezen. Hierdoor hebben we voor jou en jullie organisaties winnende dialoogvragen ontworpen. Deze kun je ongewijzigd gebruiken, verrijken of uit selecteren welke je niet wil gebruiken.

Mens, maatschappij en organisatie hebben momenteel te maken met ongekende omstandigheden. Onzekerheid voor gezondheid voor jou en je geliefden en financiële onzekerheid over je baan en toekomst gaan op dit moment hand in hand. Daarnaast moet thuis-en kantoorwerk gecombineerd worden en dat is op zichzelf staand al complex genoeg als geen corona zou spelen. Maatschappijen en landen onderling staan bovendien onder druk om hun hoofd boven water te houden, zich te verantwoorden naar parlement en burgers en te zorgen dat de gezondheidszorg op het niveau is of komt, om vertrouwen te bieden aan allen.

We zitten in die zin in een groot experiment waarin veel mensen en instanties meningen hebben, wijzen naar elkaar en we continu geconfronteerd met nieuwe, veelal onzekere informatie. Onzekerheid en vormen van sociale isolatie kunnen stressniveau’s tot gevolg hebben die tot mentale problemen zorgen die normaal verzuim ontstijgen en tot ernstig verlies van vertrouwen, betrokkenheid en productiviteit leiden.

CircleLytics heeft winnende vragen ontwikkeld waarmee het leiderschap van de organisatie, HR, ondernemingsraad en alle medewerkers samen kunnen identificeren wat goed gaat, wat beter kan of zelfs moet. In tegenstelling tot diverse corona-enquêtes die beschikbaar zijn, halen de vragen via CircleLytics scores naar boven, én het waarom én hoe medewerkers samen denken over het ‘hoe dan beter’. Dat levert diepere inzichten op om beslissingen op te baseren dan scores op een ouderwetse enquête. Het levert ook samenwerking op: medewerkers leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Iets wat in deze tijd van de roep om sociale interactie keihard nodig is.

Wat mensen hard nodig hebben is vertrouwen en verbinding. Dit vergroot je door ze serieus te nemen, te laten zien dat hun meningen er toe doen en ze te verbinden met elkaar in de 2e ronde.

We hebben dus een vragenset ontworpen om mee in dialoog te gaan met leidinggevenden en een set voor dialogen met medewerkers. Deze vragen zijn ingebouwd in CircleLytics en direct te gebruiken. We raden aan om de dialoog met je mensen niet tot één keer te beperken omdat de omstandigheden, markten en onzekerheden voortdurend veranderen. Je kunt de vragen verrijken met iets wat specifiek bij jullie van toepassing is.

Een voorbeeldvraag: “In welke mate is informatie vanuit de leiding duidelijk en beschikbaar voor je?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende: “En geef aan welke verbetering jij ziet voor een hogere score de volgende keer.” of: “En licht je score toe met een recent, duidelijk en sprekend voorbeeld.”

En andere voorbeeldvraag: “Wat is de grootste uitdaging bij het leiden van je team als je thuiswerkt?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende: “Beschrijf een situatie waar andere leidinggevenden het meest van kunnen leren.” of je kunt nog meer sturing geven richting de deelnemer: “Richt je hierbij niet op video-vergaderen/IT maar op de sociale kant van je werk.”

Uit de eerste vragenronde komen scores en kwalitatieve antwoorden. Deze dienen als input voor de tweede vragenronde bij de dialoog van Circlelytics. Op deze manier dagen we deelnemers uit om dieper na te denken over de eerder voorgelegde vragen. Ze leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Dat brengt een samenwerking tot stand en creëert draagvlak voor uiteindelijke beslissingen. Een dialoog ontstaat en de kracht van de collectieve intelligentie van een organisatie komt nu naar voren.

Vraag het

Stel leidinggevenden en medewerkers de juiste vragen, laat zien dat hun opinie ertoe doet en verbind ze met elkaar in de tweede vragenronde, zodat je als organisatie kunt inspelen op de werkelijke behoefte die leeft onder medewerkers. De juiste vragen helpen om management, Human Resources, de ondernemingsraad en alle medewerkers meer inzicht te geven in wat al goed gaat, wat beter kan en wat echt moet veranderen. En laat het niet bij één keer, herhaal deze vragenrondes regelmatig, de omstandigheden veranderen namelijk voortdurend.

Wil je kennismaken met deze dialogen voor je medewerkers en / of leidinggevenden en je inzicht meteen vergroten? Mail CircleLytics en start vandaag nog met je Proof-of-Concept.

Dit artikel is eerder verschenen op CircleLytics.com.