Maandelijkse archieven: oktober 2021

Hoe organisaties werkenden rekruteren is aan verandering onderhevig, laat daar geen twijfel over bestaan. Van kunstmatige intelligentie tot het thuiswerken tot automatisering. In een wereld waar tech overheerst is het dan ook niet verwonderlijk dat er steeds meer tools en software zijn om die verandering te ondersteunen. Deze ontwikkeling van software geeft men meer opties, maar die worden bij lange na niet altijd benut, zo schrijft Kevin Wheeler in zijn Future of Talent Weekly Newsletter.

Volgens Wheeler maken de meeste middelgrote tot grote organisaties gebruik van zulke software. Desondanks is de selectie, integratie en gebruik lukraak, schrijft de HR-expert. Uit zijn nieuwsbrief: “Ze verhogen zelden de efficiëntie of snelheid omdat recruiters niet weten hoe ze ze moeten gebruiken, of ze zijn slecht geïntegreerd in de workflow”. Hij benadrukt dat de implementatie van technologie een evolutie is die tijd vergt. Om succesvol gebruik te maken van technologie in het wervingsproces moeten organisaties en managers een proces doorlopen dat bestaat uit zes fasen:

Fase 1 – Technologie ontbreekt volledig

Veel organisaties zitten in deze fase wat betreft het wervingsproces. Er wordt gebruik gemaakt van technologie, waarschijnlijk via een applicant tracking system (ATS) dat gebruikt wordt om cv’s op te slaan en rapporten aan te maken.  Het versnelt het wervingsproces nauwelijks en kan het zelfs vertragen door de gegevensinvoer en andere administratieve taken.

Recruiters gebruiken in deze fase spreadsheets om de sollicitaties bij te houden en er is veel e-mail en papierwerk. Gegevens worden niet op een systematische manier verzameld en het verzamelen van gegevens kost tijd. Niets is in real-time of direct beschikbaar. Recruiters zijn in deze fase hun tijd kwijt aan het zoeken naar kandidaten via het internet en carrièresites, plannen en voeren sollicitatiegesprekken en communiceren met de rest van de managers. Elke sollicitatie is tijdrovend en zeer administratief.

{cta_arena kop=”Alle HRTech aanbieders op een rij” tekst=”Ben jij op zoek naar passenden en innovatieve #HRTech oplossingen? Gebruik dan onze HRTech Arena. Hierin vind je alle aanbieders per domein.” knop=”Bekijk de HRTech Arena” link=”/hrtech-arena” plaatje=”/uploads/Kennisbank/HRTech-Arena-150×150.png” ctaclass=”cta_arena”}

Fase 2 – Lukraak gebruik van technologie

In deze fase wordt er gebruikgemaakt van een paar tools die helpen sommige processen te automatiseren. Maar de keuze van de tools is lukraak, zonder een echt plan of algemene visie. Er is weinig onderzoek gedaan naar de beschikbare tools, hun mogelijkheden, of hoe ze integreren met andere tools. En er is weinig budget of tijd beschikbaar voor onderzoek of testen.

Doorgaans hebben deze functies een sourcing tool, misschien wat technologie om kandidaten vooraf te screenen, en een candidate relationship management (CRM) tool om met kandidaten te communiceren. Sollicitatiegesprekken kunnen virtueel gevoerd worden en online ingepland worden. Toch is het gebruik van technologie in deze fase vaak eerder tijdverspilling dan een toevoeging, en recruiters doen de meeste dingen zelf. Er is geen integratie tussen de output van de tools en de volgende stappen in het proces. Hierdoor moeten recruiters steeds weer van tools naar handmatige processen springen.

Fase 3 – Toenemend gebruik van technologie

In dit stadium is er sprake van een visie over waar men naartoe wil met de technologie en kan er een tijdlijn en een implementatieplan zijn.  Maar alsnog zijn er in deze fase nog maar weinig inspanningen om het rekruteringsproces te stroomlijnen of te herontwerpen met het oog op de technologie.

