Maandelijkse archieven: oktober 2023

We hadden een duidelijk doel met dit onderzoek. Door inzichtelijk te maken hoe de software op dit moment gebruikt wordt en waar de voornaamste worstelingen en uitdagingen zitten, kunnen we een scherper beeld creëren van de stappen die we kunnen zetten. En op basis van die kennis, kunnen we gezamenlijk werken aan een grotere volwassenheid van de markt en een efficiënter gebruik van de software. Ik ben erg blij met het grote aantal positieve reacties; dat bevestigt wat mij betreft dat de waarde van het onderzoek in de markt breed wordt onderkend.

Software scoort een voldoende

Wat zijn nu de voornaamste bevindingen? Ik zet een aantal conclusies op een rijtje. We vroegen de deelnemers aan het onderzoek allereerst een rapportcijfer te geven voor de algemene tevredenheid met de software. Gemiddeld kreeg de software van de respondenten een 6,9. Ofwel: een voldoende, die ruimte biedt voor verbetering.

Gemiddeld kreeg de software een 6,9: een voldoende, die ruimte biedt voor verbetering

Top 5 verbeterpunten

We vroegen ook waar de voornaamste verbeterpunten liggen. Dit leverde de volgende Top 5 op:

1. Gebruikersondersteuning en gemak
2. Overzicht
3. Grotere snelheid bij leveranciers bij het beantwoorden van vragen
4. Meer functionaliteiten
5. Zelf aanpassingen kunnen doen

Als het om de gebruikersvriendelijkheid gaat, geeft driekwart van de respondenten aan tevreden te zijn; van die groep is 20 procent zelfs zeer tevreden. Een klein aantal respondenten is ontevreden (10 procent) of zeer ontevreden (5 procent).

Minder handelingen

Op de vraag waar mensen verbetermogelijkheden zien werd onder meer geantwoord: ‘Het verminderen van het aantal handelingen’ en ‘Een totaaloverzicht bieden van informatie, bijvoorbeeld van uren en verlof, door betere filters’.

Ook over de performance van de software zijn de meeste gebruikers positief. 41 procent laat weten tevreden te zijn en 22 procent is zeer tevreden. Eén op de vijf respondenten is ontevreden of zeer ontevreden.

Gevraagd naar verbetermogelijkheden werd de snelheid van de software het meest genoemd. ‘Rapporten draaien traag’ en ‘het systeem loopt vast en is erg langzaam’, waren enkele observaties. Een andere respondent noemde als verbeterpunt ‘meer tijd om de performance te optimaliseren’.

Dit zijn slechts enkele uitkomsten. Download voor de andere resultaten het volledige gebruikerstevredenheidsonderzoek 2023.

Proactiever werken aan kennis

Wat leert dit rapport ons? Zoals gezegd: we zijn goed bezig, maar er is ruimte voor verbetering. Op welke manier kunnen we aan die verbetering werken? Ik ben ervan overtuigd dat het in de kern draait om gebruikersondersteuning. Wat mij betreft ligt er een duidelijke verbeterkans als we veel proactiever gaan werken aan kennis van de software én aan gebruikersondersteuning. Het gaat er dan om dat je weet wat er bij je gebruikers speelt, wat hun wensen zijn en waar ze tegenaan lopen.

De eindverantwoordelijke voor het oppakken van die proactieve rol is de functioneel beheerder. Hij of zij is de belangrijkste schakel tussen gebruikers en belanghebbenden enerzijds en de software anderzijds. Hij of zij zou zich heel actief moeten profileren in de organisatie en veel het contact moeten zoeken met gebruikers en belanghebbenden.

Goede gebruikersondersteuning

Dat kan op allerlei manieren. Denk aan periodiek overleg met hen om vragen te beantwoorden, aan heldere en duidelijke informatie verschaffen, bijvoorbeeld via intranet, of aan een introductietraining van nieuwe medewerkers geven. Uiteindelijk draait het erom dat je als functioneel beheerder zichtbaar bent, en dat je collega’s in de organisatie weten dat je er bent om een luisterend oor te bieden en advies te geven bij problemen en behoeften.

