Zo ziet personeelsplanning in 2035 eruit: 5 grote verschuivingen

De manier waarop organisaties hun mensen inzetten verandert fundamenteel. Klassieke planningssystemen voldoen niet meer nu AI, stressdata, duurzaamheid en hyperpersonalisatie het nieuwe normaal zijn. Volgens Dyflexis, leverancier van workforce management-oplossingen, is het tijd voor een radicale herziening van personeelsplanning. “Wie vasthoudt aan Excel of ouderwetse tools, loopt onherroepelijk achterstand op”, waarschuwt CEO Matthijs van den Ende. 

Van schaarste naar strategische planning

De noodzaak voor verandering komt niet uit de lucht vallen. De razendsnelle opkomst van AI maakt het mogelijk data slimmer te benutten. Tegelijkertijd worstelen organisaties met een structureel krappe arbeidsmarkt, vergrijzing en hogere verwachtingen van werknemers rond flexibiliteit en welzijn. Daarbovenop neemt de maatschappelijke druk toe om duurzamer te opereren.

Al deze factoren beïnvloeden de manier waarop organisaties de komende tien jaar hun personeelsplanning vormgeven. “We gaan van beschikbaarheid naar belastbaarheid, van kosten naar impact en van mens-volgt-rooster naar rooster-volgt-mens”, zegt Van den Ende. Dyflexis onderscheidt vijf fundamentele verschuivingen:

1 – Van standaardrooster naar hyperpersonalisatie

Het klassieke model van uniforme diensten maakt plaats voor een op maat gesneden aanpak. AI-modellen analyseren werkpatronen, biologische ritmes, takenvoorkeuren en zelfs verkeersdata om tot optimale roosters te komen.

Een medewerker die in de middag piekt en drie dagen per week mantelzorger is, krijgt zo een ander rooster dan een collega die ‘s ochtends het meest productief is en ver moet reizen. Mobiliteitsdata spelen hierbij een rol: van laadinfrastructuur voor elektrische auto’s tot realtime OV-informatie.

Gepersonaliseerde werkroosters verhogen de tevredenheid en productiviteit, en helpen verzuim en zelfs burn-outs voorkomen. Van den Ende: “Wie nog één patroon voor iedereen hanteert, werkt straks tegen zichzelf.”

2 – Van beschikbaarheid naar belastbaarheid

Plannen op basis van beschikbaarheid zegt niets over de fysieke of mentale gesteldheid van medewerkers. In 2035 draait het om belastbaarheid. Wearables en sensoren meten stress, hersteltijd, werkdruk en vermoeidheid en koppelen deze data realtime aan het planningssysteem.

Bij tekenen van overbelasting stelt het systeem automatisch een alternatief rooster voor, inclusief rustmomenten of lichtere diensten. Preventieve aanpassing van roosters op basis van welzijnsdata kan verzuim en verloop drastisch verlagen. Bovendien ontstaat een cultuur waarin welzijn niet wordt gemeten aan ziekmeldingen achteraf, maar aan data vooraf.

3 – Van kostengedreven naar klimaatbewuste planning

Kosten en capaciteit blijven belangrijk, maar duurzaamheid wordt de derde pijler. Elke dienst krijgt een CO₂-score, gebaseerd op factoren als vervoersmiddelen, energieverbruik en logistieke bewegingen.

Planningssoftware toont straks de ecologische impact per dienst, zodat organisaties actief kunnen sturen op klimaatdoelstellingen. Denk aan het plannen van thuiswerkdagen op momenten van piekbelasting van het stroomnet of het stimuleren van deelmobiliteit. Klimaatbewuste planning is daarmee niet alleen goed voor reputatie en rapportages, maar levert ook tastbare kostenbesparingen op.

4 – Van ad hoc naar datagedreven simulatie

Roosters worden in de toekomst vooraf getest in een virtuele omgeving. Met digitale ‘workforce twins’ simuleren planners de impact van keuzes op stressverdeling, verlooprisico’s, duurzaamheid en teamcohesie.

Scenario’s vergelijken wordt zo eenvoudig en risicoloos. Wat gebeurt er als je diensten een uur eerder start? Of drie extra parttimers toevoegt? Het systeem rekent het direct door op budget, CO₂ en medewerkerstevredenheid. Plannen wordt daarmee minder een kwestie van intuïtie en meer van inzicht, mét groter draagvlak voor verandering en minder kans op dure fouten.

5 – Van centrale aansturing naar decentrale intelligentie

De toekomst van planning is niet langer centraal gestuurd, maar gebaseerd op een netwerk van slimme lokale eenheden. Afdelingen en vestigingen beschikken over hun eigen AI-ondersteunde planningsintelligentie, gevoed door lokale omstandigheden zoals netcapaciteit, weersvoorspellingen of regionale OV-storingen.

Planners krijgen realtime aanbevelingen op basis van lokale data, zonder dat dit ten koste gaat van de strategische samenhang op organisatieniveau. Zo kunnen planners sneller inspelen op onverwachte situaties, terwijl betrokkenheid en eigenaarschap bij lokale teams toenemen.

Nieuwe rol voor de planner

In dit toekomstbeeld verdwijnen planners niet, integendeel. Hun rol wordt strategischer: van roostermaker naar regisseur van welzijn, duurzaamheid en organisatiedoelen. AI neemt de dagelijkse uitvoering over, terwijl de mens zich richt op de grotere lijnen.

Niet alles is toekomstmuziek. Veel technologie is er momenteel al. Wearables en AI-tools monitoren nu al stressniveaus en fysieke belasting. Dashboards combineren CO2-impact, mobiliteitsdata en welzijnsindicatoren in één overzicht. Wat organisaties nu vooral nodig hebben, is visie en lef. Van den Ende: “Bedrijven moeten nú beginnen met experimenteren. Planning wordt de komende jaren nog veel meer van strategische waarde. Laat het tegen die tijd geen blok aan je been zijn.”