Dit zijn de verborgen kosten van handmatige planning en gefragmenteerde HR-software Geplaatst 14 oktober 2024 door Crowe Handmatige personeelsplanning & urenregistratie en niet-gekoppelde HR- en verloningssystemen brengen verschillende nadelen met zich mee. Het handmatig invoeren van werktijden, vakantiedagen, ziekteverzuim en andere afwezigheden kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. Dit leidt onder meer tot onnauwkeurige planningen, onderbezetting en ontevreden klanten. Bovendien kan het niet koppelen van HR- en verloningssystemen resulteren in het niet naleven van complexe arbeidswetten, met juridische gevolgen en boetes als resultaat. Verborgen kosten Onderstaande voorbeelden laten zien met welke verborgen kosten je rekening moet houden: 1. Tijdverlies door handmatige processen Het handmatig invoeren van gegevens kost veel tijd. Medewerkers en managers moeten uren besteden aan het bijhouden van roosters, het registreren van werktijden en het berekenen van salarissen. Dit tijdverlies kan oplopen tot vele duizenden euro’s per jaar aan arbeidskosten. 2. Fouten in loonadministratie Handmatige invoer is gevoelig voor fouten, zoals verkeerd geregistreerde uren of gemiste overuren. Dit kan leiden tot onjuiste salarisuitbetalingen. Dat is niet alleen kostbaar, maar leidt ook tot ontevredenheid en demotivatie onder medewerkers. 3. Hoge kosten door overbezetting of onderbezetting Een inefficiënte planning kan resulteren in overbezetting of onderbezetting, wat extra loonkosten met zich meebrengt of omzetverlies veroorzaakt. Denk bijvoorbeeld aan een horecabedrijf waar boze klanten weglopen omdat ze te lang moeten wachten. 4. Compliancerisico’s en boetes Het niet naleven van arbeidswetten en regelgeving door gebrek aan overzicht en integratie kan leiden tot boetes en juridische kosten. 5. Ontevreden klanten door slechte service Onderbezetting kan leiden tot langere wachttijden en slechtere service, wat klanttevredenheid en -loyaliteit schaadt. Dat verlies aan loyaliteit kost op de lange termijn omzet. 6. Verhoogde kosten voor tijdelijke arbeidskrachten Bij een slechte planning zijn bedrijven vaak gedwongen om last-minute tijdelijke arbeidskrachten in te huren tegen hogere kosten. 7. Verlies van talent door ontevredenheid Inefficiënte planning en fouten in loonadministratie kunnen leiden tot ontevredenheid en uiteindelijk tot het vertrek van waardevolle medewerkers. Het kost veel tijd en geld om nieuwe medewerkers te werven en in te werken. De oplossing: een Workforce Management systeem De hierboven genoemde verborgen kosten kunnen een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie en winstgevendheid van je bedrijf. Gelukkig is er een oplossing die deze problemen kan aanpakken: een geïntegreerd Workforce Management systeem (WFM-systeem). Een WFM-systeem automatiseert en stroomlijnt personeelsbeheer, waardoor je niet alleen tijd en geld bespaart, maar ook de nauwkeurigheid en tevredenheid verhoogt. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen van een WFM-systeem op een rij: Het automatiseert processen rondom planningen en roosters, waardoor tijd wordt bespaard en medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Dankzij datagedreven planningen sluiten roosters beter aan op bijvoorbeeld verwachte drukte of het weer. Een WFM-systeem maakt inroosteren op basis van kwalificaties mogelijk. Denk aan het altijd inplannen van medewerkers met een BHV-status. Het biedt nauwkeurige en realtime gegevens, waardoor fouten worden geminimaliseerd en de loonadministratie altijd klopt. Het helpt bij het optimaliseren van personeelsbezetting door inzicht te geven in de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van medewerkers. Een WFM-systeem zorgt automatisch ervoor dat alle gegevens up-to-date en conform de wet zijn. Dat vermindert compliancerisico’s. Met een WFM-systeem kunnen medewerkers eenvoudig via mobiele app overal en altijd hun roosters en vakantieplanning inzien en hun beschikbaarheid doorgeven. Door betere personeelsplanning zorgt een WFM-systeem ervoor dat er altijd voldoende personeel aanwezig is om een hoge servicekwaliteit te garanderen. Het helpt bij