Bottom line is wat mij betreft: bij succesvol gebruik van planning- en roostersoftware is de software zelf secundair; primair gaat het om een goede gebruikersondersteuning.

Uiteindelijk is de software zelf secundair; primair gaat het om een goede gebruikersondersteuning

Voor ons vanuit Planbizz is dit onderzoek geen eenmalige exercitie. Wij gaan de komende periode thematafels organiseren waar we samen met vertegenwoordigers van diverse organisaties ervaringen gaan delen en gaan leren van elkaar. Met alleen inzicht ben je er immers niet, je moet gaan kijken naar concrete stappen.

Heb je belangstelling voor deelname aan een van de thematafels? Laat het me weten via rocco@planbizz.nl

De opening keynote bij UNLEASH was gereserveerd voor, hoe kan het ook anders, HR- en HRTech-guru Josh Bersin. En uiteraard kon zijn presentatie over niets anders gaan dan de impact van AI voor HR, want AI is het topic waar het dit jaar over gaat, door de doorbraak van ‘generative AI’, zoals ChatGPT en Bard (Google). Bersin ziet een aantal grote ‘trailblazer’ tech-aanbieders die met de hulp van AI een volgende generatie HRTech-tools opleveren.

De keukenla van Bersin

Voor we de AI in duiken eerst even een ‘reality check of HRTech’, en van Tech in het algemeen. Deze keukenla van Bersin werd herhaaldelijk gebruikt door andere sprekers van grote corporates tijdens deze UNLEASH, een welkome tech-metafoor dus. Ze hebben er ook allemaal mee te maken, want de hoeveelheid tech-oplossingen is de laatste jaren geëxplodeerd. De afgelopen 3 jaar is het aantal apps in corporates met 57% gegroeid, van 99 naar 155 vorig jaar (OKTA onderzoek), en HRTech-apps voor medewerkers maken daar een groot deel van uit (welk deel is niet onderzocht). Dat voelt voor de gemiddelde medewerker als deze typische Amerikaanse rommelige keukenla. Bedenk dat even als je weer een nieuwe HRTech-tool uitrolt.

AI is overal

Uit het verhaal van Bersin blijkt wel waarom AI het buzzword van deze UNLEASH editie is. Bijna alle HRTech-aanbieders op de beurs, en dat zijn er een heleboel als je deze sheet ziet, zijn bezig om AI (verder) te integreren in hun tooling. Op zich is dat niets nieuws, want ze zijn daar eigenlijk al jaren mee bezig. Denk bijvoorbeeld aan ‘de Netflix ervaring’ in LMS tools voor het presenteren van het opleidingsaanbod, chatbots, skills matching en HR analytics. Maar door de hype rond generative AI, pakken de aanbieders dat haakje op om hun capaciteiten op dit gebied te tonen en verder te ontwikkelen. 

Bersin onderscheidt 3 soorten HRTech-leveranciers. Het is goed om voor je eigen leveranciers ook uit te zoeken tot welke categorie ze behoren. Je hebt de wat oudere spelers die AI modules toevoegen aan hun bestaande tools, spelers die AI integreren in hun modules en nieuwe spelers die AI first zijn gebouwd vanaf de start, net als wat wel ‘mobile first’ wordt genoemd voor applicaties die vanuit een mobiele app UX starten.

AI voor betere Employee Experience

Natuurlijk kun je AI gebruiken voor het optimaliseren van allerlei interne HR-processen om administratieve taken te automatiseren, maar het is mooier als je het ook kunt inzetten voor een betere Employee Experience. Deze sheet die Bersin toont, laat mooi zien waar AI allemaal gebruikt kan worden voor dat doel, met een belangrijke rol voor slimmere chatbots, het maken van HR content en ‘copilots’. Die laatste zijn ondersteunende helpfuncties die handleidingen, FAQ’s en QRC’s overbodig maken door in iedere stap van het proces een ‘just in time help’ te geven aan de gebruiker.

Het gevaar van AI voor HRTech

Er zou ook meer bewustzijn moeten zijn van het gevaar van AI, en dat is er gelukkig ook. Die technologie is voor HR-professionals veel te complex om nog te snappen, maar als het een ‘black box’ wordt, waarvan je wonderen verwacht, dan schuilt daar ook een groot gevaar in. 