Recruiters nemen langzaamaan de nieuwe tools in gebruik, maar zijn niet goed opgeleid in het gebruik ervan. En de tools zijn niet altijd de juiste of worden niet altijd op de juiste manier gebruikt.  Recruiters hebben geen vertrouwen in de tools en vallen vaak terug op de oude vertrouwde handmatige processen. Er kan bijvoorbeeld een screeningtool zijn, maar de recruiters voeren alsnog steeds handmatige screening uit. In deze fase is er interesse en de wens om meer te bereiken met technologie, maar de kennis, vaardigheden, budgetten en tijd zijn niet beschikbaar.

{cta_arena kop=”Whitepaper: Hoe kies je een tool?” tekst=”Ben jij op zoek naar geschikte #HRTech tools, maar weet je niet waar te beginnen? Ontdek hoe je de juiste tool selecteert met dit whitepaper.” knop=”Whitepaper downloaden” link=”https://www.hrtechreview.nl/index.php?page=kennisbank&kid=164″ plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_nieuwsbrief%20150×150.gif” ctaclass=”cta_whitepaper”}

Fase 4 – Geordend gebruik van technologie

Het rekruteringsproces boekt aanzienlijke vooruitgang in het vereenvoudigen van wat ze doen en in het elimineren van onnodige stappen. Het management heeft in deze fase beslist welke tools ze zullen gebruiken en hebben die op doeltreffendheid gerangschikt. Er is een logische opeenvolging van instrumenten, waarbij de output van het ene instrument naar het volgende leidt. Screening leidt bijvoorbeeld tot het afwijzen van een kandidaat of naar een andere vacature die beter aansluit bij zijn vaardigheden. Een automatische beoordeling leidt tot een automatisch sollicitatiegesprek, enzovoort. De tools zijn een aanvulling op de recruiters, die slechts af en toe input hoeven te geven.

De recruiters zijn opgeleid en voelen zich op hun gemak bij het gebruik van de technologie en beschouwen het als een nuttige aanvulling op hun werk.  De instrumenten verbeteren hun productiviteit en verminderen de werklast, maar veel stappen zijn nog steeds handmatig. Deze zaken vergen nog steeds tijd en veel inspanning van de recruiters.

Fase 5 – Geïntegreerd gebruik van technologie

In deze fase is het gebruik van technologie grotendeels geautomatiseerd. Vrijwel elke stap in het rekruteringsproces is geautomatiseerd, en de processen zijn goed doordacht, en het werk vloeit vlot van tool naar tool met zeer weinig behoefte aan de tussenkomst van een recruiter. De tools zijn volledig geïntegreerd met het HRIS-systeem, en gegevens worden in realtime verzameld en geanalyseerd.

Kandidaten hebben maar zelden contact met een recruiter omdat het proces en de tools feedback geven en vragen beantwoorden. Als de technologie een vraag niet aankan of zich een probleem voordoet, helpt een recruiter.  De recruiters worden adviseurs en consultants voor de kandidaten en de andere betrokken managers.

Fase 6 – Geautomatiseerd gebruik van technologie

Dit is een volledig geautomatiseerde en naadloze fase. Het volledig automatiseren van het rekruteringsproces lijkt misschien een utopie, maar het is nuttig om ons voor te stellen hoe het eruit zou kunnen zien. Zonder een visie is het immers moeilijk om vooruitgang te boeken.

In fase zes is de gebruikersinterface zorgvuldig ontworpen om managers en kandidaten een positieve en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden. Een manager die de vacatures overziet heeft snel toegang tot de tools die ze nodig heeft vanaf een computer, tablet of telefoon. Er kan snel worden aangegeven welke vaardigheden en andere vereisten nodig zijn en kiezen welk type werkende het best bij deze vacature passen. De werknemers kunnen fulltime, parttime, flexwerker met een vast tijdschema of een consultant zijn.

Vervolgens krijgt zij een lijst met potentiële kandidaten uit een wereldwijde pool van talent. Er kan met elke geselecteerde kandidaat contact worden opgenomen via e-mail, sms, sociale media of telefoon. Interviews en vaardigheidsbeoordelingen kunnen worden geautomatiseerd of geëlimineerd; wat de manager wilt. Dergelijke software kan in deze fase een grote flexibiliteit mogelijk maken en alle hulp bieden die de manager of de kandidaat nodig heeft.

