Het niveau van ‘Gestandaardiseerde Processen’ in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Streven naar uniformiteit en efficiëntie

Waar HR-technologie steeds verder ontwikkeld wordt, streven organisaties naar hogere niveaus van efficiëntie en consistentie in hun HR-processen.Het #HRTech Volwassenheidsmodel, ontwikkeld door Crowe Foederer HR Services en HRTechReview, biedt een raamwerk om de volwassenheid van HR-technologie binnen organisaties te evalueren en te verbeteren. In deze serie bespreekt Crowe Foederer alle niveaus die organisaties in dit model kunnen doorlopen.

Lees ook over de niveaus 1 en 2:

• Het Ad hoc/Reactieve Niveau van het #HRTech Volwassenheidsmodel: Uitdagingen en Kansen voor HR Managers
• Het niveau van ‘Basis op orde’ in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Onderweg naar consistentie en meetbaarheid

Het derde niveau van het #HRTech Volwassenheidsmodel, genaamd ‘Gestandaardiseerde Processen’, markeert een fase waarin organisaties zich richten op het standaardiseren van processen, het bevorderen van uniformiteit en het maximaliseren van de efficiëntie. De kenmerken, uitdagingen en kansen van organisaties op dit niveau worden in dit artikel uitgebreid toegelicht.

Kenmerken van ‘Gestandaardiseerde Processen’

1. Standaardisatie en uniformiteit: Organisaties op dit niveau hebben processen gestandaardiseerd en sturen op consistente input en uniformiteit in de verschillende HR-processen. Hierdoor zijn de processen makkelijker te begrijpen en aan te passen wanneer nodig. Dit draagt bij aan een hoger niveau van efficiëntie en kwaliteit.
2. Aanstelling van proceseigenaren: Er zijn proceseigenaren aangesteld voor verschillende HR-processen, wat verantwoordelijkheid en eigenaarschap bevordert en zorgt voor een duidelijke lijn van besluitvorming.
3. Beperkte uitzonderingen: Dankzij de gestandaardiseerde processen komen nauwelijks uitzonderingen meer voor. Dit wijst op een hoog niveau van consistentie en voorspelbaarheid in de dag tot dag HR-operaties. Hierdoor zijn problemen snel geïdentificeerd en opgelost.
4. Digitalisatie van basisprocessen: Basisprocessen zijn ingericht met workflows, waardoor taken gestroomlijnd worden en de doorlooptijd wordt verkort. Bovendien kunnen documenten digitaal ondertekend worden en zijn ze beschikbaar via mobiele apparaten voor meer flexibiliteit.
5. Koppeling van mutaties: Mutaties die nodig zijn voor in- en uitdiensttredingen zijn gekoppeld aan andere systemen, wat zorgt voor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen en minimaliseert de kans op fouten. Daarnaast wordt hierdoor voorkomen dat oud-medewerkers toegang hebben tot systemen binnen de organisatie.
6. Geavanceerde HR Tech-oplossingen: Organisaties maken gebruik van geavanceerde HR Tech-oplossingen, waaronder een stand-alone oplossing voor Recruitment en basis Talent Management tooling, om te voldoen aan verschillende HR-behoeften.
7. Duidelijke werkafspraken binnen het HR-team: Binnen het HR-team zijn heldere werkafspraken vastgesteld, en HR-medewerkers zijn zich bewust van de technische consequenties van hun handelingen. Hierdoor worden onnodige fouten voorkomen.
8. Gedegen systeemkennis: Er zijn HR Tech superusers met gedegen systeemkennis, die fungeren als interne experts en ondersteuning bieden aan andere teamleden.
9. Uitgebreide rapportage en analyses: Rapporten worden uit de verschillende systemen gehaald en hier worden analyses op gedaan met behulp van geavanceerde rapportage-tools en dashboards op basis van historische data. De business wordt bediend met gevraagde rapportages die waardevolle inzichten bieden voor besluitvorming.
10. AVG-proof processen en tooling: Alle ingerichte processen en tools zijn AVG-proof, wat zorgt voor naleving van gegevensbeschermingswetten en het waarborgen van privacy en beveiliging van HR-gegevens.

Uitdagingen en Kansen

1. Behoud van menselijke touch: Ondanks de gestandaardiseerde processen voelen medewerkers zich nog steeds soms als een nummer behandeld. Organisaties moeten streven naar een balans tussen efficiëntie en een persoonlijke benadering van medewerkers.
2. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Hoewel standaardisatie belangrijk is, moeten organisaties ook flexibel en adaptief blijven om snel te kunnen reageren op veranderende behoeften en omstandigheden.
3. Verbetering van de HR-beleving: Het rigide karakter van de HR-beleving kan de betrokkenheid van medewerkers beïnvloeden. Organisaties moeten streven naar een positieve HR-beleving door empathie en maatwerk te integreren in hun processen. Naast het naleven van de processen dient ook ruimte te worden gemaakt voor de persoonlijke zijde van HR.
4. Verdere optimalisatie: Ondanks de vooruitgang zijn er altijd mogelijkheden voor verdere optimalisatie en verbetering van HR-processen. Systemen behoeven onderhoud en monitoring om te zorgen dat deze aan blijven sluiten bij de behoeften van de organisatie.

Conclusie

Het niveau van ‘Gestandaardiseerde Processen’ vertegenwoordigt een belangrijke mijlpaal in de reis naar HR-technologievolwassenheid. Organisaties op dit niveau hebben een solide basis gelegd voor uniforme en efficiënte HR-processen, maar worden nog steeds geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van menselijke betrokkenheid, flexibiliteit en continue verbetering. Ook kan de HR-afdeling nog niet voorspellen welke veranderingen nodig zullen zijn in de toekomst en zullen daarom hier nog niet volledig op voorbereid zijn.

Door te blijven streven naar een balans tussen efficiëntie en empathie, en door te investeren in verdere optimalisatie en ontwikkeling, kunnen organisaties hun HR-processen verder verfijnen en hun doelen van HR-technologievolwassenheid blijven nastreven.