Maandelijkse archieven: september 2026

Vraag een HR-team welke systemen het gebruikt en waarschijnlijk worden de bekende namen genoemd: een HRIS, salarissoftware, een applicant tracking system (ATS) en misschien een LMS. Maar dat is zelden het hele verhaal.

Kijk naar hoe het werk in de praktijk wordt gedaan en er verschijnt vaak een tweede technologielandschap. Een manager houdt de voortgang van onboarding bij in Excel. Trainingscertificaten staan in een gedeelde map. Medewerkers stellen HR-vragen via Teams. Iemand heeft een Microsoft Form gemaakt voor een interne toets. Een ander team gebruikt ChatGPT om vacatureteksten op te stellen of beleidsdocumenten samen te vatten.

Geen van deze tools staat misschien op de officiële HR-techkaart. Toch zijn ze onderdeel geworden van de manier waarop HR werkt.

Dat hoeft geen probleem te zijn. Sterker nog: juist deze onofficiële tools kunnen HR laten zien waar formele processen tekortschieten.

Waarom onofficiële HR-tools ontstaan

Mensen bedenken zelden workarounds omdat ze meer software willen gebruiken. Meestal doen ze dat omdat het bestaande proces te traag, te ingewikkeld of simpelweg niet geschikt is voor het probleem dat ze op dat moment moeten oplossen.

Stel dat een manager wil weten of 25 nieuwe medewerkers hun onboarding hebben afgerond. Als het officiële systeem daar geen eenvoudig antwoord op geeft, kan een spreadsheet de snelste oplossing zijn.

Of neem een trainingscoördinator die medewerkers moet herinneren aan een jaarlijkse certificering. Als dat proces niet eenvoudig te automatiseren is, werken een agendaherinnering en een Excel-bestand in eerste instantie misschien prima. De workaround lost dus een echt probleem op.

De moeilijkheden beginnen wanneer een tijdelijke oplossing ongemerkt verandert in een vast onderdeel van het bedrijfsproces.

Een workaround werkt prima, totdat het proces groeit

Er is niets mis met het gebruik van een spreadsheet. Voor een klein team kan dat eenvoudiger en goedkoper zijn dan opnieuw een platform invoeren. Hetzelfde geldt voor gedeelde mappen, formulieren, chattools en andere bekende toepassingen.

De vraag is daarom niet of HR elke workaround moet uitbannen. Een betere vraag is: wat gebeurt er als dit proces groeit?

Een spreadsheet voor 20 medewerkers kan prima beheersbaar zijn. Een spreadsheet voor honderden medewerkers, verdeeld over verschillende afdelingen, deadlines, certificeringen en trainingsverplichtingen, is iets anders.

• Lees ook: Van HR-chaos naar slimme HR-processen: meer ruimte voor échte toegevoegde waarde – HRMorgen.nl

Ook de risico’s veranderen. Wie is eigenaar van het bestand? Wie houdt het actueel? Kunnen er meerdere versies tegelijk in omloop zijn? Wat gebeurt er als de medewerker die het bestand heeft gemaakt vertrekt? Kan HR over zes maanden nog betrouwbaar reconstrueren wat er precies is gebeurd?

Op dat moment is de tool zelf niet per se het probleem. Het proces is simpelweg belangrijker en complexer geworden dan waarvoor de tool oorspronkelijk bedoeld was.

ChatGPT voegt een nieuwe laag toe

Generatieve AI maakt onofficieel technologiegebruik nog moeilijker zichtbaar. Een medewerker heeft geen inkoopgoedkeuring nodig om een tekst in een AI-tool te plakken. Een manager kan AI gebruiken om interviewvragen voor te bereiden. Een HR-professional kan er een beleidsdocument mee herschrijven of feedback van medewerkers mee samenvatten.

Veel van deze toepassingen zijn praktisch en onschuldig. Sommige besparen aanzienlijk veel tijd. Maar ze maken het daadwerkelijke HR-technologielandschap ook minder zichtbaar.

Welke AI-tools gebruiken medewerkers? Welke informatie voeren ze daarin in? Welke output wordt gebruikt bij HR-processen of beslissingen? Controleert iemand of die informatie klopt? En houden medewerkers zich aan de interne afspraken over AI-gebruik?

Ook hier geldt hetzelfde principe als bij spreadsheets. De eerste reactie hoeft niet automatisch te zijn om de tool te verbieden of weer een nieuw systeem aan te schaffen. HR moet eerst begrijpen waarom mensen naar deze tool grijpen. Onofficiële tools leggen vaak frictie bloot voordat een formeel HR-techproject dat doet.

