Kyden 20 januari 2025 0 reacties Print Senior consultant Alma Vermeulen over HR Tech-projecten: “Als je focust op wat je wél al weet, is het makkelijker om door te pakken”“Dit past mij eigenlijk heel erg goed, want hier kan ik strategie écht aan operatie verbinden”, dacht organisatiepsycholoog Alma Vermeulen bij haar eerste HR Tech-implementatietraject in 2020. In dit interview deelt ze meer inzichten over de HR Tech-projecten waarbij ze betrokken is als senior consultant bij Kyden. Kan je ons vertellen over jouw rol binnen Kyden en hoe je betrokken raakte bij HR-IT? In mijn rol als senior consultant heb ik het genoegen om één van de teamleden te zijn die zich buigt over onze ‘fit for purpose HR’ propositie. Hierin houden we ons bezig met de wat meer harde kant van HR, of met andere woorden de organisatorische kant van HR. Met mijn achtergrond als organisatiepsycholoog dacht ik altijd dat ik alleen van de gedragskant van HR zou zijn. Tot ik in 2019 voor het eerst een HR-IT-selectie mocht doen. Ik moest er aan wennen met requirements en beoordelingsmodellen van leveranciers te werken, maar uiteindelijk vind ik de concreetheid en het scheppen van duidelijkheid in zaken heel erg leuk om te doen. Vervolgens ging ik nog meer de krochten van HR-IT in met een HR-IT-implementatietraject in 2020. Toen dacht ik: dit past mij eigenlijk heel erg goed, want hier kan ik strategie écht aan operatie verbinden. Hoe zie je de rol van HR-IT evolueren in de komende jaren, vooral gezien de snelle veranderingen in technologie? De grootste trends zijn denk ik gebaseerd op wat we in ons dagelijks leven ook gebruiken. We worden door onze telefoon & tablets op onze wenken bediend met allerlei slimmigheden. Dit verwachten we ook van de systemen waar we op werk mee werken. Daarin zien we dat bijvoorbeeld AI ook door veel HR IT leveranciers wordt ingezet om hun tooling te verbeteren en te voorzien van slimmigheden die ons leven makkelijker maken. Een andere trend op het gebied van HR-IT is de toenemende druk op goede rapportagemogelijkheden. HR-analytics om je eigen processen te verbeteren en bijvoorbeeld doorstroom te voorspellen is natuurlijk al langer een trend maar er komt ook steeds meer druk van buitenaf. De EU vereist bijvoorbeeld vanaf 2026 diverse rapportages over het personeel van een organisatie in de CSRD. Een goed (ingericht) HR-IT systeem draagt bij aan het consequent kunnen aanleveren van deze cijfers. Overigens zie ik ook dat niet elke organisatie al open staat voor deze vernieuwingen en veranderingen. Het feit dat bijvoorbeeld AI beschikbaar is, wil niet altijd zeggen dat het aan de eisen voldoet op het gebied van security en privacy. Kun je een voorbeeld geven van een succesverhaal waarin HR-IT een significante impact had op de organisatie? Dat kan ik het beste toelichten aan de hand van één van onze processmining-trajecten. Hierbij lichten we het systeem en de processen / workflows die hierin zitten door en analyseren we waar er verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Het simpelste voorbeeld hierbij is dat collega’s van mij hebben gevonden dat een proces van goedkeuring van declaraties echt aanzienlijk efficiënter kon. Er zaten behoorlijk wat partijen in de workflow die eigenlijk vrijwel nooit een declaratie afkeurden. De enige partij die dat deed was HR services, maar die zat aan het einde van de flow. Door de workflow uit te kleden en HR services aan het begin van de workflow te zetten, hebben we het proces efficiënter gemaakt en tegelijkertijd medewerkers meer tevreden gesteld. Het goedkeuren duurde minder lang en er was sneller duidelijkheid. De eenvoud van deze verbetering doet overigens geen recht aan de innovatiekracht die er in process mining zit. Er kan echt behoorlijk wat geld