het ruim van tevoren plannen van personeel, waardoor de noodzaak voor dure tijdelijke krachten vermindert. Het verhoogt de medewerkerstevredenheid door een duidelijke en eerlijke planning en salarisadministratie. Conclusie Het handmatig beheren van personeelsplanning en gefragmenteerde HR-software brengt veel verborgen kosten met zich mee die een significante impact kunnen hebben op je bedrijf. Door over te stappen op een geïntegreerd Workforce Management-systeem kun je tot wel 3 procent besparen op loonkosten en tegelijkertijd de efficiëntie, nauwkeurigheid en tevredenheid van zowel medewerkers als klanten verhogen. Een overzicht van dergelijke systemen, software-aanbieders en experts die je hierbij kunnen helpen, vind je in de HRtechArena. Geplaatst in Gebruiken, Implementeren | Tags Crowe, personeelsplanning, tijdsregistratie | Reacties uitgeschakeld voor Dit zijn de verborgen kosten van handmatige planning en gefragmenteerde HR-software
Workday opent Customer Innovation Lab in Amsterdam Geplaatst 11 oktober 2024 door Redactie In het nieuwe lab van Workday kunnen klanten en prospects op maat gemaakte scenario’s ervaren. De focus ligt op hoe Workday’s AI-gedreven technologieën, zoals machine learning en generatieve AI, kunnen bijdragen aan wendbaarheid in zowel HR als finance. De interactieve omgeving geeft bezoekers directe inzichten in de impact van verschillende beslissingen op hun organisatie. Het Customer Innovation Lab biedt organisaties de mogelijkheid om in realtime te zien hoe deze technologieën hen kunnen helpen om betere en toekomstgerichte beslissingen te nemen. Dit sluit aan bij de toenemende behoefte van bedrijven om flexibel te reageren op veranderingen en strategisch te anticiperen op toekomstige uitdagingen. Carla Generaal, business lead, Picnic Technologies maakte al gebruik van de mogelijkheden: “Wendbaarheid en flexibiliteit zijn cruciaal in de huidige, snel veranderende markt. Als innovatief bedrijf begrijpen we hoe belangrijk het is om verschillende scenario’s te kunnen simuleren, zodat we beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Deze proactieve benadering die wordt gefaciliteerd door het Customer Innovation Lab stelt ons niet alleen in staat om snel te reageren op veranderingen, maar ook om strategisch te anticiperen op toekomstige uitdagingen en kansen.” Volgens Angelique de Vries – Schipperijn, president EMEA bij Workday, is de keuze voor Amsterdam als locatie een bewijs van het belang van de Nederlandse markt voor Workday. Geplaatst in Markt | Tags Workday | Reacties uitgeschakeld voor Workday opent Customer Innovation Lab in Amsterdam
Bijna helft IT-professionals noemt veiligheid doorslaggevende factor bij aanschaf HR-software Geplaatst 10 oktober 2024 door Redactie Wanneer IT-professionals HR-software aanschaffen, kijken ze voornamelijk naar de prijs. Maar liefst 45 procent noemt dat een doorslaggevende factor. Dit blijkt uit onderzoek van HR-dienstverlener Visma | Raet, uitgevoerd onder ruim 500 IT-professionals die betrokken zijn bij de aanschaf van HR-software. De kosten wegen zwaarder dan de functionaliteit (43%), het gebruiksgemak (38%) en de kwaliteit (32%) van de software. Toch is de prijs niet de belangrijkste factor: 47 procent stelt dat de veiligheid van de HR-software doorslaggevend is in hun keuze. Connectiviteit van software is essentieel Daarnaast noemde ruim een kwart van de IT-professionals (28%) de mogelijkheid om HR-software te kunnen koppelen met andere software-oplossingen, zoals bijvoorbeeld payroll- of onboarding software. Maar liefst 49 procent wil dat de leverancier de mogelijkheid biedt om te koppelen met andere software-oplossingen. Alle software hoeft overigens niet van slechts één leverancier te komen, zoals bij ERP-systemen gebruikelijk is. Slechts 14 procent van de IT-professionals geeft voorkeur aan zo’n constructie. Ondersteuning en betrouwbaarheid IT-leverancier Verder inzoomend op de selectie van de leverancier, blijkt de zwaarstwegende factor of de leverancier wel of geen ondersteuning en support biedt na de aanschaf (63%). Op de tweede plek komt met 54 procent het nakomen van afspraken. Minder essentieel is het