Maandelijkse archieven: juli 2020

Binnen innoverende organisaties speelt de HR-strategie, voortvloeiende uit de organisatiedoelstellingen, een essentiële rol. De uitwerking van deze HR-strategie wordt ondersteund en gefaciliteerd door e-HRM systemen. HR-beleid digitaal ondersteunen is tegenwoordig een niet weg te denken onderdeel in de HR-wereld. Het samenspel van HR-speerpunten zoals  leiderschap, transformatie, mobiliteit , talentmanagement, engagement, onboarding etc. worden als onderscheidende innovaties in een strategie vormgegeven. Ze sturen en begeleiden organisaties om proactief in te spelen op veranderende omgevingsfactoren en zich te onderscheiden van concurrenten.

Dit artikel van Bas Driel over procesontwerp is de tweede in een serie van 4 die de unieke aanpak van Bonte Bij voor het inrichten van HR-selfservice weergeeft. De andere delen verschijnen:

• Organisatie ontwerp, 16 juli
• Verandermanagement, 13 augustus
• Systeemkeuze, 27 augustus

Procesontwerpprincipes

Om te komen tot de juiste aansluiting van de organisatiestrategie op HR-processen worden 10 ontwerpprincipes gehanteerd voor het juiste procesontwerp:

1. Digitaal doen wat digitaal kan: aansluiten bij pakketstandaard
Daarbij wordt aangesloten bij de inrichtingsmogelijkheden van het systeem (géén maatwerk: dat is duur in ontwerp en in beheer). Ontwikkelingen vinden plaats in de standaard.

2. Uniform proces voor de hele organisatie
Een uniform proces dat voor alle organisatieonderdelen gelijk is (afwijkingen bij een organisatie leidt tot complexiteit/kosten in de uitvoering met effecten voor alle gebruikers).

3. Manager verantwoordelijk voor HR-processen
Invoer vindt plaats aan de bron. De integraal manager is verantwoordelijk voor veel van de HR-processen. Geen dubbel werk organiseren, maar simpel administratief werk kan ook door anderen (zoals het secretariaat) worden voorbereid. De manager kan status van een workflow bekijken in het HR-portaal. Een manager krijgt standaard alleen een mail als hij/zij geen onderdeel uitmaakt van de workflow, of als de workflow is afgewezen.

4. Medewerker verantwoordelijk voor de eigen gegevens
Medewerker is verantwoordelijk voor eigen gegevens. De medewerker kan status van een workflow bekijken in het HR-portaal. Een medewerker krijgt alleen standaard een mail als hij/zij de workflow niet zelf gestart heeft, of als zijn/haar verzoek wordt afgewezen.

5. HR-adviseur geen onderdeel administratieve HR-processen
Alleen adviserende rol HR-adviseur op verzoek manager, de HR-adviseur maakt géén deel uit van de administratieve HR-processen.

6. Digitaal akkoord, automatisch samenvoegen brieven/besluiten
Digitaal akkoord van manager is –onder voorwaarden- juridisch geldig. Zoveel mogelijk brieven/besluiten automatisch samenstellen en opslaan in digitaal Personeelsdossier. Als een simpel ‘digitaal akkoord’ niet voldoende is, wordt gekozen voor een complexere digitale ondertekening. De ‘natte handtekening’ wordt niet gebruikt in standaard digitale processen (eventueel wel in uitzonderingsgevallen bijvoorbeeld in een juridisch traject).

7. Zoveel mogelijk controle bij invoer
Wettelijke kaders en beleid wordt gevolgd. Zoveel mogelijk controle hierop door het systeem bij invoer. Indien controle bij invoer niet mogelijk; controle door PSA op de wet (eventueel steekproefsgewijs achteraf).

8. De standaard simpel ontwerpen: uitzonderingen apart organiseren
De standaard simpel ontwerpen: dus 80% (bulk) kaal en simpel automatiseren, 20% (uitzonderingen) apart organiseren. Zo min mogelijk overdrachtsmomenten/stappen per mutatie, bekijken of iedereen in de processtap toegevoegde waarde heeft.

9. Systeemsignaleringen
Signaleringen door het systeem (bijvoorbeeld het aflopen van een contract, jubilea, WVP).

10. Inrichten workflow met afhandeltermijnen
Workflow maakt beheer en voortgangsbewaking mogelijk, heldere afhandeltermijnen noodzakelijk (voor alle partijen, ook managers: meeste gestelde helpdeskvragen gaan over voortgang van mutaties). Een manager kijkt minimaal twee keer per week in het HR-portaal. Ook verwachtingsmanagement is belangrijk, bijvoorbeeld wanneer iets akkoord moet zijn voordat dit mee kan in de salarisverwerking.