bespaard worden door dit te implementeren, en ook de gebruikers van het systeem worden beter geholpen. Een mooie businesscase dus, die zowel kwantitatief als kwalitatief goed uitpakt. Hoe zorg je ervoor dat technologische oplossingen binnen HR aansluiten op de behoeften van medewerkers en de organisatie als geheel? Dit is de uitdaging voor HR algemeen: het niet bekijken van vraagstukken vanuit een HR bril, maar vanuit een medewerkersbril. Afgelopen jaren hebben we de hype rondom Employee Experience gehad en Employee Journey Mapping. Ondanks dat deze hype een beetje is uitgedoofd, is het kijken vanuit een gebruikersbril nog steeds het allerbelangrijkste om het systeem aan te laten sluiten op de behoefte die daar ligt. Dit kan onder andere door deze mensen te betrekken in testsessies, ambassadeursgroepen in te richten of continu feedback te verzamelen in het systeem. Natuurlijk moet hier vervolgens ook wel prioriteit aan gegeven worden. Wat zijn enkele veelvoorkomende misvattingen die mensen hebben over HR-IT en hoe zou je die willen ontkrachten? Dat het niet te begrijpen is, lastig is, of dat je snel even een nieuw systeem kiest omdat anderen dat ook gebruiken. Onze tips zijn: Keep It Stupid Simple: focus op wat je wél weet in plaats van wat je (nog) niet weet en werk vanuit daar verder. Laat je begeleiden door een partij die vaker met dit bijltje hakt. En ja, ik ben me ervan bewust dat dit een hoog gehalte ‘wij van WC eend adviseren WC eend’ heeft, maar ik zal het toelichten. Grotere trajecten, waarbij je op zoek bent naar nieuwe HR-IT-ondersteuning, is iets wat je als organisatie als het goed is niet vaak doet (gelukkig). Dat betekent alleen ook dat je als organisatie hier waarschijnlijk niet veel ervaring in hebt. Het helpt om een partij aan te haken die de wereld van HR Tech kent en weet wat er wel en niet van waarde is om bij stil te staan. Je wordt anders al snel overtuigd door goede sales pitches, maar eindigt teleurgesteld met een systeem dat uiteindelijk toch niet biedt wat je had verwacht. Welke vaardigheden zijn essentieel voor succes in jouw rol binnen HR-IT en hoe heb je die ontwikkeld? Doorbijten – ik vond de wereld van HR IT in het begin een hele lastige wereld waar ik geconfronteerd werd met nieuwe kennis. Het vraagt wat tijd en daar moest ik me persoonlijk even doorheen bijten, me nieuwsgierig op te stellen en gewoonweg wél de ‘domme vragen’, die overigens uiteindelijk helemaal niet dom waren omdat niemand er meer over nadenkt, te stellen. Duidelijkheid – Ik denk dat ik de competentie heb ontwikkeld om de wereld van HR IT voor iedereen begrijpelijk te maken en het juiste detailniveau op te zoeken om duidelijkheid te creëren. Doorpakken – Er kan heel goed, heel lang gediscussieerd worden over de diepste details in processen. Wanneer je systemen in duikt, stuit je automatisch op veel informatie en dit vraagt aandacht. Vaak ligt de focus met name op wat we nog niet weten en dit kan verlammend werken. Als je de focus verplaatst naar wat we wél al weten is het makkelijker om door te pakken. Vertrouwen – Toen ik mijn eerste grote HR-IT-implementatie deed, kon ik wakker liggen van alle uitzonderingen en zaken die we mogelijk over het hoofd konden zien. Een collega die wat meer ervaring had zei toen tegen mij: “In dit soort trajecten is er één gegeven en dat is dat je sowieso iets gaat vergeten. Heb vertrouwen dat we het oplossen op het moment dat we het alsnog tegenkomen.” Dat heeft me heel erg geholpen om de rust te bewaren die nodig is om dit soort trajecten werkbaar te houden. implementeren, Kyden, strategie, technologie Print Over de auteur Over Kyden Bekijk alle berichten van Kyden
30-01-2025Caroline van den Berg, directeur bij SPIE: “HR-tech steeds belangrijker in een organisatieR...