HR-technologie en AI maken onboarding effectiever, leuker en persoonlijker

Onboarding is ‘hot’. In het verlengde van de snel toegenomen aandacht voor employer branding, wordt ook het belang van een optimale ervaring voor nieuwe werknemers die in dienst treden steeds meer erkend.

De waarde van dit traject blijkt onder meer uit een onderzoek van de Aberdeen Group over het onboarding proces bij honderden bedrijven. Het onderzoek toonde aan dat 91 procent van de werknemers bij een bedrijf met een actief onboarding programma in dienst bleef bij de organisatie, terwijl organisaties die geen onboarding programma hadden maar 30 procent wisten te behouden. Ook toonde het onderzoek aan dat 62 procent van de werknemers bij actieve onboarding hun prestatiedoelen haalden, tegenover 17 procent bij organisaties zonder onboarding programma.

Voor het ondersteunen van een goed onboarding traject worden steeds vaker online tools ingezet. Een van de grote voordelen van deze apps is de productiviteit. In plaats van dikke stapels papier die doorgeakkerd moeten worden, kunnen mensen op basis van bijvoorbeeld online vragenlijsten die via de app worden aangeboden snel operationeel zijn.

Goede onboardingstech is de grootste behoefte onder HR Professionals

Stijn de Groef, destijds CEO van de onboarding app Talmundo, zei in een interview over de toegevoegde waarde van die toepassingen: “Vooral bedrijven in de consultancy willen dat hun nieuwe consultants zo snel mogelijk up and running zijn. Dat kun je makkelijk in geld uitdrukken bij professionals die werken op basis van declarabele uren. Daarom willen ze dat al het papierwerk op voorhand geregeld is en dat de values en de manier van werken al vanaf het begin bij de nieuwe werknemers bekend zijn.”

Dat de boel flink in beweging is blijkt onder meer uit onderzoek van Talmundo. Op de de vraag welke elementen HR-professionals momenteel het meest in hun onboarding missen, staat HR-technologie op de eerste plaats. 68 procent van de ondervraagden geeft aan dat ze technologie (meer) willen gaan gebruiken.

In de branche voor onboarding software zijn veel ontwikkelingen gaande. Hieronder de meest recente ontwikkelingen:

1. Gepersonaliseerde onboarding door AI

De toegevoegde waarde van AI wordt ook in toepassingen bij onboarding ingezien. AI gaat onboarding vooral veel ‘persoonlijker’ maken. Door AI-technologie te integreren in onboarding programma’s kan het traject veel gerichter worden afgestemd op de specifieke skills, leertempo, ervaringen en behoeften van de individuele werknemer. Op basis van data analytics kan de organisatie bovendien inzicht krijgen in de prestaties van de werknemer tijdens de onboarding-fase. Hierdoor zal de integratie van de werknemer in de organisatie niet alleen sneller en beter plaatsvinden, het zal de verbinding tussen werkgever en werknemer ook ten goede komen.

Door AI-technologie kan het onboardingstraject veel gerichter worden afgestemd op de behoeften van de individuele werknemer

2. Gamification en nieuwe leermethoden

Deskundigen verwachten dat gamification een steeds grotere rol gaat spelen in het onboardingproces. Gamification introduceert spelelementen zoals quizzen en beloningssystemen, waardoor het leerproces leuker en effectiever wordt. Ongeveer 45 procent van de bedrijven maakt nu gebruik van gamificationtechnieken tijdens onboarding.