Of een organisatie nu Fase 6 bereikt of niet, de evolutie en alle valkuilen en leerprocessen op de weg ernaartoe kunnen werkelijk revolutionair zijn voor een organisatie. Technologie speelt nu al een belangrijke rol in het wervingsproces en dat zal alleen maar toenemen. Een goed geïmplementeerd proces moet de ervaring van het vinden van werk veel gemakkelijker en aangenamer maken. Een groot verschil met de stugge structuren vandaag de dag.

{cta_arena kop=”Implementatie uit handen?” tekst=”Ben jij op zoek naar een partij die je kan helpen bij het implementeren van HRTech tools? In de consultancygids vind je deze partijen op een rij.” knop=”Consultancygids” link=”https://www.hrtechreview.nl/consultancy” plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_gidszoeken%20150.gif” ctaclass=”cta_consultancy”}

Twee feiten uit een onderzoek van Smart Recruiters:

• 75 procent van de medewerkers die promotie maken blijven minimaal drie jaar bij de organisatie
• Organisaties die intern werven besparen circa zesduizend dollar per medewerker

Investeer in de juiste digitale oplossingen

Ruim twee op de vijf organisaties heeft echter geen duidelijke interne wervingsstrategie. Website Unleash sprak met enkele HR-leiders over hoe je een effectieve interne mobiliteitsstrategie creëert en welke rol technologie hierin kan spelen. Zo zegt HR-chef Kealey Chapman van bedrijf Oracle dat organisaties met een sterk personeelsbestand het best in staat zijn om te anticiperen op situaties. Maar om een goed personeelsbestand op te bouwen, moeten bedrijven volgens Kealey hun werkenden mogelijkheden bieden voor interne groei. “Organisaties die talent van hoge kwaliteit willen behouden en aan zich willen binden, moeten investeren in de juiste digitale oplossingen om tegemoet te komen aan de loopbaanontwikkeling en leerbehoeften van deze gemotiveerde werkenden, of ze lopen het risico hen na een korte cyclus te verliezen”, zegt ze in een interview op Unleash. Als voorbeelden noemt ze cloudoplossingen en op kunstmatige intelligentie gebaseerde software die een actueel beeld kunnen geven van de vaardigheden van hun werkenden. “Het geeft de mogelijkheid om de vaardigheden van werkenden te vergelijken met hun carrièreaspiraties om gepersonaliseerde trainingsaanbevelingen te kunnen doen”.

Een andere nuttige technologie voor bedrijven die hun werkenden willen opleiden en functies intern willen laten invullen, is een op maat gemaakt talentportaal, zegt Chapman. Volgens haar kunnen werkenden zo hun vaardigheden ontwikkelen en zoeken naar beschikbare functies binnen de organisatie. Maar ze zijn ook handig voor werkgevers, omdat ze inzicht bieden in de beschikbare interne expertise. “En interactieve dashboards en rapportagetools kunnen individuele prestaties bijhouden, hiaten in teamkennis blootleggen en leiderschapsdiscussies over toekomstige risico’s en pijplijnontwikkeling sturen”, betoogt ze. “Het kost tijd om een cultuur van interne mobiliteit te bevorderen. […] Uiteindelijk is de investering die je nu doet in je medewerkers een directe investering in het toekomstige succes van je organisatie.”

Technologie gebruiken voor interne mobiliteit

Volgens Olga Kuraksa, vice-president workforce and delivery operations bij Ciklum, moet technologie de strategie en communicatie ondersteunen. Interne mobiliteitsoplossingen die bedrijven gebruiken, zullen afhangen van de omvang en het potentieel van hun organisatie. “Je kunt een begin maken door een eenvoudig webformulier te bedenken voor de werkenden, waarin je ze vraagt aan te geven of ze willen deelnemen aan het interne mobiliteitsprogramma. Een gevorderd niveau zou zijn om niet alleen een speciaal gedeelte van je interne portal te hebben, maar misschien ook een geavanceerd LMS-systeem dat je collega’s helpt het meest geschikte loopbaantraject te vinden, suggesties te doen om vaardigheden te upgraden en leermateriaal om te bestuderen”, zegt ze.