hebben van marktkennis: 38 procent zegt het belangrijk te vinden dat hun leverancier ervaring heeft met de branche van de organisatie. Stefan op de Woerd, Managing Director bij Visma | Raet zegt hierover: “Ieder bedrijf heeft specifieke wensen als het aankomt op de aanschaf van HR-software. Het doel is uiteraard om efficiënt te werken, zodat medewerkers tijd over hebben voor dat wat echt belangrijk is in hun rol. Hierbij spelen veiligheid, kosten en gebruiksgemak tevens een grote rol. Maar ook het belang van connectiviteit neemt steeds meer toe.” Lees het onderzoek van Visma | Raet hier Geplaatst in Gebruiken, Implementeren | Tags Visma | Raet | Reacties uitgeschakeld voor Bijna helft IT-professionals noemt veiligheid doorslaggevende factor bij aanschaf HR-software
Drie stappen om AI te implementeren Geplaatst 8 oktober 2024 door Redactie Dat AI een belangrijk thema is voor HR, dat is inmiddels wel duidelijk. Het werk dat we doen gaan we door de introductie van AI anders vormgeven. En dat is ook de reden dat HR het voortouw moet nemen in het acceptatieproces van AI en niet bijvoorbeeld de afdeling IT. “IT is doorgaans niet voorbereid — of zelfs niet geschikt — om werknemers te helpen hun bedrijfsprocessen en hun werkrollen opnieuw in te richten. Dat terwijl dit twee van de grootste potentiële voordelen van GenAI-software zijn”, stelt Gary A. Bolles, auteur van The Next Rules of Work en voorzitter van de Future of Work aan de Singularity University in Amerika. Op de website van Unleash vertelt hij welke drie belangrijke stappen HR-leiders moeten nemen. Gebruik dit moment als katalysator voor bedrijfsbrede AI-strategie Het risico is dat men bij de implementatie van AI alleen focust op bepaalde use cases, waardoor het gebruik van AI beperkt wordt tot bepaalde afdelingen. Dit moment zou juist gebruikt moeten worden als katalysator voor de ontwikkeling van een bedrijfsbrede strategie voor het gebruik van AI. Deze strategie moet bedacht worden samen met belanghebbenden in de hele organisaties. “Zonder deze vorm van co-creatie zullen veel organisaties alleen naar GenAI-tools kijken om een reeks taken te automatiseren. De vele manieren waarop werknemers in de hele onderneming hun werk kunnen versnellen, veel effectiever kunnen maken en samenwerken, zien ze daarbij volledig over het hoofd.” Ook Wendy Mayer, VP Candidate Experience bij Pfizer, stelde eerder dat organisaties verder moeten kijken dan use cases. “Mensen zijn misschien niet betrokken bij die use cases. Toch zal AI hun leven op andere manieren beïnvloeden. Dit betekent dat iedereen zich op zijn gemak moet voelen en moet begrijpen hoe AI moet worden gebruikt, moet uitzoeken wat goed en accuraat is, en moet beoordelen wanneer je het kunt gebruiken.” Als HR helpt ervoor te zorgen dat deze processen mensgericht blijven, legt het de basis voor continue transformatie die kan optimaliseren voor alle daaropvolgende vernieuwende technologieën. Lever als HR een playbook Het ideale resultaat van zo’n strategieontwikkelingsproces is een portfolio van activiteiten om GenAI te benutten. Zie dit als een playbook, met ‘spelplannen’ die kunnen worden gebruikt om een reeks verschillende problemen op te lossen. Bijvoorbeeld, het simpelweg automatiseren van taken met de bedoeling om werknemers te ontslaan, kan op korte termijn wat kostenbesparingen opleveren. Maar dan mis je de kans om werknemers te helpen GenAI te benutten om nieuwe vaardigheden te leren en nieuwe problemen op te lossen. Daarom moet HR de bedrijfsbrede mede-bedenker zijn van deze instructies en aanbevelingen, zodat werknemers en teams de begeleiding krijgen die ze nodig hebben om het maximale uit GenAI-tools te halen en ervoor te zorgen dat geen mens achterblijft. Gebruik van AI begint bij jezelf Hoe cruciaal het ook is om de strategische planning te versnellen en werknemers en teams op weg te helpen, HR kan alleen de weg wijzen als ze als eerste is deze technologieën adopteert. Als HR op een geloofwaardige manier de adoptie van GenAI voor geschikte use cases wil aanmoedigen, moet HR bij zichzelf beginnen. Als HR bijvoorbeeld werknemers wil stimuleren om hun effectiviteit te vergroten en