• Lees ook: Gepersonaliseerd aanbod staat steeds meer centraal in de lerende organisatie

Vijf voordelen van gamification bij onboarding

1.Hogere mate van betrokkenheid bij medewerkers
Traditionele onboarding kan nogal saai zijn, onboarding-gamificatie maakt leren juist leuk.
2. Lager personeelsverloop
Nieuwe medewerkers die zich vanaf het begin verbonden en betrokken voelen, zullen eerder bij het bedrijf blijven. Gamified onboarding geeft medewerkers het gevoel dat ze deel uitmaken van iets groters, wat de loyaliteit vergroot en het personeelsverloop vermindert.
3. Kortere tijd tot volledige productiviteit
Gamified onboarding met AI kan het leerproces versnellen door inhoud op te splitsen in ‘hapklare brokken’. Wanneer werknemers leren door middel van die hapklare uitdagingen, worden ze sneller productief.
4. Beter imago voor de organisatie
Een leuke, technologiegedreven onboarding-gamificatie-ervaring spreekt boekdelen over een bedrijfscultuur. De nieuwe collega zal sneller het gevoel hebben in een mooi, innovatief bedrijf te werken.
5. Continue feedback
AI kan de voortgang van medewerkers in de eerste periode continu volgen en  realtime feedback geven. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers hun vaardigheden en kennis gedurende het hele proces verbeteren, zodat ze elke stap begrijpen voordat ze verder gaan.

Naast gamification zullen ook andere nieuwe vormen van leren steeds vaker worden gebruikt. In plaats van het traditionele eenrichtingsverkeer zal leren veel interactiever worden. Denk aan microlearning, toepassing van VR en ‘social learning platforms’. Deze benadering is niet alleen effectiever, ze past ook veel beter bij de verwachtingen van een ‘tech-savvy’ workforce.

3. Betere processen

Onboarding wordt dankzij HR-technologie veel efficiënter. Slimme apps stroomlijnen het proces. Taken zoals het verzamelen van gegevens, mailcorrespondentie en het toewijzen van trainingsmodules kunnen nu worden geautomatiseerd, en dat bespaart tijd voor HR-professionals. Bovendien wordt de foutmarge tijdens het handmatig invoeren van data verminderd. AI-gedreven automatisering stroomlijnt repetitieve taken, waardoor HR zich meer kan focussen op de kwaliteit van de onboarding.

Ook draagt het gebruik van mooie onboarding portals bij aan die efficiencyslag. Deze platforms bieden nieuwe medewerkers alle middelen en informatie die ze nodig hebben voor een soepele overgang naar hun functie. Werknemers hebben op één plek toegang tot alles, van bedrijfsbeleid tot inschrijfformulieren voor vergoedingen. Het helpt HR-teams en nieuwe medewerkers tijd te besparen en zorgt tegelijkertijd voor consistentie tussen locaties en afdelingen.

4. Onboarding analytics

Onboarding analytics biedt inzicht in de effectiviteit van het onboarding proces. Voorspellende analyses kunnen potentiële uitdagingen of hiaten voorspellen. Daardoor kunnen proactief aanpassingen worden gedaan om toekomstige ervaringen te verbeteren. En door realtime monitoring kunnen de nieuwe medewerker directe feedback krijgen en kunnen snelle aanpassingen worden gedaan.

Door realtime monitoring kan de nieuwe medewerker directe feedback krijgen en kunnen snelle aanpassingen worden gedaan

Tot slot: twee aandachtspunten

Te midden van alle mooie kansen en mogelijkheden blijven een aantal zaken belangrijk. 

Ten eerste: pas op voor informatie-overkill. Uit onderzoek van Glean blijkt dat 81 procent van de nieuwe medewerker zich overweldigd voelt door de enorme hoeveelheid informatie die ze moeten verwerken. Eenzelfde percentage – 81 procent – geeft aan dat ze in de onboarding periode met 6 of meer platformen of apps te moeten werken en 33 procent krijgt zelfs met 11 of meer apps te maken. 

Ten tweede: bewaak de menselijke maat, een universeel aandachtspunt eigenlijk voor alles wat met tech te maken heeft. Juist in de onboardingfase is persoonlijk contact met nieuwe collega’s van enorm belang. Het gaat tenslotte om de juiste mix van optimaal benutten van de mogelijkheden van tech en goede persoonlijke begeleiding. Want de waarde van een fijne collega als buddy in de eerste periode is uiteindelijk door tech moeilijk te evenaren.