Best practice cloud oplossingen

De meeste e-HRM systemen zijn ‘best practice cloud-oplossingen’. Dit houdt in dat de leverancier op basis van lange ervaring en expertise vele implementaties en deskundigheid, het in hun ogen ’ideale HRM-proces’ (of meerdere) heeft vormgegeven in een systeem dat ‘in de cloud’ hangt. Deze oplossing is de standaard waarbij tot op bepaalde hoogte inrichting mogelijk is naar het specifieke HR-bedrijfsproces dat in de organisatie gewenst is. In de praktijk blijkt deze ‘best practice’ oplossing niet altijd even goed aan te sluiten. Vanwege de uitgebreide configuratiemogelijkheden moeten keuzes gemaakt worden en dat gebeurt niet altijd vanuit het juiste perspectief en soms zonder helicopterview. Gevolg hiervan is dat de organisatie niet tevreden is met het systeem. Doordacht procesontwerp vertaald in de juiste inrichting en in lijn met de HR-strategie bepaalt in belangrijke mate het succes van de implementatie.

HR-systemen kunnen onderverdeeld worden in ‘best of breed’ oplossingen, waarbij één specifiek HR-onderdeel wordt gefaciliteerd of een HR-suite waar diverse HR-onderdelen samen in zijn ondergebracht en geïntegreerd. Doordat de leverancier de basis onderhoudt en het proces met bouwstenen aanbiedt, gaat de inrichting doorgaans vrij snel met relatief lage aanschaf- en implementatiekosten. Tegenhanger is dat er beperktere ruimte is tot aanpassing naar specifieke wensen zoals voorheen bij maatwerkpakketten.

“Doordacht procesontwerp vertaald in de juiste inrichting en in lijn met de HR-strategie bepaalt in belangrijke mate het succes van de implementatie”

Procesontwerp is verbinding tussen HR-strategie en systeeminrichting

De HR-strategie realiseer je door optimale inrichting van de HR-processen ondersteund door e-HRM systemen. Dat vormt de basis van het succes van de organisatie. Dit is voor elke organisatie een ander samenspel en inzet van instrumenten. Het is essentieel, zeg maar rustig cruciaal, om de juiste keuzes te maken bij de e-HRM inrichting.

Maar hoe kom je nu tot de optimale aansluiting tussen deze vormgeving van de HR-strategie, de doelstellingen en de systeem inrichting/optimalisatie of systeemkeuzes? Eenmaal gekozen voor een systeem en na implementatie moet het wel voorzien in de behoeften. Sluit dit niet aan op de HR-strategie dan wordt de ontwikkeling, slagkracht en flexibiliteit van de organisatie beperkt. Essentieel onderdeel om de aansluiting te houden tussen HR-strategie en systeeminrichting is hierbij het procesontwerp.

Het procesontwerp is de functionele uitwerking waarin is opgenomen op welke wijze de organisatie wil werken om de strategie te realiseren. Het is het concretiseren van de organisatie- en HR-strategie naar nieuwe werkwijzen waarin rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn belegd en efficiënte en effectieve werkwijzen worden gerealiseerd. Op basis van vooraf bepaalde procesprincipes (waarmee de vertaalslag wordt gemaakt naar de HR-strategie) is het zaak aanpassingen en verbeterpunten in het huidige proces te detecteren én waar mogelijk deze te integreren met (nieuwe) mogelijkheden die het e-HRM systeem biedt.

Dit betekent procesontwerp van abstract niveau van basisprincipes tot detailprocesontwerp. Dit vereist inzicht in strategische, tactische en operationele zaken om de huidige en toekomstige HR-organisatie om dit in kaart te brengen.

“Een oerwoud van systemen en mogelijkheden, vereist de inzet van ervaren transitiemanagers en processpecialisten om het perfecte resultaat te bereiken”

Anderzijds is er ook gedegen kennis nodig van de verschillende oplossingen in de markt. Het optimaal aansluiten van de HRM-strategie (vraag) en het systeem (aanbod) vereist de inzet van ervaren transitiemanagers en processpecialisten om het perfecte resultaat te bereiken voor nu en in de toekomst. Ze houden rekening met veranderende organisaties en omgevingen, de huidige en toekomstige processen en het oerwoud van systemen en mogelijkheden. Aan de hand van deze kennis en ervaring kunnen de essentiële processen op de juiste wijze in kaart gebracht worden waarbij te allen tijde de aansluiting behouden blijft tussen de functionele behoeften van de organisatie en de inrichting van het systeem.

Procesontwerp en Bonte Bij

Bonte Bij heeft e-HRM managers en processpecialisten in huis met meer dan vijftien jaar ervaring op gebied van HR-transitiemanagement. De transitiemanagers hebben jarenlange ervaring met organisatorische veranderingen, verandermanagement, procesoptimalisatie en systeemimplementaties. We kunnen je organisatie begeleiden bij realisatie en procesimplementatie en wisselen graag met je van gedachten over het opstellen van goed procesontwerp om tot de juiste HR-strategie te kunnen komen.

Bonte Bij is een nieuwe consultancy partner van HRTech Review. In dit interview met de twee ‘Bijen’ Jon en Erik lees je hoe de zelfstandige professionals aangesloten bij Bonte Bij samenwerken.