Training en onboarding raken snel versnipperd

Leerprocessen zijn daar een goed voorbeeld van.

Een organisatie kan onboardingpresentaties maken in PowerPoint, deze per e-mail versturen, beleid opslaan in SharePoint, een live sessie organiseren in Teams en de voortgang bijhouden in Excel. Elke afzonderlijke stap werkt. Het probleem ontstaat wanneer HR één simpele vraag wil beantwoorden: Heeft iedereen daadwerkelijk afgerond wat hij of zij moest afronden?

Hetzelfde speelt bij verplichte trainingen. Informatie delen is relatief eenvoudig. Bijhouden wie een training heeft ontvangen, wie deze heeft afgerond, wie voor een toets is geslaagd, wiens certificering binnenkort verloopt en wie nog een herinnering nodig heeft, is veel lastiger.

Naarmate het aantal medewerkers groeit, neemt ook de administratieve last toe. Dat is vaak een signaal dat HR niet alleen naar de inhoud van de training moet kijken, maar ook naar het proces eromheen.

Drie vragen voordat je weer een nieuwe HR-tool toevoegt

Het ontdekken van onofficiële tools betekent niet dat HR ze direct moet vervangen. Software toevoegen alleen omdat er ergens een spreadsheet bestaat, kan de HR-techstack juist nog ingewikkelder maken.

Drie vragen helpen om te bepalen of een workaround inmiddels meer is geworden dan een tijdelijke oplossing.

1. Is dit een eenmalige taak of een terugkerend proces?

Een tijdelijke spreadsheet voor een kort project kan prima werken. Een spreadsheet die HR jarenlang iedere week moet bijwerken, verdient meer aandacht. 

Juist bij terugkerende processen stapelen handmatig werk, inconsistenties en afhankelijkheden zich vaak op.

2. Moet HR kunnen aantonen wat er is gebeurd?

Sommige processen hoeven alleen maar uitgevoerd te worden. Bij andere processen is een betrouwbare registratie noodzakelijk. Denk aan trainingsdeelname, certificeringen, bevestiging van beleid, prestatie- en beoordelingsprocessen en medewerkersgegevens. 

Als HR moet kunnen aantonen wie wat wanneer heeft gedaan, worden losse bestanden en berichten steeds kwetsbaarder.

3. Is het proces afhankelijk van medewerkersgegevens uit andere systemen?

Een workaround wordt lastiger te beheren zodra dezelfde informatie tussen meerdere systemen moet worden gekopieerd. Een nieuwe medewerker begint. Iemands manager verandert. Een medewerker verhuist naar een andere afdeling. Iemand anders verlaat de organisatie.

Als meerdere onofficiële tools handmatig moeten worden aangepast telkens wanneer medewerkersgegevens veranderen, heeft HR niet langer te maken met een simpele workaround. In feite wordt er handmatig een klein informatiesysteem onderhouden.

Kijk naar de onofficiële HR-techstack vóór je het volgende platform koopt

De meeste organisaties weten precies welke HR-systemen ze officieel hebben aangeschaft. Veel minder organisaties weten welke tools medewerkers daar in de praktijk omheen hebben gebouwd.

Juist die onofficiële HR-techstack is het onderzoeken waard. Niet omdat elke spreadsheet moet verdwijnen of ieder proces gespecialiseerde software nodig heeft. Veel eenvoudige tools zijn juist waardevol omdat ze flexibel zijn.

• Lees ook: Waarom de meeste HR-tech-stacks nog niet klaar zijn voor AI

Maar workarounds kunnen laten zien waar medewerkers ontbrekende functionaliteit opvangen, waar processen onnodig ingewikkeld zijn geworden of waar bestaande systemen niet meer aansluiten op de manier waarop de organisatie werkt.

Voordat HR het volgende platform kiest, is het daarom misschien nuttiger om een andere vraag te stellen: Welke tools gebruiken mensen nu al omdat het officiële proces niet voldoende is?

Het antwoord op die vraag kan veel meer vertellen over wat HR werkelijk nodig heeft dan een lange lijst met softwarefuncties.

Voor een breder overzicht van de verschillende systemen voor HR-teams, waaronder software voor recruitment, personeelsbeheer, training en ontwikkeling, bekijk de iSpring-gids over HR-software in Nederland.