Maandelijkse archieven: maart 2020

Waarom continu verbeteren?

In een dynamisch ondernemingsklimaat waarin marktwensen en -behoeften snel veranderen, is continu verbeteren het motto. Continuous improvement is dan ook een sleutelbegrip voor bedrijven die op de lange termijn concurrerend willen blijven.

Wat is continuous improvement?

Continuous improvement – een werkwijze die ook bekend is onder namen als Lean, Kaizen en continu verbeteren – heeft tot doel om middels kleine verbeteringen de productiviteit, kwaliteit en doorlooptijd van een proces te verbeteren. Daarnaast is er meestal ook aandacht voor het beperken van de kosten.

Een kenmerk van de werkwijze is dat het niet gaat om eenmalige maatregelen, maar om een continue procesverbetering. Bovendien worden de verbeteringen door de medewerkers zelf gedragen en doorgevoerd.

Continuous improvement in 3 stappen

Het proces van continuous improvement kan opgedeeld worden in een aantal vaste en noodzakelijke stappen. We zullen ze hieronder kort beschrijven.

1. Analyseren en verbetersuggesties genereren. In de eerste fase worden problemen geïdentificeerd en benoemd. Analyseer de feiten, leg goed vast wat de kernwaarden en -doelen van je organisatie zijn en kijk in hoeverre huidige bedrijfsprocessen hierop aansluiten. Houd daarbij ook altijd het klantperspectief in het oog. Wat willen de mensen die jouw diensten of producten afnemen? Zorg ervoor dat verbetersuggesties in teamverband worden gedaan om de betrokkenheid van je medewerkers te waarborgen. Workshops of brainstormsessies zijn goede werkvormen om deze eerste fase praktisch vorm te geven.
2. In fase 2 ga je de tijdens fase 1 geïdentificeerde verbetersuggesties realiseren. Doe dit ook in teamverband en betrek bij voorkeur meerdere stakeholders (medewerkers van meerdere afdelingen, leveranciers, klanten) bij de uitvoering. De praktijk leert namelijk dat diversiteit vaak leidt tot betere oplossingen en een bredere acceptatie van verbetersuggesties.
3. De laatste fase bestaat uit monitoren en leren. Nu je de verbetersuggesties in de praktijk hebt gebracht, wil je natuurlijk ook weten wat het effect is. Controleer dus goed of de problemen waar je voorheen op stuitte inmiddels (deels) zijn weggenomen. Evalueer je aanpak goed en gebruik de inzichten voor een volgende verbetering.

{cta_arena kop=”Alles over prestatiemanagement” tekst=”Ben jij op zoek naar innovatieve HRTech oplossingen rond prestatiemanagement? In de aanbiedersgids vind je alle informatie op een rijtje.” knop=”Bekijk en vergelijk de aanbieders” link=”https://www.hrtechreview.nl/index.php?page=aanbieders&arena=1&submit_form=Zoek&fmodules%5B%5D=10&soltypes%5B%5D=2″ plaatje=”/uploads/Kennisbank/robotje_gidszoeken%20150.gif”}

Wat levert het op?

Maar wat levert continuous improvement nu concreet op? Best veel als je de resultaten gaat analyseren.

• Continuous improvement leidt tot procesverbetering. De doorlooptijd wordt korter, kosten dalen en de foutenlast vermindert.
• Door intensief en organisatiebreed bezig te zijn met het continu verbeteren van bedrijfsprocessen neemt ook de klantkennis toe. Als iedere medewerker weet wat de klant wil en verwacht, is het gemakkelijker om te identificeren welke onderdelen van een bedrijfsproces of customer journey een kwaliteitsimpuls nodig hebben. Het resultaat: je voldoet gemakkelijker aan de eisen en wensen van de klant en kunt zijn verwachtingen zelfs overtreffen.
• Continu verbeteren vergroot de kennis onder medewerkers over de doelen van de organisatie. Begrippen als strategie en kernwaarden krijgen op die manier dus meer betekenis voor alle medewerkers.
• Continuous improvement bevordert de ontwikkeling van medewerkers op persoonlijk niveau, leiderschapsniveau en teamniveau. Het gevolg: een meer flexibele en dynamische workforce.
• Continu verbeteren leidt tot meer betrokkenheid, minder ziekteverzuim en meer werkplezier.
• Binnen het huidige ondernemingsklimaat is voortdurende verandering de enige constante. De innovaties van vandaag kunnen over een half jaar alweer oud nieuws zijn. Continuous improvement bevordert agile werken en vergroot het aanpassingsvermogen van je organisatie. Belangrijk als je jouw bedrijf toekomstproof wilt houden!

Enter: skills management

Continuous improvement werkt het beste als je de werkwijze combineert met skills management. Skills management is niets anders dan het volledig in kaart brengen van de kennis en kunde die binnen jouw organisatie aanwezig is. Ook houdt het in dat je die informatie gericht koppelt aan bedrijfsdoelstellingen en behoeften vanuit de markt.

Hoe skills management het verbeterproces kan versterken

Het managen van skills helpt op verschillende manieren bij het inzichtelijker en effectiever maken van continuous improvement.

Meer kijk op taken en behoeften

Skills management draait om het visualiseren van de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor het uitvoeren van een bepaalde taak. Stel dat je minimaal drie personen nodig hebt die een bepaalde werkzaamheid (bijvoorbeeld het zelfstandig bedienen van een productielijn of het kunnen werken met een bepaald computerprogramma) kunnen uitvoeren om de continuïteit van een bedrijfsproces te waarborgen.