bedrijfsprocessen te stroomlijnen, moet HR aantonen dat het in staat is om hetzelfde te doen. Of als HR suggereert dat GenAI mensen kan helpen hun eigen vaardigheden beter te begrijpen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, moet dat proces beginnen bij HR. Door het GenAI-handboek voor zijn eigen werk te ontwikkelen en zijn eigen werknemers en teams te ondersteunen, kan HR niet alleen anderen aanmoedigen om innovatief te zijn. Het heeft de potentie om een stralend voorbeeld van innovatie te worden voor de rest van de organisatie. Geplaatst in Gebruiken, Implementeren | Tags AI, implementeren, innovatie, Unleash | Reacties uitgeschakeld voor Drie stappen om AI te implementeren
Wat voor gevolgen heeft de AI-act voor het toepassen van HRtech? Geplaatst 7 oktober 2024 door Tom van der Valk AI (kunstmatige intelligentie) is een technologie die computersystemen in staat stelt menselijke intelligentie na te bootsen. AI-systemen analyseren informatie en nemen zelfstandig beslissingen om zo gebruikers werk uit handen te nemen. Deze systemen worden steeds “slimmer” doordat ze voortdurend worden getraind op grote hoeveelheden data. Wat is de Artificial Intelligence Act? De AI-act reguleert de ontwikkeling, het op de markt brengen en het gebruik van AI-systemen in de Europese Unie. De wet stelt grenzen en voorwaarden aan het toepassen van AI. Dit zorgt ervoor dat AI betrouwbaar ingezet kan worden en dat de grondrechten van alle betrokkenen gewaarborgd blijven. Risiconiveaus De nieuwe wetgeving hanteert verschillende risiconiveaus voor AI-systemen: Onacceptabel risico: AI-systemen die een duidelijk gevaar vormen voor de veiligheid en rechten van mensen worden verboden. Een voorbeeld is emotieherkenning op het werk. Deze systemen moeten binnen zes maanden worden afgeschaft. Hoog risico: AI-systemen die significante risico’s vormen voor de veiligheid of grondrechten van mensen moeten voldoen aan strikte verplichtingen. Nieuwe systemen mogen niet op de markt komen tenzij ze aan de AI-act voldoen. Bestaande systemen moeten binnen twee jaar compliant zijn. Laag risico: AI-systemen zoals chatbots krijgen transparantieverplichtingen opgelegd. Gebruikers moeten weten dat ze met een AI-systeem communiceren. Dit moet ook binnen twee jaar gebeuren. Handhaving Vanaf december 2024 is de inzet van AI-systemen met een onaanvaardbaar risico verboden. Voor systemen met een hoog risico geldt een overgangsperiode van twee jaar, waardoor ze in juni 2026 moeten voldoen aan de AI-act. Nadien kunnen de boetes hoog oplopen. De boete voor de inzet van verboden AI-toepassingen kan oplopen tot € 35 miljoen of 7% van de wereldwijde omzet of € 15 miljoen of 3% van de wereldwijde omzet bij andere overtredingen. AI binnen het HR-vakgebied is hoog risico De Europese Commissie heeft het gebruik van AI binnen het HR-vakgebied als “hoog risico” aangeduid. Emotieherkenning op het werk (met uitzondering van veiligheidsdoeleinden) is zelfs geclassificeerd als AI met een onacceptabel risico. Dit komt doordat onbedoelde uitsluiting, discriminatie en andere misstanden op de loer liggen als AI-systemen ongecontroleerd hun gang gaan. Onterechte besluiten kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor de carrièrekansen en het levensonderhoud van mensen. “Hoog risico” betekent niet dat het verboden is, maar wel dat je moet voldoen aan de wetgeving. Je kunt AI blijven gebruiken voor algemene taken waarbij dit soort risico’s niet optreden. Als HR-professional kun je overigens AI blijven gebruiken voor algemene taken waarbij dit soort risico’s niet kunnen optreden. Eisen voor hoog-risico AI-systemen binnen HR Voor de inzet van hoog-risico AI-systemen geldt specifieke regelgeving: Fundamental Rights Impact Assessment (FRIA) soms verplicht Het uitvoeren van een FRIA zorgt ervoor dat AI-systemen op een ethische en verantwoordelijke manier worden ingezet. Een FRIA is verplicht voor bepaalde doelgroepen zoals overheidsinstanties, kredietverstrekkers en -informatiebureaus, verzekeraars, hulpdiensten e.d. Technische documentatie De werking van het systeem moet door de leverancier gedetailleerd worden beschreven. Dit helpt gebruikers