Maar zelfs als bedrijven zwaar investeren in technologie om een interne mobiliteitsstrategie te leveren, zal deze volgens Kuraksa niet goed functioneren tenzij werkenden zich bewust zijn van deze mogelijkheden en graag hun ontwikkeling voortzetten bij een bestaande werkgever. “Managers en teamleiders moeten speciale aandacht besteden aan het onder de aandacht brengen van deze mogelijkheden als ze de beste kans willen hebben om een nieuwe generatie leiders voor het bedrijf van binnenuit te laten groeien”, zegt Kuraksa. Onvoldoende zichtbaarheid is volgens haar een valkuil. Organisaties kunnen dit probleem eenvoudig kunnen oplossen door gebruik te maken van interne communicatiekanalen, of het nu gaat om het versturen van regelmatige e-mails met een lijst van actuele vacatures, het plaatsen van vacatures op social media-platforms, of het vragen van managers om hun teamleden op de hoogte te brengen van nieuwe vacatures in het bedrijf. “Bij Ciklum zorgen we er niet alleen voor dat onze specialisten op de hoogte zijn van ons interne mobiliteitsprogramma, maar zorgen we er ook voor dat succesverhalen worden gedeeld, samen met inspirerende video’s. We hebben gemerkt dat het zien van het succes van je collega’s motiverender kan zijn dan een simpele lijst met mogelijkheden”.

{cta_arena kop=”Dossier: Talent Marketplace” tekst=”Alle relevante informatie rond het concept ‘De Talent Marketplace’: artikelen, aanbieders, debinars en onze Talent Marketplace experts.” knop=”Bekijk het dossier” link=”https://www.hrtechreview.nl/talentmarketplace” plaatje=”uploads/blogimages/2021/Dossier Talent Marketplace Nieuwsbrief.gif” ctaclass=”cta_dossier”}

Futureproofing the workforce

De Britse bankgigant NatWest is een van de vele organisaties die technologische oplossingen gebruiken om waar het bestaande werkenden kan bijscholen en om uiteindelijk het personeelsbestand toekomstbestendig kan maken. Zo is het een samenwerking aangegaan met het AI-analytics platform Faethm om een strategisch werkplekplanningsprogramma te ontwikkelen. Elaine Vaile, groepshoofd leiderschap, talent en toekomst van werk bij NatWest, zegt: “Het programma stelt ons in staat om ons bestaande personeelsbestand te analyseren en te identificeren hoe bepaalde data-georiënteerde rollen die we nu hebben, waaronder data engineers en data scientists, zullen worden beïnvloed door automatiserende technologieën. Dit heeft ons direct inzicht gegeven in welke capaciteiten en vaardigheden van belang zijn voor onze toekomstige groei, en waar we tekorten aan vaardigheden hebben die moeten worden aangepakt. Wat het zo spannend maakt, is dat het fundamenteel verandert hoe we als bedrijf tegen vaardigheden en banen aankijken.”

Volgens Vaile is NatWest nu in staat om leerinterventies te ontwikkelen die werkenden helpen hun expertise uit te breiden en vaardigheden te integreren die in de toekomst nodig zijn. Daarnaast heeft de bank veranderingen doorgevoerd in haar wervingsprogramma om “bestaande, gewaardeerde werkenden te behouden en tegelijkertijd talent aan boord te halen met de aanvullende vaardigheden die we nodig hebben om aan onze ambities te voldoen”.

Lees ook: How employers can use HRTech to develop an internal mobility program

{cta_arena kop=”Tools voor Talent Management” tekst=”Ben jij op zoek naar innovatieve HRTech oplossingen rond Talent Management? In de aanbiedersgids vind je alle informatie op een rijtje.” knop=”Bekijk en vergelijk de aanbieders” link=”https://www.hrtechreview.nl/index.php?page=aanbieders&arena=1&submit_form=Zoek&fmodules%5B%5D=15&fmodules%5B%5D=9&fmodules%5B%5D=10&fmodules%5B%5D=11&fmodules%5B%5D=16&fmodules%5B%5D=5″ plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_gidszoeken%20150.gif” ctaclass=”cta_aanbieder”}