Dankzij de schematische opzet van een skills matrix zie je in één oogopslag of aan de bovengenoemde vereisten wordt voldaan. De resultaten stellen je in staat om goede planningen te maken en continuous improvement praktisch vorm te geven.

Efficiënter reageren op uitval en piekbelasting

Elke organisatie krijgt soms te maken met periodes van sterke piekbelasting of medewerkers die voor onbepaalde tijd uitvallen. Skills management maakt het mogelijk om hier sneller op te reageren. Zo kun je op continue basis zorgen voor goede vervangers en procesverbeteringen doorvoeren die beter zijn toegespitst op piekbelasting.

Voortgang beter monitoren

Continuous improvement is een zaak van de lange adem. Skills management is een fijne manier om de gemaakte progressie te monitoren. Hiermee vergroot je dus de effectiviteit van het doorlopende proces dat continu verbeteren is.

Brede reikwijdte

Met skills management kun je alle kanten uit. Je kunt de werkwijze niet alleen organisatiebreed, maar ook op team- en afdelingsniveau implementeren. Het resultaat: de mogelijkheid om maatwerkoplossingen te creëren die continuous improvement gemakkelijker en effectiever maken.

Sleutelfiguren identificeren

Hoewel continuous improvement een zaak van de hele organisatie is, zijn er meestal wel bepaalde sleutelspelers bij het voorbereiden en uitvoeren van zo’n proces. Als je serieus werk maakt van skills management, wordt het een stuk gemakkelijker om dergelijke personen te identificeren. Dankzij het overzicht weet je namelijk precies welke vaardigheden, diploma’s en certificaten elke medewerker bezit.

Lees het hele artikel op het blog van AG5

Het gat tussen recruitment en HR

Dat een intern mobiliteitsproces vaak een wassen neus is en de beste doorstroom resultaten bij de koffie automaat worden behaald is goed te verklaren. Als er een vacature is dan is de afdeling recruitment, vaak met innovatieve tools heel goed in het vinden van mensen buiten de organisatie. De meeste van hun KPI’s zijn ook gericht op buiten. En als ze iemand hebben gevonden gaat hij of zij ‘over de schutting’ naar HR en zijn die nieuwelingen al snel uit beeld voor de recruiter.

Als er al een technische koppeling is tussen het ATS en het Core HR systeem dan is die koppeling één kant op. Zo hebben recruiters ook geen zicht op alle interne talenten en blijft interne mobiliteit beperkt tot hooguit de verplichte 2-weekse interne vacature plaatsing.

Een andere blik op talentontwikkeling

Deze tijd van flexibilisering brengt nieuwe inzichten rond talentontwikkeling. Managers die hun team omarmen, ontwikkelen, maar nooit meer willen loslaten is onhoudbaar. Zeker in organisaties die door digitale transformaties helemaal door elkaar worden geschut.

Zo heeft KPN zijn HR beleid inmiddels gefocust rond vier employee journey’s: Join, Daily experience, Grow and develop en Next step. Marlein Bomhof is verantwoordelijke voor die laatste journey en vertelt hierover in de radiostudio (Spotify Podcast) bij ‘What’s Next 2020’ bij Frisse Blikken. Samen met Michelle Smid van Frisse Blikken hebben ze de interne flex geheel op zijn kop gezet.

Interne flex 2.0 bij KPN

De twee teams die bezig waren met interne mobiliteit volgens de klassieke aanpak zaten vast. Goede technische mensen moesten soms bij afdeling A weg, terwijl afdeling B mensen nodig had. Het interne mobiliteit proces kende meer dan 20 stappen, dus geen manager die daar blij van werd.

Daarom is Bomhof helemaal opnieuw begonnen op een ‘design thinking’ manier met experimenteren, pilot trajecten en vooral veel interactie met de gebruiker, zowel de managers als de mensen zelf. “Een uitdaging daarbij is om de ‘100% goed’ mentaliteit eruit te halen en gewoon aan de slag te gaan”. Eén dag per week werkt het team gericht aan verbeteringen op de vier onderdelen manager, medewerker, matching en up- & reskilling.

Prototyping voor snelle veranderingen

“De kracht van design thinking zit in het iteratief werken vanuit de kern van een probleem door prototypes te maken. Hoe werkt zo’n prototype maken? Door het vooral heel simpel te houden.” Door steeds met een aantal mensen, drie verschillende meningen geeft al een begin, in gesprek te gaan ontwerp je een eerste idee voor een oplossing. Dat idee toets je dan met een volgende groep collega’s en zo bouw je het langzaam op.

Zo is er ondertussen een managers toolkit op mobiliteit gebouwd door continue te toetsen en verbeteren met die eindgebruiker, de manager. Per ieder van de vier eerder genoemde onderdelen zijn prototypes bedacht en verfijnt. Daarnaast is er bijvoorbeeld een matching tool voor interne vacatures gebouwd.

Integratie van werven extern en intern

Voor het onderdeel matching is een nieuwe intern recruitment team opgebouwd. Als hun processen en methodes een stap volwassener zijn, gaat dat team geïntegreerd worden met het bestaande externe recruitment team. Zo zouden alle processen en tools die het employee journey team ‘Next step’ oplevert straks geïntegreerd en selfservice moeten zijn.