Vergrijzing vraagt om nieuwe strategie voor personeelsplanning

Nederland vergrijst snel: inmiddels is ruim één op de vier werknemers 55-plus. Dat aandeel blijft groeien. Toch plannen veel organisaties nog steeds op beschikbaarheid in plaats van belastbaarheid. Het gevolg is dat teams sneller leeglopen dan vacatures kunnen worden ingevuld. Volgens Bastiaan Schoonhoven, COO bij Dyflexis, moeten organisaties daarom anders naar roosteren kijken.

Cijfers van het CBS laten zien dat het aandeel 55-plussers in tien jaar tijd is gestegen van 20 naar 27 procent. De combinatie van een hogere levensverwachting en het later pensioen maakt het steeds belangrijker om professionals duurzaam inzetbaar te houden.

• Lees ook: Zo ziet personeelsplanning in 2035 eruit: 5 grote verschuivingen

Van aanwezig zijn naar inzetbaar blijven

Roosteren is daarmee niet alleen een planningsvraag, maar ook een strategisch vraagstuk over belasting, herstel en kennisbehoud. De focus verschuift van kosten en beschikbaarheid naar inzetbaarheid, borging van expertise en gezondheid. Een vast patroon volstaat niet meer: planning wordt maatwerk. Dyflexis onderscheidt vijf principes die organisaties in de nabije toekomst helpen vooruit te plannen in plaats van achteraf te corrigeren:

1. Energiegericht plannen

Voor senior medewerkers is een voorspelbaar werkritme geen luxe, maar een randvoorwaarde om fit te blijven. Late diensten, zware fysieke taken en lange aaneengesloten diensten zijn minder geschikt naarmate de leeftijd stijgt. Door werk- en bioritme op elkaar af te stemmen, gaan organisaties uitval voorkomen en ervaren krachten langer gezond en productief houden. Kort gezegd: energiegericht plannen verlengt de duurzame inzetbaarheid.

2. Taakverdeling op rol en kracht

Teams worden ingericht op basis van rol en kracht, niet alleen op functie. Ervaren medewerkers draaien minder zware diensten en hebben vaker een rol waarin kennis, kwaliteit en begeleiding centraal staan. Zo blijft hun expertise behouden en wordt fysieke belasting verminderd.

Een praktisch voorbeeld: waar een senior magazijnmedewerker vroeger volledige pick- en pack-shifts draaide, kan hij of zij nu worden ingezet als kwaliteitscoach of mentor voor nieuwe collega’s.

• Lees ook: Dyflexis: zo maak je persoonlijke ontwikkeling net zo vanzelfsprekend als onboarding

3. Mentorschap in het rooster

Kennisoverdracht krijgt een vaste plek in de planning. Bedrijven plannen bijvoorbeeld ochtendblokken waarin ervaren krachten nieuwe medewerkers begeleiden. Vakmanschap blijft zo behouden, zonder dat het ten koste gaat van productiviteit of werkdruk. Leren wordt onderdeel van het werk, niet iets dat ernaast moet gebeuren.

4. Van reageren naar anticiperen

Met een ouder wordende beroepsgroep is datagedreven planning essentieel. Organisaties kunnen niet langer vertrouwen op enkel beschikbaarheid, ze moeten weten wanneer iemand optimaal inzetbaar is. Moderne planningssoftware herkent patronen zoals herstelmomenten, uitvalperiodes en structureel zware diensten. Die informatie wordt automatisch vertaald in roosteradviezen.

Volgens Schoonhoven vervangt technologie planners niet, maar versterkt deze hen. “AI en datagedreven roosters nemen het giswerk weg en geven planners de ruimte om in gesprek te blijven met teams en werk echt mensgericht te organiseren.”

5. Teamcontinuïteit en ritme

Naast fysieke belastbaarheid speelt bij senior medewerkers een minder zichtbaar aspect een steeds grotere rol: ritme-vastheid en teamcontinuïteit. Waar jongere medewerkers vaak makkelijker schakelen tussen verschillende teams, rollen en leidinggevenden, gedijen ervaren medewerkers beter in een stabiele werkomgeving. 

Dat vraagt om bewuste teamstructuren. Door vaste samenwerkingen en terugkerende teamindelingen in te bouwen, voorkom je operationele ruis, leercurves en onnodige stress bij senior krachten. In zo’n omgeving kunnen ervaren medewerkers hun expertise optimaal benutten, kennis gefaseerd overdragen en collega’s gericht begeleiden zonder steeds opnieuw te moeten investeren in nieuwe groepsdynamiek.

• Lees ook: 5x Slim verzuim voorkomen met nieuwe technologieën zoals AI en chatbots

Vooruitdenken als norm

Deze verschuiving verandert de rol van planners en leidinggevenden fundamenteel. Roosters worden geen uitvoerend HR- of operationeel proces meer, maar een strategisch instrument voor duurzame inzetbaarheid. De nieuwe maatstaf is niet alleen bemensen wat nodig is, maar ook organiseren wat werkt voor mens én organisatie.

“We staan aan het begin van een omslag”, stelt Schoonhoven. “Wie straks succesvol wil zijn, moet vooruitdenken in plaats van opvullen.” Volgens hem wordt technologie hierbij geen vervanger van menselijk oordeel, maar een versterker ervan: “AI en datagedreven roosters nemen het giswerk weg. Ze geven planners de ruimte om te doen wat het verschil maakt: in gesprek blijven met teams, talent laten groeien en werk echt mensgericht organiseren.” 

Kortom, vergrijzing vraagt om strategisch plannen op belastbaarheid. Organisaties die daar nu op inspelen, bouwen aan teams die gezond, gemotiveerd en toekomstbestendig blijven.