Het niveau van ‘In control/Beheerst’ in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Nadruk op betrouwbaarheid

In de voortdurende evolutie van HR-technologie streven organisaties naar hogere niveaus van efficiëntie en consistentie in hun HR-processen. Het vierde niveau van het #HRTech Volwassenheidsmodel, genaamd ‘In Control/Beheerst’, markeert een fase waarin organisaties zich richten op het bieden van betrouwbare en voorspelbare HR-dienstverlening door gestandaardiseerde processen, geïntegreerde technologie en continue verbeteringen.

Laten we eens kijken naar de kenmerken, uitdagingen en kansen van organisaties op dit niveau.

Lees ook over de andere niveaus in het #HRTech Volwassenheidsmodel’

• Het Ad hoc/Reactieve Niveau van het #HRTech Volwassenheidsmodel: Uitdagingen en Kansen voor HR Managers
• Het niveau van ‘Basis op orde’ in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Onderweg naar consistentie en meetbaarheid
• Het niveau van ‘Gestandaardiseerde Processen’ in het #HRTech Volwassenheidsmodel: Streven naar uniformiteit en efficiëntie

Kenmerken van ‘Gestandaardiseerde processen’

In het ‘In Control/Beheerst’-niveau van het HRTech volwassenheidsmodel kenmerken HR-processen zich door betrouwbaarheid en voorspelbaarheid, waardoor medewerkers en management vertrouwen hebben in de dienstverlening. Gestandaardiseerde processen zorgen voor een voorspelbare werkbelasting (voor HR en managers), terwijl er een cultuur van autonomie en continue verbetering heerst. Dit niveau biedt flexibele processen die snel kunnen worden aangepast aan organisatieveranderingen, zonder de continuïteit van alledaagse taken te verstoren. Problemen worden grondig geanalyseerd en structureel opgelost om toekomstige herhaling te voorkomen.

De HR-technologische architectuur is geoptimaliseerd met duidelijke procedures voor het verwerken van updates en nieuwe releases. Recruitment- en talentmanagementtools zijn mobiel beschikbaar en geïntegreerd met HR-administratietools. Er wordt geëxperimenteerd met tools voor engagement, teamwork en assessments, om zo de effectiviteit en kwaliteit van alle HR-activiteiten te verhogen.

Het HR-team biedt efficiënte eerstelijnshulp bij vragen over processen en tooling, daarnaast heeft het HR-team ook vaardigheden om de organisatie te voorzien van waardevolle inzichten uit data en tooling. Een HRTech-manager werkt nauw samen met andere Tech-stakeholders om een geïntegreerde benadering van HR-technologie te waarborgen.

Data- en privacybeheer zijn goed geregeld met automatische signaleringen vanuit HR-analytics en een basis HR-data warehouse/lake. ‘Privacy by design’ is een uitgangspunt bij alle implementaties, wat betekent dat privacybescherming vanaf het begin wordt ingebouwd.

Medewerkers hebben een betere gebruikerservaring door een proactieve houding van HR op het gebied van informatie en het houden aan afspraken. De medewerkers worden persoonlijk benaderd en voelen zich gewaardeerd, terwijl effectieve self-service mogelijkheden hen snel toegang geven tot de benodigde informatie en diensten.

In dit volwassenheidsniveau ligt de nadruk op betrouwbaarheid, voorspelbaarheid, verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering, waardoor organisaties efficiënter en effectiever kunnen werken en een hoog niveau van dienstverlening kunnen behouden.

Uitdagingen en kansen

Uitdagingen

1. Complexiteit van integratie: Het volledig integreren van verschillende HR-systemen en processen kan complex en tijdrovend zijn. Dit vereist zorgvuldige planning, technische expertise en voortdurende monitoring.
2. Cultuurverandering: Het stimuleren van een cultuur van verantwoordelijkheid en continue verbetering kan weerstand oproepen binnen de organisatie. Medewerkers moeten openstaan voor veranderingen en bereid zijn om nieuwe processen en technologieën te omarmen.
3. Flexibiliteit behouden: Hoewel processen gestandaardiseerd zijn, moeten organisaties ervoor zorgen dat deze processen flexibel genoeg blijven om snel te kunnen reageren op veranderingen binnen de organisatie of de markt.
4. Gegevensbeveiliging en privacy: Met meer gegevens die digitaal worden verwerkt en opgeslagen, neemt de verantwoordelijkheid voor gegevensbeveiliging en naleving van privacyregelgeving toe. Dit vereist robuuste beveiligingsmaatregelen en voortdurende (IT-)audits.
5. Hoge kwaliteitseisen: Het handhaven van een hoge kwaliteit van dienstverlening vereist voortdurende evaluatie en verbetering van processen. Dit kan extra middelen en aandacht vergen van het management.

Kansen

1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit: Door gestandaardiseerde en geoptimaliseerde processen kunnen organisaties de efficiëntie verhogen en de productiviteit verbeteren, wat leidt tot kostenbesparingen en betere resourceplanning.
2. Betrouwbare en consistente diensten: De voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van HR-diensten verbeteren de tevredenheid van medewerkers en management, wat bijdraagt aan een positieve werkcultuur.
3. Data-driven besluitvorming: Toegang tot geavanceerde rapportages en analyses stelt organisaties in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van accurate en up-to-date gegevens.
4. Flexibiliteit bij veranderingen: Flexibele processen stellen organisaties in staat om snel te reageren op interne en externe veranderingen, waardoor ze concurrerender en veerkrachtiger worden.
5. Innoveren en experimenteren: De ruimte voor experimenten met nieuwe tools en technologieën zoals engagement, teamwork en assessments biedt kansen voor innovatie en verdere verbetering van HR-diensten.
6. Versterkte naleving van regelgeving: Met een basis HR-data warehouse/lake en een privacy by design aanpak, kunnen organisaties beter voldoen aan regelgeving zoals de AVG, hiermee verminder je het risico op een datalek of eventuele sancties.

Conclusie

In het ‘In Control/Beheerst’-niveau van het HRTech volwassenheidsmodel ligt de nadruk op betrouwbaarheid, voorspelbaarheid, verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering. Deze kenmerken helpen organisaties om efficiënter en effectiever te werken, terwijl ze flexibel blijven en een hoog niveau van dienstverlening behouden.

Organisaties die zich op dit niveau bevinden, zien uitdagingen maar ook kansen. Organisaties die deze uitdagingen effectief kunnen aanpakken, zullen profiteren van de vele voordelen die dit volwassenheidsniveau biedt.