het systeem op de juiste wijze te gebruiken en maakt de beperkingen en risico’s inzichtelijk. Datavereisten Hoog-risico AI-systemen moeten getraind zijn op datasets met juiste statistische eigenschappen. De informatie moet relevant, representatief, foutvrij en volledig zijn. Risicomanagement Leveranciers moeten een gedegen risicomanagementproces hanteren gedurende de hele levenscyclus van het AI-systeem. De risico’s bij regulier en redelijkerwijs voorzienbaar misbruik moeten continu worden geanalyseerd en voorzien van risicobeperkende maatregelen. Transparantie Betrokkenen moeten geïnformeerd worden dat ze interacteren met een AI-systeem. Leveranciers moeten ervoor zorgen dat de werking voldoende transparant is zodat gebruikers begrijpen hoe de resultaten tot stand zijn gekomen. Het systeem moet logbestanden bijhouden om beslissingen te kunnen verantwoorden. Menselijk toezicht De autonomie van het AI-systeem moet door menselijk toezicht worden ingeperkt. Toezichthouders moeten de juiste training hebben om het systeem te begrijpen en de output te kunnen aanpassen of terugdraaien. Conformiteitsverklaring Hoog-risico AI-systemen moeten een conformiteitsbeoordelingsprocedure doorlopen waarbij de leverancier aantoont dat het systeem voldoet aan de AI-act. Aansprakelijkheid Leveranciers zijn primair verantwoordelijk voor het waarborgen dat hun hoog-risico AI-systemen voldoen aan de vereisten van de AI-act. Als HR-professional maak je echter ook je eigen organisatie aansprakelijk als je niet voldoet aan de regelgeving. Voorbeelden van strafbaar gebruik: zonder geldige conformiteitsverklaring niet in overeenstemming met de gebruiksaanwijzing van het systeem zonder de vereisten voor menselijk toezicht na te leven Daarnaast is het niet uitgesloten dat een gedupeerde je aansprakelijk stelt voor geleden schade. Dit kun je niet op voorhand al uitsluiten door hen een akkoordverklaring voor het gebruik van AI te laten tekenen. Je kiest als organisatie zelf voor de inzet van AI en je moet er in dat geval voor zorgen dat het correct en conform de act werkt. Tips voor het verantwoord inzetten van AI voor HR Als HR-professional heb je een sleutelrol in het waarborgen van een ethische en duurzame inzet van AI binnen jouw vakgebied. Als afsluiting een paar tips: Inventariseer je AI-systemen Controleer of je momenteel AI-systemen gebruikt. Vergeet daarbij niet de systemen en tools die medewerkers op eigen initiatief al in gebruik hebben genomen: volgens Microsoft neemt 78% van de AI-gebruikers hun eigen tools mee naar het werk. Bepaal welke AI-systemen je overweegt in te zetten. Verdiep je in de systemen Zoek uit in hoeverre de AI-systemen voldoen aan de AI-act regelgeving en of de leverancier over een conformiteitsverklaring beschikt. Zorg er voor dat je begrijpt hoe de systemen werken en hoe je daar op de juiste manier gebruik van maakt. Bepaal je eigen verantwoordelijkheden Je blijft verantwoordelijk voor de resultaten die uit het AI-systeem voortkomen. De toepasselijke regelgeving vanuit de AI-act en de AVG moet je naleven om rechtvaardigheid en privacy te waarborgen. Neem actief deel Menselijk toezicht is voor hoog-risico AI-toepassingen verplicht. Zorg er voor dat besluiten niet zonder menselijke goedkeuring tot stand kunnen komen. Beperkt de toepassing van AI telkens tot een klein gedeelte van het werkproces zodat je de tussenresultaten controleert en meteen ingrijpt als dat nodig is. Blijf scherp op privacy Deel niet zonder meer persoonlijke gegevens met AI-applicaties. Sommige applicaties gebruiken de aangeboden informatie om het model te trainen waardoor de informatie in toekomstige antwoorden opgenomen kan worden. Als het hoog-risico AI-systeem goed beveiligd is en aan de AVG en AI-act voldoen, verstrek persoonlijke gegevens alleen als dat absoluut noodzakelijk is. Wees transparant over het gebruik van AI Informeer alle betrokkenen duidelijk dat ze met een AI-systeem te maken hebben. Geef een duidelijke uitleg van het doel waarvoor je het gebruikt. Geplaatst in Branche, Markt | Tags AI, ijk, technologie | Reacties uitgeschakeld voor Wat voor gevolgen heeft de AI-act voor het toepassen van HRtech?