Zo heeft SAP bijvoorbeeld zelf een AI ethics board opgericht om de ethiek te borgen in hun producten die AI gebruiken. En daarin zit voor gebruikers de belangrijkste vraag aan hun HRTech leveranciers: “hoe garandeer je dat jullie AI wel ethisch blijft groeien?” 

Dat doe je onder andere zo:

• Vraag naar de transparantie in het algoritme;
• Toon aan dat het compliant is met lokale (EU of landelijke) wetgeving en de workers council / OR eisen;
• Bij het nieuwe generative AI is het risico op klakkeloos gebruik van AI nog groter, dus wees daar juist extra voorzichtig. 

Hoe zit het dan met skills based HR?

Naast AI komen ook skills toch prominent terug in het verhaal van Bersin. Haast ieder jaar is er wel een technologie die hij een revolutie noemt, zoals hij ‘skills based HR’, ‘talent marketplaces’ en ‘data analytics’ in het verleden noemde. Deze tooling komt ook terug in zijn verhaal over AI, want ondertussen zijn haast alle HRTech-aanbieders met AI bezig.

Maar skills management noemt hij ondertussen ‘de haarbal voor HR’. Want hoewel de mogelijkheden voor deze shift van functies naar skills veelbelovend is, blijkt die in de praktijk zeer complex. Enerzijds omdat skills in haast alle HRTech is verweven, dus hoe ga je dat aan elkaar koppelen? Anderzijds omdat de skills van het talent niet gemanaged worden binnen de muren van de organisatie, maar ze ook buiten verder ontwikkeld worden. Ze stromen met het talent dus ook in en uit de organisatie.

Deze nieuwe visual van Bersin legt op een andere manier uit welke grote verschuiving nodig is om een skillsbased organisatie te worden. HR zit nog erg vast in het denken vanuit functies, zowel bij recruitment en reward/salarishuizen als bij opleiden en productiviteit/performance management.  Omschakelen naar een nieuw tijdperk, met de mens centraal die op basis van skills wordt gekoppeld aan werk, is een hele reis.

Bersin’s organisatie is samen met Deloitte leidend in het onderzoek en publicaties over skills en de skillsbased organisatie. Daarover vind je veel terug in ons skills based hr dossier. 

Hoe word je een dynamische organisatie?

Met enerzijds techniek als AI en anderzijds een nieuw skillsbased HR-model, kun je een dynamische organisatie worden. Als het gaat over de ‘future of work’ en globalisering en flexibilisering van werk, dan is zo’n dynamische organisatie de heilige graal als antwoord op die trends. Nieuw onderzoek van The Josh Bersin Company toont aan dat pas 7% op dat niveau zit en maar liefst 40% nog vastzit in de traditionele, statische HR organisatie.

Je kunt het hele onderzoek downloaden als betalend lid van Josh’ bedrijf, maar gelukkig staat in het artikel ook deze tabel. Die geeft voor HR professionals heel duidelijk aan wat het verschil is tussen een statische en dynamische organisatie op alle verschillende HR-vakgebieden. 

De trailblazers van AI in HRTech

Bersin eindigt met de ‘trailblazers’ in HRTech die AI al heel succesvol toepassen. Van alle bekende namen, waarvan we ons af en toe afvragen hoe het komt dat Bersin die zo vaak noemt, hier dan alleen Microsoft, die met hun VIVA product nu wel heel serieus het HRTech-veld binnendringen en een serieuze concurrent vormen voor de gevestigde HRTech-orde. 

Wel een aantal nieuwe namen uit dit trailblazer lijstje:

• Paradox, een nieuwe zeer succesvolle chatbot voor HR
• Sana, een oplossing voor leercontent op basis van generative AI
• Arist, net als Sana voor leer content op basis van generative AI

Textio, een LLM, Large Language Model, voor HR-oplossingen in recruitment, coaching en performance.

Allemaal aanwezig natuurlijk bij UNLEASH, dus die hadden met de aanbeveling van Josh een drukke beurs. Er waren überhaupt genoeg partijen te vinden op die beursvloer, getuige dit overzicht. 

Later meer over UNLEASH.