Dit artikel van Anja Bakker over Organisatieontwerp is de eerste in een serie van 4 die hun unieke aanpak voor het inrichten van HR-selfservice weergeeft. De volgende delen verschijnen:

• Procesontwerp, 30 juli
• Verandermanagement, 13 augustus
• Systeemkeuze, 27 augustus

Van HR-adviseur naar HR-businesspartner
Door het werken met selfserviceprocessen, verandert het werk van HR en zijn er ook minder mensen nodig. Dit is niet direct na implementatie het geval. In het eerste jaar is er meestal juist extra capaciteit nodig. Vaak worden processen gefaseerd geïmplementeerd en dan zijn langer extra mensen nodig. Deze geleidelijke overgang zorgt ervoor dat medewerkers tijd hebben om zich te bekwamen in hun nieuwe rol, en dat de organisatie de krimp kan opvangen met natuurlijk verloop.

“Door gebruik te maken van HR-selfservice kunnen de acties en controles die de HR-adviseur voorheen uitvoerde, vervangen worden door systeemcontroles”

Veel organisaties willen dat de HR-adviseur een meer tactische of strategische rol gaat spelen en de manager ondersteunt bij het managen van de belangrijkste succesfactor in vrijwel alle sectoren: de medewerkers. Door gebruik te maken van HR-selfservice kunnen de acties en controles die de HR-adviseur voorheen uitvoerde, vervangen worden door systeemcontroles. Ook krijgen zowel de manager in de business als de HR-adviseur inzicht in toegesneden rapportages met gegevens over de organisatie en over de medewerkers. Gevolg is dat de HR-adviseur vrijwel geen administratieve HR-taken meer hoeft uit te voeren. Een belangrijke voorwaarde om de business-partnerrol goed te kunnen vervullen

Daarnaast bieden steeds meer leveranciers geïntegreerd of gekoppeld aan de HR-administratie digitale ondersteuning van tactische HR-processen aan, zoals strategische personeelsplanning, de gesprekscyclus, werving & selectie en onboarding. Een HR-procesexpert is daardoor in staat om operationele taken over te nemen van de HR-adviseur. Bijvoorbeeld de praktische begeleiding van de manager en sollicitant bij het in-dienst-proces. Hierdoor ontstaat ruimte en digitale ondersteuning voor de invulling van de tactische en strategische rol van de HR-businesspartner.

Inrichting van een HR-Helpdesk
Met het gebruiken van een uitgebreid e-HRM systeem, ontstaat ook de noodzaak om een HR-helpdesk in te richten. Door het werken met een geautomatiseerd HR-systeem zullen, zeker in de eerste fase van implementatie, nieuwe, meer technische en systeem gerelateerde vragen ontstaan. En vragen waarbij er een combinatie is van proces, systeem en wetgeving. Voorbeeld hiervan is een module in het e-HRM systeem voor de verzuimbegeleiding (WVP). De casemanager kan geconfronteerd worden met vragen en problemen die een combinatie zijn van techniek, proces WVP en regelgeving.

Het is van belang dat een gebruiker volgens het ‘click-call-face’ zijn of haar vragen kan stellen.

Via ‘click’ kan de gebruiker door filmpjes, handleidingen en FAQ’s zelf antwoorden vinden. Ook zijn er links naar regel- en wetteksten en is het mogelijk om digitaal een vraag te stellen. Daarnaast heeft de gebruiker de mogelijkheid om te bellen (‘call’) met de HR helpdesk. De helpdesk zal zo nodig geheel systeemgerichte problemen door kunnen zetten naar een (tweedelijns) afdeling informatisering & automatisering, of de medewerker in contact brengen met een specialist binnen de afdeling HR (‘face’).

Een goed bereikbare en geoutilleerde HR helpdesk met deskundige medewerkers en standaard, transparante processen is cruciaal voor het goede gebruik van het e-HRM systeem. Door gebruik te kunnen maken van een platvorm voor gebruikersvragen, wordt het mogelijk om de gebruiksvriendelijkheid van het systeem op peil te houden en ontstaat de mogelijkheid om te tevredenheid over de HR-afdeling als interne dienstverlener te vergroten en te borgen.

Inrichting van wijzigingsbeleid
Het spreekt voor zich dat ook nadat je het project om een e-HRM systeem in te richten hebt afgesloten, er nog steeds processen zullen veranderen, er verzoeken blijven komen voor maatwerkrapportages, en men door nieuwe inzichten bepaalde modules anders zal willen herinrichten. De gebruiker wil deze verzoeken kwijt en rekent erop dat deze verzoeken ook worden opgepakt. Ook de leverancier blijft haar systeem verder ontwikkelen, waardoor nieuwe systeem-mogelijkheden moeten worden beoordeeld en ingericht zodat de organisatie ze kan gebruiken. Daarmee ontstaat de noodzaak om het ‘Wijzigingsbeleid’ van een e-HRM systeem goed in te richten. Kortom, hoe zorg je voor een goede intake, beoordeling en uitvoering van het verzoek en correcte communicatie daarover? Indien dit niet is geborgd, zal dit leiden tot afbreuk aan de ervaren gebruiksvriendelijkheid van het e-HRM systeem en aan de tevredenheid over de afdeling HR als interne dienstverlener.